Si lo estás, en el blog “14 principios para superar la crisis” podés leer los 7 primeros principios, y los otros 7 restantes aquí van:

8)      Desechar el miedo. Si tus empleados alguna vez te escondieron sus equivocaciones, habrás concluido que no fue más que por temor. Debemos generar la confianza de que hablar, preguntar, proponer, prevenir es mejor que esconder. Se pueden lograr mejoras en la calidad de los productos y servicios si se trabaja sin miedo de arriesgarse. Los empleados de línea son los que más saben de cómo mejorar la eficiencia de un proceso. Por ejemplo, uno de los perjuicios ocasionados por el miedo es que los empleados, obligados a cumplir reglas específicas a cualquier costo, pueden perder a un cliente diciéndole frases como “no puedo hacer nada para ayudarlo, el sistema no me permite…” o “lo siento, pero tengo que consultarlo con mi superior y en este momento no está”. ¿Por qué? Porque tienen miedo a decidir por sí mismos. ¿Por qué? Porque su criterio no ha sido desarrollado o en otras ocasiones similares han sido criticados o aprehendidos.

9)      Derribar las barreras entre las áreas de staff. Cada empleado debe conocer el proceso completo, quienes son sus clientes y quienes sus proveedores, ya sean internos o externos, y como les afecta su trabajo o sus errores. Las diferentes áreas tienen que trabajar en equipo, para poder complementar sus fortalezas y debilidades.

10)      Eliminar las metas para la mano de obra y los slogans: este principio pretende no exactamente eliminar los objetivos. La idea es que no sean sólo un arma para presionar a los empleados, sino que sirvan para ayudarlos. Los objetivos deben establecerse en conjunto, la gerencia y el empleado que debe cumplirlos, para que éstos representen algo alcanzable a lo que todos se puedan comprometer en lograr, sino tienen el efecto contrario al buscado generando frustración de las dos partes (superior-supervisado).

11)      Eliminar los cupos numéricos. También recomienda eliminar los cupos por persona, como por ejemplo: atender 25 llamadas por hora. Un objetivo así puede hacer que los empleados se concentren, no en atender amablemente a los clientes y resolver sus problemas, sino en atender 25 llamadas no importa cómo. Es la función de la dirección darles las herramientas para que cumplan los objetivos considerando la satisfacción del cliente, la rentabilidad de la empresa y la satisfacción personal. Y si no se llegan a cumplir, revisarlos, redefinirlos y entender el porqué de los desvíos todos juntos.

12)      Eliminar las barreras que privan a la gente de su derecho de estar orgullosa de su trabajo. Este principio está basado en la idea de que los empleados quieren estar orgullosos de su trabajo, pero a veces los superiores no ayudan: muchos pedidos urgentes al mismo tiempo, especificaciones pocas claras de cómo hacer un producto o dar un servicio, falta de capacitación, alta rotación, superiores que no saben el trabajo que hacen sus empleados, falta de tiempo para parar la producción o el servicio y solucionar problemas crónicos, falta de recursos o recursos defectuosos, formularios que se completan por los cuales nunca reciben feedback etc. Los empleados entienden que trabajan por tiempo y no por la calidad de su trabajo. Según Deming, el ausentismo “es, en gran manera, función de la supervisión. Si las personas se sienten importantes en un trabajo, irán a trabajar”. ¿Cómo se pueden eliminar estas barreras entonces? Escuchando a la gente, entendiendo cuáles son los problemas que tienen continuamente que no les dejan producir eficientemente, y poner recursos para ayudar a solucionarlos. No sólo vamos a tener empleados satisfechos sino que consecuentemente, se va a mejorar la productividad, la calidad  y se van a reducir los costos (ausentismo, accidentes, retrabajo, rotación, inspección, etc.) Seguro que va a haber empleados que aunque hagamos nuestro mayor esfuerzo como dirección, sigan sin estar motivados, pero si el resto lo están, ellos quizás se vayan solos por la presión de los demás.

13)      Estimular la educación y la automejora de todo el mundo. Las empresas deben capacitar a su gente, o al menos facilitarles el acceso a la educación, y a su vez valorar la capacitación que ya poseen.

14)      Actuar para lograr la transformación. Considerar los 13 puntos anteriores y actuar en consecuencia con convicción. Si creen que es lo mejor para la empresa, deben comunicarlo a los empleados y tratar de transmitir con palabras y con hechos la nueva cultura de mejora continua. 

¿Cómo implementarlo? Utilizando otra herramienta más; el ciclo de mejora PDCA de Deming (Plan-do-check-act en inglés): planear, hacer, revisar, corregir y volver a planear.

¿No es nada nuevo, verdad? El problema normalmente viene al querer implementar estos principios. Generalmente se empieza rápido, sin planeación pero con mucho impulso, que luego se va perdiendo con el tiempo, disminuyendo los resultados. ¿Me permitís agregar un último principio? Siempre implementar el cambio desde arriba para abajo, y proceso por proceso. Un mail o un manual distribuido a todos no son suficientes.

¿Te pareció útil? ¡Espero tu opinión para iniciar mi ciclo PDCA!

Luciana.paulise@biztorming.com.ar

Directora de www.biztorming.com.ar

Ya desde el mundial pasado los argentinos estábamos frustrados por no recibir de Messi lo que esperábamos, ni siquiera un gol de esos que en Europa lo convertían en el mejor jugador del mundo. Para los hinchas era un simple líder impuesto, un líder experto como se dice en la jerga, al que sólo seguíamos por su conocimiento y expertise.

Y en este mundial, luego del primer partido ante Bosnia, un periodista brasilero le reconoció al 10 que se lo notaba “más líder”, tomando la palabra en la ronda de prensa, diciéndole al equipo qué hacer, agradeciendo al público en nombre de todos y sugiriendo al técnico un cambio en la formación. Él simplemente reconoció que estaba más grande, y que se sentía más cómodo con el equipo, que eran no sólo colegas sino también amigos.

Estábamos más cerca del líder que queríamos, pero todavía esperábamos más. Algo inexplicable. Como dijo un periodista extranjero, “faltaban razones para amar a Messi”. Y con el último partido ante Irán, a punto de irnos con las manos vacías y una incertidumbre voraz, apareció la magia. Se encendió esa luz que todos queríamos seguir. A dos minutos del final nos demostró que no sólo era ilusión, o profesionalismo amargo, sino que también podía tener la sangre de campeón que nos llevara a triunfar, y sacó a relucir la pasión que tenemos todos los argentinos. Creo yo que ahora sí nos terminamos de enamorar de aquel líder perfecto: experto, humilde, ejemplar, respetuoso con el equipo y con la prensa, capaz de manejar sus propias emociones, comprometido, y ahora también, capaz de comprometer e ilusionar a los demás.

Escribo sobre Messi porque es una excelente ejemplo de lo que pasa en todas las empresas. Es muy común que asciendan a puestos directivos a personas que sólo tienen el poder de experto, es decir que saben “cerrar balances”, pero no siempre saben cómo hacer que otros los cierren: no saben cómo conducir gente y apasionarla para que logren juntos resultados extraordinarios. Es que no es fácil lograr esa combinación. Sin ese compromiso y esa pasión, se logran resultados sólo en condiciones normales, pero en situaciones de riesgo la crisis reina. Un verdadero líder es capaz de lograr sacar lo mejor de cada uno, y aún más en situaciones difíciles. Eso es lo que diferencia los equipos buenos, de los mejores.

¿Qué se puede hacer?

Maradona tenía un liderazgo nato, no necesitó “capacitación”. Messi tuvo que desarrollarlo con el tiempo, pero lo logró, y llegó a un liderazgo más equilibrado que “el Diego”, más sostenible en el tiempo. Es una demostración de que líder se nace, pero también se puede hacer. Con capacitación, práctica y un buen coaching, se puede preparar al líder que la organización necesita. Es cuestión de entender cómo se sienten los seguidores o empleados con el líder, analizar qué falta, e intentar moldearlo. Quizás no se logre con una sola persona, en algunos casos dos personas pueden complementarse (como la dupla Steve Jobs-Steve Woszniac en Apple), pero es responsabilidad de la dirección hacerse cargo de encontrar el líder que la organización necesita.

¿Cómo es el liderazgo en tu empresa?

Luciana.paulise@biztorming.com.ar

La teoría de las restricciones busca mejorar el sistema de una empresa en su conjunto, es decir, la serie de procesos que están interrelacionados para poder desarrollar el producto. El problema que hay en toda organización, es que al estar los procesos relacionados unos a otros, las demoras en uno afectan al otro, reduciendo la eficiencia en cadena, aumentando los costos e impidiendo cumplir tiempos de entrega. Esa demora o ineficiencia original, se denomina restricción. Es lo que comúnmente llamamos “cuello de botella”. Entonces, la performance del sistema depende del eslabón más débil o restricción. La clave está en identificar donde se encuentra ese eslabón más débil y eliminarlo.

Un ejemplo de aplicación de esta teoría fue con un cliente que quería aumentar sus ventas. Cada vendedor mantenía su monto mensual bastante constante, lo que dificultaba el aumento de la facturación total. Analizando todos los empleados, nos dimos cuenta que había pocos vendedores, y al mismo tiempo había una persona en administración que tenía la mitad del tiempo libre, pero no estaba capacitada para vender. Durante la mañana los recursos alcanzaban para atender a los clientes, pero durante la tarde se complicaba más. Decidimos entonces que la cajera, en lugar de estar en esa posición todo el día, sólo lo haría medio día, y durante la tarde vendería también. Sus tareas las ocuparía la persona de administración. De esta forma, teníamos un vendedor más durante las horas pico, y la administrativa no tendría tiempo libre. Esta reorganización no requirió inversión alguna. Luego, quisimos elevar aún más la restricción, y fue así como decidimos abrir una segunda sucursal con más vendedores.

Esta teoría consiste de 5 etapas:

1)      Identificar la restricción: parece difícil pero normalmente puede identificarse visualmente. Es el proceso donde hay más productos en espera o gente haciendo cola. Haciendo un diagrama de procesos también puede verse donde se tarda más tiempo.

2)      Eliminar la restricción: una vez que se encontró la restricción, el próximo paso es eliminarla. No sirve de nada mejorar los otros procesos si este sigue demorando al resto. Concentrar todos los esfuerzos en ver de qué manera puede mejorarse. Se trata de buscar primero soluciones sencillas, de baja o nula inversión, que pueden lograrse si todos los involucrados participan.

3)      Subordinar otros procesos a la restricción: Si bien puede mejorarse la eficiencia, puede que la restricción siga siendo el eslabón más débil. Es por eso que todos los demás eslabones de la cadena productiva deben seguir ese ritmo. Como dije antes, acelerar el resto sólo hará que se acumule más espera en este paso. Este punto es importante porque busca redistribuir los recursos y no malgastarlos en eficiencias que no agregan valor.

4)      Elevar la restricción: si es el caso que la restricción sigue demorando el sistema y aunque el sistema total está mejor, todavía no es satisfactorio para el cliente (interno o externo), puede ser necesario elevar la cuestión al gerente para solicitar una inversión más fuerte. Sucede que una inversión puede resolver un problema mayor como la pérdida de clientes. Quizás haga falta automatizar el proceso o contratar nuevos recursos.

5)      Reiniciar el ciclo buscando la próxima restricción: una vez que se elimina una restricción, puede seguirse mejorando el sistema total buscando la nueva restricción y empezando nuevamente el ciclo. Siempre va a haber un limitante, y estar consciente de ello ayuda aceptar el tiempo total o concentrar los esfuerzos para reducirlo al mínimo, apalancándonos en ese limitante.

Espero te haya resultado útil el ejemplo para poner la teoría en práctica. ¡Es ahora momento de que analices tus restricciones! ¿Ya sabés cuáles son?

¡¡Éxitos!!

Luciana.paulise@biztorming.com.ar