5 tips para organizar un congreso inteligente

Si intentamos proyectar cómo será la organización de eventos corporativos en un futuro no muy lejano, vamos a encontrarnos con que ningún congreso será exitoso si no lo volvemos inteligente. ¿Y qué significa esto? Que debemos salir de a poco del lugar de confort para lanzarnos en experiencias serias, innovadoras y que apunten a un fin último, que es la difusión.

Pero, ¿qué debe tener un smart-congress? Estos son sus pilares fundamentales:

1. Accesibilidad: todo el mundo -o, al menos, la totalidad de nuestro público target- tiene que poder participar del congreso si así lo desea. Para ello, las pautas van desde una organización pensada para diferentes capacidades -rampas, espacio para movilizarse en sillas de ruedas o muletas especiales, textos en braile y/o material auditivo y visual paralelo- hasta la implantación del streaming para que todos aquellos que no puedan acercarse puedan seguir las conferencias online y en tiempo real -puede agregarse un archivo en nuestra página con los videos de las disertaciones post evento-. También la disposición de vehículos para trasladar a los participantes al lugar del evento es muy importante.

2. Tecnología de punta en pos de la sostenibilidad: el cuidado del medio ambiente es uno de los aspectos más buscados hoy por los clientes que desean organizar un congreso.

3. Networking: un evento corporativo será exitoso si cuenta con espacio para que los asistentes compartan e intercambien ideas y experiencias y se interrelacionen.

Sheraton Pilar

 Sheraton Pilar Hotel & Convention Center

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¿Quiénes están en el podio del turismo de eventos?

Con miras al 2014, son varias las ciudades de todo el mundo que se posicionan como destinos ineludibles a la hora de pensar en la organización de un evento.

La agencia American Express realizó un informe al respecto, que dio como resultado que los puntos del globo más elegidos este año a la hora de ferias y congresos son Londres en primer lugar, seguido por París y Barcelona. En cuatro lugar quedó Ámsterdam, y Bruselas, en el quinto.

evento París

Si nos adentramos en los Estados Unidos, los primeros puestos los ocupan Orlando y Chicago; en el área de Asia-Pacífico, Shangai y Singapur; y en América Latina, Río de Janeiro en Brasil y la Riviera Maya en México.

Para Issa Jouaneh, vicepresidente de American Express Congresos y Eventos, “en 2014 las reuniones y eventos seguirán siendo fundamentales en las estrategias empresariales, pero éstas evolucionarán incorporando las soluciones digitales a los encuentros en una búsqueda de mayor eficiencia y control de costes”. 

Con respecto al número de eventos que tendrán lugar este año, la agencia indicó que Europa estima mantener las cifras de 2013, aunque ya prevé una caída de un 18% tanto en el gasto total que van a llevar adelante las empresas como en el número de asistentes por encuentro. La excepción a esta tendencia la marcarían países como Reino Unido y Alemania, en los que sus economías “relativamente fuertes” podrían incluso derivar en un aumento del dinero invertido en encuentros, sostuvieron los expertos de American Express.

Similar es la situación de la zona de Asia-Pacífico, donde se espera una disminución de un 1,2% en el número de eventos, otra de un 2,4% en la cantidad de asistentes, y una última de 3,6% en el gasto total de las compañías.

Distinto es el caso de los Estados Unidos, donde se prevé que el número de reuniones subirá un 1,5%, mientras que se registrará un 0,6% más de participantes. No obstante, el dinero invertido se mantendría en los mismos niveles que en 2013.

Asimismo, las previsiones para América Latina son auspiciosas, con un número de eventos similar al del año pasado y una cantidad de asistentes en ascenso, alcanzando una suba de un 0,6%. Sin embargo, se une a la tendencia de reducción de gastos, con un 1,4% menos que lo invertido en 2013.

Las ciudades del mundo se preparan para recibir eventos empresariales de toda índole, y los OPE estamos frente a una excelente oportunidad para incorporar novedades y adaptarlas al medio local.