¿Qué riesgos puede haber?

• Organizacionales, es decir que afecten a toda la empresa, como legales, problemas con los sistemas de información, seguridad.
• Estratégicos, debido a un planeamiento o toma de decisiones inadecuado
• Falta de cumplimiento, por no respetar ciertos requerimientos legales, ambientales o de calidad
• Operativos, que incluye diversas cuestiones: recursos humanos, errores en el call center, marketing, gestión, satisfacción del cliente, gestión de proveedores, pagos y cobranzas, inventario, seguridad informática, transporte o desastres naturales que puedan afectar la operación.

Dado que la preocupación por el riesgo es una tendencia global, buscar mitigarlo es cada vez más un requerimiento, no sólo un elemento de gestión deseable. Como mencioné en la nota sobre la ISO 9001-2015, esta nueva versión de la norma de gestión de calidad está enfocada a que las empresas consideren esta cuestión seriamente. En la sección 6 dice que la organización debe determinar los riesgos y oportunidades a tener en cuenta durante la gestión para lograr la rentabilidad y los objetivos de la organización, y debe implementar los cambios que sean necesarios para mitigar esos riesgos y aprovechar las oportunidades. La mayoría de las empresas que ya están certificadas no cumplen este requisito, por lo cual es importante empezar a pensar en cómo cumplirlo a partir del año que viene.

Los riesgos pueden evitarse, eliminarse su fuente, compartirse o tomarse. Es decisión de los directivos que alternativa es la más conveniente. No tomar una decisión es, en definitiva, elegir tomar los riesgos.

La alternativa más recomendable es tomar el toro por las astas y buscar una forma conveniente y adecuada para la empresa de gestionar los riesgos. Para ello los pasos principales a seguir son:

• Entender el contexto interno y externo de la empresa
• Definir la posición de la empresa frente al riesgo considerando sus costos y beneficios
• Determinar los riesgos y oportunidades
• Tomar acciones para evitarlos, reducirlos o aprovecharlos

Existen diversas herramientas que permiten gestionar los riesgos de forma ordenada y sistemática. Algunas de ellas son: las auditorías periódicas, el AMFE o análisis de fallas y sus efectos (utilizado para prevenir defectos en productos o servicios: implica identificar y priorizar las potenciales fallas y tomar acciones para reducirlas), la matriz de análisis de riesgo (incluye identificación de riesgos, su probabilidad de ocurrencia y las potenciales consecuencias) y el ORCA (definir objetivos, sus riesgos, determinar controles para evitarlos y alinearlo a toda la organización).

En las próximas notas ampliaré cómo funcionan estas herramientas. ¡Espero al menos hayas podido determinar tu nivel de tolerancia al riesgo! Si tenés alguna consulta podés contactarme o dejar un mensaje en el blog.

Luciana.paulise@bizorming.com.ar

Todas las organizaciones deben mejorar continuamente para sobrevivir en el mundo actual. Muchas organizaciones no llegan a su máximo potencial porque no tienen una metodología interna para fomentar la mejora continua. Al no tener una metodología se apagan incendios continuamente, atacando problemas superficiales en el corto plazo en lugar de resolver los problemas mirando al largo plazo. Con  un sistema de mejora continua se pueden determinar mejores prácticas, definir tareas y establecer objetivos de performance de cada actividad que se hace en la empresa, que permitan hacer un seguimiento mensual de los resultados y analizar los errores o desvíos lo antes posible. También se pueden establecer objetivos respecto a la satisfacción de los clientes, performance de los productos y servicios, performance de los proveedores etc. El objetivo siempre es analizar lo que ocurre en el día a día de la empresa y acercar los resultados cada vez más a los nuevos requerimientos de los clientes y las condiciones del ambiente, ofreciendo así la mejor calidad posible.

Hay distintas metodologías para implementar en una empresa un sistema de calidad y mejora continua. Las más comunes son  Six Sigma, Lean, la implementación de la norma ISO 9001, o la implementación de un modelo de excelencia como el del Premio Nacional a la Calidad. Pueden usarse todas juntas, algunas o sólo una, ya que no se contradicen, sino que se complementan. He aquí una breve reseña sobre cada una de ellas:

• Six sigma: es una metodología que busca disminuir la variación en un proceso y lograr que ese proceso cumpla con los requerimientos del cliente. En el caso de un hotel  por ejemplo,  con Six sigma  se podría buscar estabilizar los tiempos de atención de los clientes para que no sean atendidos con mucha demora en los momentos pico, y que no haya empleados aburridos en los momentos de baja concurrencia. Esta disminución de la variación  llevaría a una mayor satisfacción d los clientes y a un uso más eficiente de los empleados del hotel, logrando así aumentar ingresos y reducir costos.
• Lean: la palabra lean significa “sin desperdicios”, es decir que se busca reducir lo que no sirve y optimizar el valor o resultado de un proceso. Las herramientas de Lean se aplican para simplificar las actividades y mejorar los resultados de empresas de manufactura, en hospitales, educación, el gobierno y cualquier tipo de servicio.
• ISO 9001: Es una norma que permite certificar que una empresa o un proceso tiene un sistema que le asegura mantener siempre la calidad de sus productos y servicios. El certificar es como rendir un examen en el colegio, uno puede haber estudiado mucho pero sin un título esto no se demuestra. Certificar sería darle un título universitario a la empresa para que “currículum” sea más atractivo. (leé nota anterior)
• Premio Nacional a la Calidad: Las bases del premio brindan un modelo de gestión de excelencia, es decir, una guía para evaluar y mejorar la gestión de una organización. Las empresas que lo apliquen se pueden postular al concurso que se realiza anualmente en Argentina (en otros países como en Estados Unidos y Japón también), para que consultores especializados la evalúen y otorguen un puntaje, con un máximo de 1000 unidades para la empresa “ideal”. Los ganadores luego pueden exhibir su Premio como una señal de reconocimiento a nivel mundial, similar a una certificación.

Si estás interesado en conocer los ganadores del Premio Nacional a la Calidad del año 2012, los próximos 10 y 11 de septiembre se realiza el evento anual  “Cómo hacen los que ganan y Cómo ganan los que hacen”. En esas mismas jornadas 18 equipos de PYMES argentinas y filiales de multinacionales como Arcor, Zucamor, Telefónica y Volkswagen, presentarán sus proyectos de mejora para buscar ganar el trofeo Estrellas de la Excelencia. ¡Cualquier empresa se puede presentar si tiene un proyecto!

Espero este breve resumen sirva al menos para darte a conocer distintas formas de llegar al  mismo objetivo, la excelencia competitiva, para tener una empresa más rentable y duradera en el tiempo. ¿Cuándo le toca a tu empresa?

Para más información podés consultar en la web del organismo oficial http://www.fundece.org.ar/ , o dejar  tu mensaje debajo y contactarme a Luciana@biztorming.com.ar. ¡En la próxima nota más detalles de las Jornadas!

Actualmente la Sepyme (Secretería de la PYME y Desarrollo Regional – http://www.sepyme.gob.ar/) ofrece varias opciones para fomentar el crecimiento de las PYMES a través de aportes no reembolsables. Algunas de estas son:

• PACC Empresas: Es un programa que promueve la inversión de las pymes en asistencia técnica para lograr mejoras en la competitividad, innovación de productos y procesos, otorgando aportes no reembolsables (ANR). Este aporte incluye entre 50 % y 70 % (dependiendo de la calificación del proyecto) de los honorarios de los profesionales involucrados en el proyecto, hasta $130.000, y adquisiciones de equipos. Los proyectos más favorecidos son los relacionados con implementación de sistemas de calidad, certificación de normas ISO, mejora continua, y publicidad y promoción.
• Crédito Fiscal para pymes: permite a las empresas de todo el país obtener reintegros sobre la inversión que realicen en la capacitación de sus recursos humanos. Estos reintegros se materializan con la emisión de un bono de crédito fiscal a favor de la empresa que realice dicha inversión y presente su solicitud en el programa. Este instrumento puede utilizarse ya sea en actividades abiertas (dictadas en instituciones públicas o privadas) o cerradas (cursos a medida de la empresa). El reintegro puede ser desde el 60% y alcanzar el 100% del monto de las actividades de capacitación.

 En la ciudad de Buenos Aires hay también programas especiales para emprendedores, como por ejemplo Buenos Aires Emprende. http://www.buenosaires.gob.ar/areas/produccion/subs_produccion/emprende09/index.php

• Buenos Aires Emprende: es un programa que otorga asistencia técnica y financiera a emprendedores de la Ciudad, con el objetivo de impulsar, fortalecer y potenciar el proceso de creación y puesta en marcha de nuevos emprendimientos productivos, comerciales y/o de servicios, con características innovadoras. Ofrece tutorías y asistencia técnica a través de entidades patrocinantes, y Aportes No Reembolsables (ANR), destinados a financiar hasta el 40% de los proyectos y sus tutorías. El programa se divide en tres categorías: Idea proyecto (hasta 50 mil pesos); Proyecto en funcionamiento (hasta 90 mil pesos); y Proyecto en fase de aceleración (hasta 150 mil pesos). Está dirigido a emprendedores y/o empresas con menos de 24 meses de funcionamiento, que sean innovadoras y viables, que cuenten con potencial de crecimiento y generen empleo de calidad en la Ciudad, y puedan demostrar capacidad financiera.

Y la última opción que voy a presentar es bastante novedosa, se denomina “crowfunding”.

• El crowfunding se refiere a obtener financiación de diferentes fuentes, y está poniéndose de moda en todo el mundo. El objetivo es financiar emprendimientos con la ayuda de una plataforma online. En la Argentina existen diversas plataformas como www.idea.me y  www.noblezaobliga.com . Su lema es que “los sueños se hacen realidad gracias al financiamiento colectivo”. Los creadores se registran a la página, presentan ideas que necesitan financiamiento; los colaboradores ingresan, buscan ideas con las que se sientan identificados, colaboran y eligen una recompensa.

Existen muchas más fuentes de financiamientos en Argentina y el mundo, pero al menos espero este breve resumen te permita creer que tu sueño puede hacerse realidad. Si conocés la historia de Steve Jobs y Apple, vas a ver que todo empieza con un buen equipo de gente, algo de dinero prestado y mucha pasión.

Si tenés algún comentario o consulta podés dejarlo debajo o mandarme un mail personal a Luciana@biztorming.com.ar. ¡Éxitos con la idea!

El análisis muestra que la ISO 9001, es en general más beneficiosa para las organizaciones que implementan el sistema de gestión con el fin de lograr mejoras en la calidad a largo plazo. Mediante el uso de los principios básicos del estándar al tomar decisiones diarias, las empresas tienen éxito en la mejora de la calidad. ¿Y a qué me refiero con un estándar? Es un criterio mínimo, que se pide se documente, y sirve para educar a los empleados, simplificar procesos, conservar en el tiempo la forma de hacer las tareas y finalmente para establecer una base para la certificación.

Los principios básicos que mencionamos son:

• Enfoque basado en el cliente
• Liderazgo
• Participación del personal
• Enfoque basado en procesos
• Enfoque de sistemas para la gestión
• Mejora continua
• Enfoque basados en hechos para la toma de decisiones
• Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor

 La Norma ISO 9001 es una norma genérica, de aplicación a cualquier tipo de empresa, por lo cual también se tiene en cuenta que no todos sus requisitos serán necesariamente aplicables a todas las organizaciones.  Bajo ciertas circunstancias, una empresa puede justificar la exclusión de algún(os) de los requisitos.

Los elementos que la auditoria de certificación analiza principalmente son:

• Manual de calidad cumple con requisitos
• Si la empresa cumple con la documentación
• Si el sistema de calidad es efectivo
• La responsabilidad e involucramiento del equipo de gerenciamiento
• El desarrollo de productos
• La medición de los procesos y el análisis de potenciales mejoras

Quizás ya sabías todo esto, pero ¿te contaron que la aplicación de la norma no siempre funciona? Te cuento por qué puede fallar:

• Pobre involucramiento de la Gerencia

• Pensar que el fin es Certificar y no que es un medio para iniciar la mejora continua

• Resistencia al cambio cultural

• Pensar que esta normativa sólo es más burocracia

¿Algunas de estas enfermedades las tiene tu empresa? Pensalo… una norma bien aplicada puede favorecer a cualquier empresa.

Si tenés más dudas contáctame! Dejame un mensaje o mandame un mail: Luciana@biztorming.com.ar

ISO 9001 es la más conocida de las normas, pero es sólo parte de un portfolio de documentos. La ISO 9000 contiene los fundamentos y el vocabulario necesario para entender el texto de la ISO 9001; ISO 19011 es una guía sobre cómo hacer auditorías de los procesos;   ISO 10003 es una guía para mejorar la satisfacción al cliente. Hay en total 21 documentos en el portfolio de ISO 9000. También hay otras normas ISO, como las de sistemas de gestión de seguridad de la información, gestión de la energía, inocuidad de los alimentos y dispositivos médicos entre otras.

La ISO 9001 en particular define los requerimientos de tu sistema de calidad. Más de un millón de empresas están certificadas con ISO9001 en todo el mundo. Tanto las compañías grandes como las  PYMES, aún formadas por una sola persona pueden certificar,  y pueden ser de la industria manufacturera, servicios, salud etc. No se busca que el producto sea el mejor, sino que los productos iguales tengan características iguales.

¿Qué podés lograr?

• Mejorar la forma de hacer negocios
• Cumplir requerimientos de clientes que necesiten que estemos certificados
• Incrementar el market share. Al certificar hay más compañías que pueden ser tus clientes porque podés cumplir sus requerimientos
• Competir en un mercado global
• Reducir pérdidas, scrap y re-trabajos
• Incrementar la confianza del cliente y su satisfacción

¿Cómo puede hacer tu empresa para certificar? Una empresa tarda aproximadamente 15 meses en implementar la norma ISO 9001, con consultores internos o externos, y finalmente certificar.  Una entidad certificadora independiente (hay varias en Argentina) compara el sistema actual con el que pide la ISO. La certificación puede ser parcial (sólo de algunos procesos) o de toda la empresa.

¿Querés saber si mejora en rendimiento financiero de tu empresa? En la próxima nota te lo cuento.