Es un sistema que facilita organizar, ordenar y limpiar el lugar de trabajo y mantenerlo en el tiempo, con el objetivo de ahorrar costos, identificar los desperfectos rápidamente y fomentar la auto-disciplina de los empleados.

Según el libro Gemba Kaizen, 5S puede reducir los defectos hasta en un 50%. Fue creado por Hiroyuki Hirano.  Puede ser útil tanto para una oficina como para una planta, una clínica y hasta una casa. 

Ordenar y limpiar es quizás una de las tareas que uno menos quiere hacer, y seguramente es la última tarea que uno pensaría en estandarizar. Sin embargo, 5S es una de las primeras herramientas de la metodología LEAN que se recomienda aplicar, ya que es simple y permite generar la cultura de eliminación de desperdicios. Produce resultados tangibles y cuantificables para todos, y el cambio es fácil de identificar visualmente en el corto plazo. Gracias a 5S el personal empieza a entender la importancia de los pequeños cambios, y que su entorno depende de él mismo. Los empleados suelen no preocuparse por mantener el orden de su lugar de trabajo porque esperan que otro lo haga por él, no va  a reconocerse como responsable de su mantenimiento a menos que la gerencia se lo haga ver de este modo, y 5S es el método ideal para transmitir este mensaje.

Además, la organización del espacio del trabajo puede traducirse en ahorro de costos y eliminación de actividades que no agregan valor: pérdida de herramientas y papeles, mezcla de los productos buenos con los no conformes, o de los que están en proceso con los terminados, y errores en los envíos, falta de espacio, baja productividad, fallas en los equipos y situaciones de riesgo para los empleados.

El acrónimo 5S corresponde a las iniciales en japonés de los 5 pasos de la herramienta:

Seiri: eliminación. El primer paso consiste en identificar las cosas que son necesarias en el área de trabajo y eliminar las que no lo son. Hay elementos que se usan constantemente y otros que sólo se usan en circunstancias especiales, o  son prescindibles porque son defectuosos, obsoletos, no se utilizan o simplemente no se sabe para qué sirven.  Por ejemplo los documentos de los últimos dos meses pueden ubicarse en un cajón del escritorio, mientras los de más de un año pueden ubicarse en armarios compartidos o en un depósito externo. Las herramientas más usadas pueden ubicarse en un estante de la planta en un gancho especial, y los menos usadas pueden dejarse en un estante del pañol.

Seiton: organización. El segundo paso consiste en organizar los elementos considerados como necesarios de manera que se encuentren con facilidad. Su ubicación debe estar identificada para que cualquiera pueda encontrarlos, y se note a simple vista cuando no están en su lugar. La implantación de la organización implica  marcar los límites de las áreas de trabajo, almacenaje, y zonas de paso, etiquetar cajones, estantes y carpetas, establecer un lugar para cada herramienta o para cada papel de trabajo. En una oficina el ejemplo sería tener una bandeja para facturas por pagar, órdenes en proceso, pedidos pendientes etc. Es muy útil no sólo para organizar el flujo de trabajo sino también facilita encontrar documentación, herramientas o insumos cuando alguien está ausente. Quizás recuerdes un capítulo de Los Simpsons en el que iban a la casa de veraneo de Flanders, y encontraban posts-it en toda la casa que le decían qué hacer y cómo.  Podríamos decir que Flanders aplicó la etapa de organización asignando “un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”.

Seiso: limpieza. El tercer paso implica limpiar e inspeccionar el entorno para identificar los defectos y eliminarlos. Implica integrar la limpieza como parte del trabajo diario, eliminar los generadores de suciedad y conservar los elementos de trabajo en condiciones óptimas. A través de la limpieza se puede detectar si un motor pierde aceite, si existen fugas, tornillos o cables sueltos.

Seiketsu: estandarización. El cuarto paso consiste en sistematizar los pasos anteriores. Implica seguir un método para mantener el orden y optimizar el tiempo dedicado a ello. Se puede hacer una planilla de turnos en los que cada día un empleado distinto se encarga de un área en particular. La gente debe saber qué hacer, cuándo, dónde y cómo hacerlo. En una fábrica donde se forma viruta o material de descarte constantemente, se puede definir limpiar antes de cada descanso y en la última media hora del turno.

Shitsuke: disciplina. El objetivo del último paso es convertir en hábito los métodos definidos. Depende de la autodisciplina de cada empleado para poder cumplirlos, y d la constancia de los líderes en ayudar a implantarlo. Se pueden colocar luces, alarmas para detectar fallos, carteles, tapas transparentes para  ver el interior de las máquinas y diseñar un sistema permanente de auditoría.

Implementar 5S es el primer paso para implementar LEAN o el TPS (Toyota Production Sytem) en una empresa. Es simple de explicar a los empleados y transmite los fundamentos de la filosofía de calidad japonesa. Lo he aplicado tanto en una oficina como en un taller mecánico. No requiere inversión y puede generar grandes ahorros, ¿por qué no implementarlo hoy mismo?

Luciana.paulise@biztorming.com.ar

Directora de Biztorming Training & Consulting

* Infobae no se responsabiliza por las opiniones vertidas por los columnistas, como así tampoco por el contenido de las publicaciones.

Para aclara mejor los tantos, hablemos primero de qué es el liderazgo. Existen diversas acepciones, pero la que más me gusta según James Hunter es 

Este liderazgo como decía, puede ser formal o informal. Es decir, una persona puede influir en el equipo por su condición impuesta de líder, ya que ha sido designado así. Podría ser un gerente o capitán, o simplemente alguien elegido por el equipo para tomar las decisiones.

El informal se da cuando la persona consigue influir en el resto aun cuando no tiene una declaración formal de líder.

Complementariedad

El líder informal puede tener la misma influencia que el líder formal, puede tener menos, o hasta puede tener más. Y esta influencia también puede ser circunstancial, es decir que sólo se observe en ciertas situaciones en las que este líder está más capacitado que el formal. También puede que se complementen, y trabajen ambos al mismo tiempo pero cumpliendo diversos objetivos. Por ejemplo, mientras uno motiva el otro gestiona las actividades formales. Así pudo observarse en el equipo argentino que Messi era el capitán formal y administraba algunas cuestiones del equipo, y por su lado Mascherano era el líder informal, que validado por Messi y el director técnico Sabella, motivaba y llenaba de energía tanto al equipo como a los hinchas que notaban su fuerza y entusiasmo.

Como representantes de empresas es importante conocer estos factores ya que así como el efecto del líder informal puede ser muy positivo y productivo para el equipo de trabajo, también puede resultar desastroso si contradice a las indicaciones explícitas de los formales.

Pros y contras

En una fábrica puede que haya un capataz, designado formalmente por la gerencia, que disponga el orden de las actividades y la organización de los demás empleados, pero cuando haya cuestiones de desmotivación o  quejas de los integrantes, quizás se levante como influyente otro empleado. Si en circunstancias delicadas este “segundo” líder logra tener más influencia que el formal, puede generar complicaciones en el manejo del equipo completo. También es verdad que,  al no tener un puesto designado, este líder informal logra escuchar y captar las verdaderas necesidades de los demás empleados, lo que pude convertirse en una poderosa fuente de información para la gerencia y ayudar a formar un puente en la comunicación entre los distintos escalones de la pirámide organizacional.

En resúmen

La recomendación entonces es no sólo tener en cuenta al líder designado en la toma de decisiones, sino también evaluar si hay otra persona que puede estar tomando este papel. Si es un liderazgo positivo para el equipo, validarlo y tratar de que trabaje junto al líder formal, rescatando de cada uno sus capacidades y habilidades para cada situación específica. Si no está alineado con el formal, las opciones son, trabajar junto a él y escucharlo, ya que puede transmitir también la voz de los demás empleados (algo que quizás el formal no puede hacer), o evaluar un cambio de personal, tanto del formal como del informal para evitar los conflictos internos en el equipo.

¡Éxitos!

Luciana Paulise, Directora de Biztorming – Consultoría en Gestión de PYMES

Contacto: Luciana.paulise@biztorming.com.ar

En una nota previa comenzamos a hablar sobre tres de los principales problemas que aquejan a todas las PYMES,  pero especialmente a las gestionadas por varios miembros de la familia, y expuse algunas soluciones: la necesidad de redactar un protocolo, la sucesión y las remuneraciones. En esta nota hablo de otros tres temas candentes, que son principales causas de ineficiencia y desmotivación: los roles y responsabilidades, la comunicación y  la profesionalización.

Roles y responsabilidades

• La redacción de un protocolo (ver parte 1)
• procedimientos y manuales,
• definición clara de objetivos anuales, mensuales y diarios,
• reuniones periódicas de comunicación de resultados, 
• minutas de reuniones,
• el uso del mail con listas de distribución determinadas,
• utilización de carpetas compartidas en red ayuda a mantener la comunicación activa,
• newsletter internas, intranet y carteles, para transmitir información no sólo entre los familiares sino también entre todos los empleados.

Profesionalización

Un presupuesto es un plan de acción financiero para la organización. Traduce el plan de negocios estratégico en una estimación de ingresos y gastos para un periodo de tiempo determinado.

Normalmente lo que realmente pasa no coincide con lo estimado, pero al menos se pueden evaluar las diferencias, y asignar las razones de estas diferencias a un cálculo erróneo, a un producto nuevo no tenido en cuenta en el momento de la preparación del presupuesto o a circunstancias ajenas, como cambios en la economía, inflación u algún otro cambio externo.

Las tres razones  más importantes para hacer un presupuesto son porque permite:

• Relacionar a las distintas partes/departamentos de la organización y planear el futuro estratégicamente como un todo
• Evaluar la performance del negocio
• Alocar recursos a las diferentes áreas, y definir prioridades antes de empezar a gastar

¿Cómo se prepara? Estos son los pasos principales:

1. Definir objetivos: qué queremos para el periodo, ¿mantenernos igual que el año pasado o aumentar las ventas? ¿Queremos bajar costos o hacer inversiones?
2. Analizar escenarios: plantear cuestiones que pueden afectar el negocio como aumentos de ingresos para los empleados, inflación, proyecciones de la industria, capacidad de los proveedores etc.
3. Estimar las ventas: considerar las tendencias de años anteriores, eventos que pueden aumentar o disminuir la venta este año, nuevos productos a lanzar, cambios en el entorno que pueden afectar el poder de compra de los clientes, nueva competencia que se haya introducido al mercado o esté por hacerlo, porcentaje de compradores que vuelven, cambios en las actividades de marketing y ventas. Conviene documentar las cantidades y precios estimados para cada mes, porque ambos pueden cambiar para estimar el monto de ventas.
4. Estimar los gastos: Diferenciar entre costos fijos (alquiler, servicios, costos administrativos, personal, gastos de marketing) y variables (productos, materia prima, comisiones, impuestos), estos últimos que van a depender del presupuesto de producción o ventas que se haga para ese mismo periodo.
5. Utilizar el Balance Scorecard o algún tipo de tablero de comando como brújula. La información que éste brinda puede utilizarse en las estimaciones.

¿Cómo se puede ahorrar costos con un presupuesto?

Se puede hacer lo que se llama un Presupuesto Kaizen. Es decir, un presupuesto en el que se incluye un porcentaje de reducción de costos para cada año. Esto presiona para generar ahorros versus años anteriores para las mismas actividades, a través de la aplicación de herramientas de mejora continua, como por ejemplo: reducción de tiempos de ciclo, reducción de quejas de clientes, reducción de renuncias de empleados etc.

Todos los años es conveniente analizar el presupuesto del mes anterior para evaluar las diferencias que hubo en las estimaciones, definir a qué se debieron y usar esa información para preparar el presupuesto del siguiente año, incluyendo si se quiere como dije en el párrafo anterior, porcentajes de reducción. Este es un buen momento del año para preparar tu presupuesto para 2014 si todavía no lo hiciste, ¿Qué estás esperando?

Luciana.paulise@biztorming.com.ar

1.       Definir Objetivos
2.       Analizar performance
3.       Modificar y organizar
4.       Evaluar

Ya vimos los primeros dos pasos, Definir y Analizar, nos restaría ahondar en los últimos dos. Si hiciste el log o lista que sugerí en la nota anterior, será más fácil aplicar los siguientes pasos.

3.       Modificar y organizar: ¿Cómo podemos priorizar, clasificar y delegar las tareas para mejorar nuestra eficiencia?

Con la lista en mano de las tareas realizadas en la semana, es conveniente analizar y priorizar.  Según el principio de Wilfredo Pareto, conocido como la “Ley 80-20”, unas pocas tareas (el 20%) generan la mayor parte de los resultados de nuestra actividad diaria (el 80%); el resto de las tareas agregan poco valor.  En el día a día es fundamental saber qué puedo dejar sin hacer y qué no. Esto significa que tenemos que concentrarnos en identificar y hacer sí o sí el 20% de las tareas que representan el 80% de nuestros resultados. ¿Cuáles son? Esto sólo podemos saberlo nosotros mismos, pero analizando la lista que hicimos no debería ser complicado.

Para facilitar el trabajo de análisis se puede usar una clasificación que creó Stephen Covey, autor de “Primero lo Primero”. Según él, todas  las tareas pueden clasificarse dentro de 4 grupos: urgente e importante (hay que priorizarlas antes que ninguna), importante pero no urgente (se pueden planificar ya que no son urgentes), urgente pero no importante (hay que reducirlas ya que no son importantes, y deberían haberse hecho antes de que se conviertan en urgentes) y ni urgente ni importante (hay que eliminarlas).

 4.       Evaluar: ¿Podemos monitorear y mejorar cómo nos organizamos? 

De ahora en más a la lista de tareas que tenemos que priorizar, deberíamos otorgarle una “fecha de finalización”. Todos los meses puedo monitorear mi performance, marcar las tareas que se terminaron tarde, encontrar razones para la diferencia, revisar fechas de tareas a futuro considerando estas razones e incluir los costos reales.

• ¿No estoy conforme con mi organización? Debo auto-evaluarme, ya que el único que puedo puede manejar mejor mi tiempo soy yo.
• ¿Hay cosas que hago mejor que otras? Puedo dividir el trabajo entre otros empleados que puedan especializarse en esa tarea. Así yo me dedico a lo que mejor sé hacer.
• ¿No me alcanza el tiempo y a mis compañeros les sobra? Puedo delegar o redistribuir el trabajo.
• ¿No obtengo la recompensa que quiero por una tarea que me lleva tiempo? Puedo tercerizar o dar la tarea a un proveedor externo que lo haga mejor y sea más eficiente.

Podés aplicar estos consejos tanto en tu empres como en tu vida privada, espero te sean útiles. Si tenés dudas o sugerencias, contactame a Luciana@biztorming.com.ar, y que tengas un muy PRÓSPERO AÑO NUEVO.

Peter Drucker – “padre” de la Administración moderna

Llega fin de año y sí, ¡estamos todos corriendo! Ir al médico por ejemplo es un caos, no se consigue turno, ni siquiera uno puede conseguir que te atiendan el teléfono para decirte finalmente que no hay turno… los médicos frustrados comentan que todos quieren hacer sus chequeos a fin de año. Por alguna razón no es mejor junio, noviembre ni enero, tiene que ser diciembre, ¡¡antes del 31 sin falta!!

La razón es que seguramente, un chequeo no urgente así como algunos otros trámites indeseados, son cosas que venimos postergando desde principios del año, y sentimos que no podemos terminar el año sin hacerlas porque habremos fallado a “nuestro plan”. Queremos sentir que cumplimos con todo lo que teníamos previsto.  Pero la realidad es que no cumplimos a nuestro plan, pues algo que era “no urgente” pasa a ser a fin de año “impostergable y urgente” y nos altera la existencia, porque a esta altura del año es mucho más complicado y ¡competimos con todos los que tampoco lo hicieron a tiempo! Entonces tenemos largas horas de espera… o tenemos que seguir postergando.

Para evitar que nos ocurra lo mismo el 2014, te propongo la teoría DAME:

1. Definir Objetivos
2. Analizar la performance actual
3. Modificar y organizar
4. Evaluar

1- Definir Objetivos: ¿Tengo claro qué es lo que quiero lograr?

Para definir los objetivos puedo utilizar la técnica SMART:

1. S simple y específico: detallar el objetivo lo más posible. Por ejemplo, si tenés una presentación dentro de cinco días, podrías adoptar un horario específico: tener un primer borrador completado el día 1, un proyecto mejorado en el día 2, practicar la presentación en el día 3, perfeccionar la presentación en día 4 y estar listo para el día 5.
2. M medible: Definir cuidadosamente los puntos de referencia (puntos de partida) para medir tu progreso y eficacia. Si tu universo contiene 50 nuevos clientes potenciales, podés por ejemplo comprometerte a contactar al menos 10 por mes.
3. A alcanzable: Si bien es admirable ser agresivo con las metas, establecer un valor demasiado alto haciéndolas inalcanzables, puede ser contraproducente. Tampoco la meta debe ser tan fácil que no genere mejora alguna. La meta debe ser razonable y debe poder agregar valor.
4. R resultado esperado: Enfocarse siempre en lo que uno quiere. La única manera de tener éxito es pensar en el resultado deseado y fijar todos los conocimientos en alcanzarlo. El objetivo entonces debe cumplir con las expectativas de los clientes internos y externos, generando un resultado deseado para todos.
5. T tiempo determinado. Establecer un objetivo que diga: “Algún día voy a comunicarme con mi base de clientes para aumentar las ventas,” es totalmente inútil. Lo recomendable es “Me pondré en contacto con el 10% de mi base de clientes por correo directo, teléfono, o e-mail cada semana”.     

2- Analizar la performance actual: ¿Cómo nos organizamos hoy?

Durante una semana crear un log o lista donde registremos todas las actividades que hacemos:

• ¿Qué tipos de tarea nos llevan más tiempo?
• ¿Cuántas tareas son urgentes y podríamos haber hecho antes o delegado?
• ¿Cuáles son estratégicas y debemos seguir haciendo nosotros?
• ¿Cuáles son importantes también pero alguien más podría hacerlas?
• ¿Cuáles podríamos dejar de hacer?
• ¿Logramos alguno de nuestros objetivos?

En la próxima semana entonces, una vez que tengas este análisis hecho, continuaremos con los otros dos pasos de la metodología DAME: Modificar y Evaluar.

Si tenés dudas o sugerencias, contactame a Luciana@biztorming.com.ar, sino esperá a ver los resultados la semana que viene. ¡¡QUE TENGAS UNA MUY FELIZ NAVIDAD!!

Es fantástico como van creciendo los negocios independientes, en Estados Unidos por ejemplo hay 16 millones de autónomos, 3 millones de trabajadores temporales y 13 millones de microemprendedores, más personas de las que están empleadas en el sector público según Kjell Nordström (Economista sueco, Co-autor de los best sellers Funky Business y Karaoke Capitalism).

Argentina por su lado es uno de los países con más emprendedores del mundo, pero a su vez también uno de los que tiene la tasa de fracasos más alta. ¡Hay mucha pasión para tratar y tratar de triunfar aún en ambientes hostiles! Pero las estadísticas muestran que puede lograrse, las empresas de hoy que hoy en algún momento fueron emprendimientos pequeños y tímidos que pudieron organizarse y mantenerse más allá de las adversidades.

Richard Branson, emprendedor por excelencia y dueño del grupo inversor Virgin, también sufrió problemas financieros y hubo negocios que tuvo que cerrar, pero eso no lo detuvo para crear su imperio, y dice “Todos los emprendedores exitosos te contarán de los días negros cuando se cuestionaban sus decisiones –usa tus preocupaciones para pulir tu estrategia y el rumbo de tu negocio–. Si no estás viendo los resultados que necesitas, tal vez sea tiempo de que te hagas algunas preguntas que te ayuden a refinar tu plan y poner tu negocio en marcha. Pregúntate: ¿tu producto o servicio es útil para tus clientes?, ¿se destaca entre la multitud?, ¿puede marcar una verdadera diferencia en la vida de la gente?, ¿le encanta?, ¿la historia de tu proyecto es persuasiva? y ¿tus esfuerzos por atraer clientes potenciales a tu negocio son convincentes?”.

En fin, un negocio propio requiere mucho de sus desarrolladores: se requiere organización para cuidar a los clientes e ingresos actuales, visión para entender los problemas que puedan llegar a amenazarnos, creatividad para encontrar las soluciones y decisión para llevarlas a cabo.

Si tenés una idea, vale la pena el esfuerzo.

Nuevamente, aplausos para los que ya lo intentaron y lo eligen cada día de sus vidas, ¡Felíz día del Trabajador!