¿Alguna vez te preguntaste qué cualidades requieren los equipos de alto rendimiento?

En esta nota te contamos las características de los equipos que han logrado resultados sorprendentes y como pudieron hacerlo:

1. ORIENTACIÓN:  el equipo debe debe tener en claro ¿por qué estamos aquí? ¿hacia donde vamos?

2. CONFIANZA: en uno mismo y en el resto del equipo, tanto en los compañeros y como en jefes y supervisores asi como en la gente a cargo.

3. OBJETIVOS Y ROLES CLAROS: saber quién realiza qué, en qué tiempo y si depende de alguien o algo para ejecutarlo es fundamental, ya que ayuda a saber la meta a alcanzar, y quién es el reponsable, de manera de no duplicar esfuerzos en una misma tarea. La idea es permitir que dentro de un mismo equipo, mientras una persona o grupo de personas avance con determinado tema o tarea, mientras que otro avance con un objetivo diferente, y  que uno sirva como input para el siguiente para poder continuar con el próximo paso en un tiempo breve. En síntesis,

4. COMPROMISO: es imprescindible para hacer la diferencia entre un equipo de alto rendimiento y un simple grupo de personas. Este aspecto tiene correlación con la motivación de los miembros del equipo, es decir de los empleados y colaboradores de las PYMES. La motivación es el motor que nos lleva  a los seres humanos a realizar casi todo por eso diría que es crucial este aspecto.

El equipo del Cirque du Soleil

El negocio del circo históricamente era conformado de forma tradicional, animales enjaulados, payasos y malabaristas que viajaban de pueblo en pueblo pero con baja difusión.

El Cirque Du Soleil logró recrear la idea del circo pero a una mayor escala. Instauró puestas en escena teatrales de cientos de actores, bailarines, cantantes, acróbatas de difusión mundial. ¿Como logró ir más allá de la idea tradicional del circo?

Los Equipos de Cirque Du Soleil, tanto sus directivos como los actores, entendieron que el conjunto es más que la suma de cada uno.  Se cuenta con apertura reflexiva en el grupo y entienden al aprendizaje como un activo renovable.

También es clave, como en el caso que estamos comentando, que los equipos deben mantener un equilibrio entre la autonomía local y la interdependencia con todo el sistema.

Ellos tuvieron claridad sobre las metas, reglas y expectativas en todos los niveles. Pasaron del control a la claridad y tuvieron la capacidad de extender las ideas, difundir las prácticas en todo el grupo y estar abiertos a aprender continuamente.

¿Tu PYME se identifica con los equipos de alto rendimiento? Contanos tu experiencia.

Si te interesan más ejemplos sobre equipos excelentes, también consulta el post ¿Es rentable el trabajo en equipo?

* Infobae no se responsabiliza por las opiniones vertidas por los columnistas, como así tampoco por el contenido de las publicaciones.

Luciana Paulise, con la colaboración de Verónica Rosin

luciana.paulise@biztorming.com.ar

1.       Definir Objetivos
2.       Analizar performance
3.       Modificar y organizar
4.       Evaluar

Ya vimos los primeros dos pasos, Definir y Analizar, nos restaría ahondar en los últimos dos. Si hiciste el log o lista que sugerí en la nota anterior, será más fácil aplicar los siguientes pasos.

3.       Modificar y organizar: ¿Cómo podemos priorizar, clasificar y delegar las tareas para mejorar nuestra eficiencia?

Con la lista en mano de las tareas realizadas en la semana, es conveniente analizar y priorizar.  Según el principio de Wilfredo Pareto, conocido como la “Ley 80-20”, unas pocas tareas (el 20%) generan la mayor parte de los resultados de nuestra actividad diaria (el 80%); el resto de las tareas agregan poco valor.  En el día a día es fundamental saber qué puedo dejar sin hacer y qué no. Esto significa que tenemos que concentrarnos en identificar y hacer sí o sí el 20% de las tareas que representan el 80% de nuestros resultados. ¿Cuáles son? Esto sólo podemos saberlo nosotros mismos, pero analizando la lista que hicimos no debería ser complicado.

Para facilitar el trabajo de análisis se puede usar una clasificación que creó Stephen Covey, autor de “Primero lo Primero”. Según él, todas  las tareas pueden clasificarse dentro de 4 grupos: urgente e importante (hay que priorizarlas antes que ninguna), importante pero no urgente (se pueden planificar ya que no son urgentes), urgente pero no importante (hay que reducirlas ya que no son importantes, y deberían haberse hecho antes de que se conviertan en urgentes) y ni urgente ni importante (hay que eliminarlas).

 4.       Evaluar: ¿Podemos monitorear y mejorar cómo nos organizamos? 

De ahora en más a la lista de tareas que tenemos que priorizar, deberíamos otorgarle una “fecha de finalización”. Todos los meses puedo monitorear mi performance, marcar las tareas que se terminaron tarde, encontrar razones para la diferencia, revisar fechas de tareas a futuro considerando estas razones e incluir los costos reales.

• ¿No estoy conforme con mi organización? Debo auto-evaluarme, ya que el único que puedo puede manejar mejor mi tiempo soy yo.
• ¿Hay cosas que hago mejor que otras? Puedo dividir el trabajo entre otros empleados que puedan especializarse en esa tarea. Así yo me dedico a lo que mejor sé hacer.
• ¿No me alcanza el tiempo y a mis compañeros les sobra? Puedo delegar o redistribuir el trabajo.
• ¿No obtengo la recompensa que quiero por una tarea que me lleva tiempo? Puedo tercerizar o dar la tarea a un proveedor externo que lo haga mejor y sea más eficiente.

Podés aplicar estos consejos tanto en tu empres como en tu vida privada, espero te sean útiles. Si tenés dudas o sugerencias, contactame a Luciana@biztorming.com.ar, y que tengas un muy PRÓSPERO AÑO NUEVO.

Peter Drucker – “padre” de la Administración moderna

Llega fin de año y sí, ¡estamos todos corriendo! Ir al médico por ejemplo es un caos, no se consigue turno, ni siquiera uno puede conseguir que te atiendan el teléfono para decirte finalmente que no hay turno… los médicos frustrados comentan que todos quieren hacer sus chequeos a fin de año. Por alguna razón no es mejor junio, noviembre ni enero, tiene que ser diciembre, ¡¡antes del 31 sin falta!!

La razón es que seguramente, un chequeo no urgente así como algunos otros trámites indeseados, son cosas que venimos postergando desde principios del año, y sentimos que no podemos terminar el año sin hacerlas porque habremos fallado a “nuestro plan”. Queremos sentir que cumplimos con todo lo que teníamos previsto.  Pero la realidad es que no cumplimos a nuestro plan, pues algo que era “no urgente” pasa a ser a fin de año “impostergable y urgente” y nos altera la existencia, porque a esta altura del año es mucho más complicado y ¡competimos con todos los que tampoco lo hicieron a tiempo! Entonces tenemos largas horas de espera… o tenemos que seguir postergando.

Para evitar que nos ocurra lo mismo el 2014, te propongo la teoría DAME:

1. Definir Objetivos
2. Analizar la performance actual
3. Modificar y organizar
4. Evaluar

1- Definir Objetivos: ¿Tengo claro qué es lo que quiero lograr?

Para definir los objetivos puedo utilizar la técnica SMART:

1. S simple y específico: detallar el objetivo lo más posible. Por ejemplo, si tenés una presentación dentro de cinco días, podrías adoptar un horario específico: tener un primer borrador completado el día 1, un proyecto mejorado en el día 2, practicar la presentación en el día 3, perfeccionar la presentación en día 4 y estar listo para el día 5.
2. M medible: Definir cuidadosamente los puntos de referencia (puntos de partida) para medir tu progreso y eficacia. Si tu universo contiene 50 nuevos clientes potenciales, podés por ejemplo comprometerte a contactar al menos 10 por mes.
3. A alcanzable: Si bien es admirable ser agresivo con las metas, establecer un valor demasiado alto haciéndolas inalcanzables, puede ser contraproducente. Tampoco la meta debe ser tan fácil que no genere mejora alguna. La meta debe ser razonable y debe poder agregar valor.
4. R resultado esperado: Enfocarse siempre en lo que uno quiere. La única manera de tener éxito es pensar en el resultado deseado y fijar todos los conocimientos en alcanzarlo. El objetivo entonces debe cumplir con las expectativas de los clientes internos y externos, generando un resultado deseado para todos.
5. T tiempo determinado. Establecer un objetivo que diga: “Algún día voy a comunicarme con mi base de clientes para aumentar las ventas,” es totalmente inútil. Lo recomendable es “Me pondré en contacto con el 10% de mi base de clientes por correo directo, teléfono, o e-mail cada semana”.     

2- Analizar la performance actual: ¿Cómo nos organizamos hoy?

Durante una semana crear un log o lista donde registremos todas las actividades que hacemos:

• ¿Qué tipos de tarea nos llevan más tiempo?
• ¿Cuántas tareas son urgentes y podríamos haber hecho antes o delegado?
• ¿Cuáles son estratégicas y debemos seguir haciendo nosotros?
• ¿Cuáles son importantes también pero alguien más podría hacerlas?
• ¿Cuáles podríamos dejar de hacer?
• ¿Logramos alguno de nuestros objetivos?

En la próxima semana entonces, una vez que tengas este análisis hecho, continuaremos con los otros dos pasos de la metodología DAME: Modificar y Evaluar.

Si tenés dudas o sugerencias, contactame a Luciana@biztorming.com.ar, sino esperá a ver los resultados la semana que viene. ¡¡QUE TENGAS UNA MUY FELIZ NAVIDAD!!

El Tablero de Comando es una traducción del llamado Balance Scorecard, herramienta diseñada por Kaplan y Norton para medir y monitorear los resultados de las operaciones de una compañía. Se busca medir el cumplimiento de la estrategia de la empresa a través de indicadores mensuales. Cuantos más indicadores tengamos, mejor podemos evaluar el estado de las operaciones, su evolución en el tiempo, comunicar los resultados y actuar para realizar modificaciones  si nos estamos alejando del objetivo.  Un piloto por ejemplo, tiene cientos de controles que monitorear durante un vuelo, todos y cada uno de ellos tiene su importancia. Lo mismo ocurre en una empresa.  La utilizan miles de empresas en el mundo, como Culligan y Estrada, ganadoras del Premio Nacional a la Calidad en Argentina, así como la Sociedad Americana de Diabetes y la Armada de los Estados Unidos.

Los indicadores normales de toda compañía son las ventas, costos, fallas, porcentaje de rotación de empleados etc. Pero el Balance Scorecard, como bien dice su nombre, buscar monitorear las métricas más importantes y organizarlas todas en torno a 4 perspectivas, permitiendo evaluar la empresa en su conjunto de forma balanceada, es decir, dándole importancia a todos los sectores. La idea a su vez es facilitar el análisis de esas métricas, la detección de alertas y su comunicación a toda la empresa, a través de una herramienta de fácil visualización y comprensión. Está diseñado para adaptarse a las necesidades de cualquier organización, pública y privada, pequeña o grande y la información puede mostrarse en una página, en forma de tabla, y marcarse con color rojo si no se cumplió el objetivo, verde si se cumplió y amarillo si está cerca de no cumplirse.

La metodología comienza con los objetivos definidos por la organización, tanto los corporativos como los objetivos de cada unidad de negocio, para cada una de las cuatros perspectivas, que luego se cascadean a objetivos individuales. Todos los objetivos deben traducirse a métricas o valores numéricos. Una vez armado el tablero este debe comunicarse a toda la organización. Cada empleado debe saber cuáles son los objetivos impactados por su trabajo y qué se espera de ellos. La forma de asegurarse que todos los indicadores tengan seguimiento es que cada uno tenga un dueño que tenga que informar a su jefe el resultado y explicar el desvío respecto al objetivo todos los mensuales. Cada proceso podría tener varios indicadores que estén basados en la calidad de trabajo, puntualidad o costo.

Las cuatro perspectivas son:

• Resultados financieros: son indicadores financieros del negocio, como por ejemplo ganancias, ventas y ROI.
• Clientes: incluye indicadores como satisfacción del cliente, retención de clientes, nuevos clientes, porcentaje de clientes por segmento.
• Procesos internos del negocio: informa sobre los procesos en que se debe enfocar la organización para alcanzar los objetivos de los clientes y los resultados financieros. Los indicadores pueden ser calidad, innovación, manejo del riesgo, seguridad etc.
• Aprendizaje y crecimiento: abarca indicadores relacionados con el crecimiento de la organización en el largo plazo, principalmente la gente, sistemas y procedimiento, por ejemplo, satisfacción de los empleados, capacitaciones, clima laboral.

Los objetivos de estas cuatros perspectivas deben relacionarse entre sí por causa y efecto. Para lograr un objetivo financiero  de incrementar las ventas (financiero), se puede necesitar mejorar la satisfacción del cliente (cliente), para lo cual debemos mejorar el proceso de atención al cliente (procesos internos), y por consiguiente capacitar a nuestros empelados (aprendizaje y crecimiento).

Hay numerosos beneficios por utilizar el BSC. Para el equipo, hay un sentido de trabajo en equipo, copropiedad y responsabilidad. Para la dirección, la actuación del equipo es muy visible y fácil entender.

Toda empresa debe encontrar la mejor forma de monitorear sus objetivos. Como dijo Deming, “No se puede administrar lo que no se puede medir”.

¡Espero te haya sido útil! Dejá tu mensaje o contáctame por cualquier consulta: Luciana@biztorming.com.ar