6 tips para la acreditación perfecta

1. Creá un “equipo de acreditación”, que tenga la tarea exclusiva de estar con los participantes en ese momento. Si contás con presupuesto, podés contratar promotoras; si no, destinar parte de tu personal o del staff del lugar para que deje sus actividades momentáneamente y se dedique sólo a eso. Se calcula que se necesita un asistente de acreditación cada 50 invitados.

2. Aprovechá la tecnología. Hoy las acreditaciones son más fáciles y rápidas cuando se utilizan aplicaciones, como Eventioz Entry Manager. Muchas de ellas son de descarga gratuita.

3. Dos días antes del evento, enviá una “agenda recordatoria” vía correo electrónico con todos los datos del evento.

Acreditación

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El after office, ideal como evento de marca

Juntarse con los compañeros de trabajo a tomar unas copas y distenderse luego de concluida la jornada laboral no es una actividad del siglo XXI: muchas décadas atrás los oficinistas se reunían en bares a tomar un café, una caña o el vermú como forma de descansar de lo agotador del día.

Lo que sucede hoy es que las empresas y marcas han tomado para sí este momento: bajo el término de after office, los encuentros son organizados, pautados y con fines específicos más allá del disfrute de los empleados.

La intención de un after office es crear un ambiente distinto, relajado, informal y moderno. En general, los asistentes rondan los 25 a 35 años.

En los últimos años, se convirtió en tendencia que las firmas organicen este tipo de evento para festejar el cumpleaños de algún superior (o, cada dos o tres meses, los de los miembros del staff que cumplieron en esa época), como reunión de fin de año, por el Día de la Secretaria o del trabajador del rubro, o incluso para presentar nuevos productos, algo común en compañías productoras de bebidas, revistas o marcas de indumentaria o calzado. En este último caso, se puede incluir un pequeños desfile.

Para organizar un after office, hay que tener en cuenta ciertas cuestiones:

The Sensi Bar

 Foto: The Sensi Bar

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Eventos que nos renuevan la mirada

En el mes de la primavera, me tocó ser parte del mundo del arte y compartir de cerca la mágica aventura de las pinceladas de Luis Fernández Arroyo, quién presentó una selección de sus trabajos en la hermosa Galería Alicia Brandy. Paisajes donde el artista poetiza con sus trazos y colores, transmitiendo la esencia de la naturaleza.

¿Cómo surgen las ideas que plasma en cada una de sus obras?

Yo he pasado muchas horas al aire libre pintando paisajes. Horas y horas “besado” por el sol y “acariciado” por el viento. Hace años dejé de hacerlo, y entonces mis paisajes comenzaron a ser la sumatoria de tantos otros. Ahora son la síntesis de mis recuerdos, mis vivencias y mi imaginación. Sea como fuere, siento que me debo al paisaje… y lo sigo pintando.

Luis Fernández Arroyo

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Delfina Scuticchio, DJ de eventos

Es casi una obviedad decir que, sin música -o con la incorrecta-, un evento tiene un destino de fracaso asegurado. Ya sea en un casamiento, la presentación de un producto o un evento corporativo de fin de año, lo que suene por los parlantes va a guiar los ánimos de los presentes hacia la diversión, la calidez o la empatía o, en sentido contrario, al aburrimiento.

Hace unos años conocí a Delfina Scuticchio (21), quien me contó su historia y cómo vive ella su trabajo. “De chica me enseñó mi papá, ‘Tito’ Scuticchio, a pasar música con vinilos, y yo lo acompañaba a las fiestas. Para mí era un hobby y después, cuando empecé a ir a las fiestas sola, se convirtió en mi trabajo”, cuenta Delfina.

Esta “DJ & Producer“, como ella misma se define, trabaja tanto en eventos sociales como corporativos, así como también en boliches (Pachá, Jet, Asia de Cuba) y fiestas electrónicas en Buenos Aires y fuera del país. En ese sentido, destaca el terreno ganado en la Ciudad por la música electrónica. “Si bien hace varios años que se instaló este género, cada vez va ganando más público y notoriedad en la escena musical porteña”, opina. ¿Y qué temas son tendencia hoy? “¡Muchos! Pero dentro de la electrónica, mis artistas preferidos son Marco Carola, Guti, Dubfire; y creo que hay temas que nunca van a pasar de moda”, opina.

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Eventos de motivación: ¡Yoga en la oficina!

Hoy les acerco un ejemplo claro de lo que son los eventos de motivación del staff de una compañía y sus beneficios a corto y mediano plazo. Como ya les comenté en otras oportunidades, se trata de prácticas cada vez más implementadas en el mundo para mejorar el rendimiento de los equipos de trabajo, tanto a nivel humano como profesional, así como también para afianzar lazos entre los integrantes de la empresa y lograr, incluso, una identificación mayor con la misma.

En este caso, les propongo la implementación de clases de Yoga in company como eventos de incentivo. Está comprobado que la práctica de esta técnica milenaria reduce el estrés; alivia los dolores musculares y de la columna vertebral; aumenta la vitalidad, la claridad mental y la concentración; permite desarrollar la paciencia y el autocontrol; y conecta con la felicidad interior.

Todos estos beneficios tienen una clara incidencia en la vida laboral, no sólo como forma de mejorar el rendimiento sino también de avanzar en la búsqueda de un entorno más saludable para los trabajadores.

Con sencillos ejercicios de relajación y posturas estáticas, la mente se despeja, piensa en el aquí y ahora, se toma un tiempo y se limpia, mientras que el cuerpo recobra la energía a partir del estiramiento y la oxigenación de los tejidos.

Las ventajas relacionadas con el trabajo son:

Yoga Continuar leyendo

Tips para atraer al público a un evento corporativo

En general, cuando llega una invitación a una empresa para participar de un evento corporativo son pocos los interesados en asistir. A menos que se trate de un tema de sumo interés, las clásicas conferencias y encuentros que se organizan en torno a la presentación de un nuevo producto, de estadísticas anuales de una firma o de apertura de oficinas no suelen capturar la atención de aquellos que se pretende participen. Es por ello que los OPE, en concordancia con el sector de Recursos Humanos que se encarga de planearlos, deben apelar a la creatividad.

Aquí les acerco algunos consejos, de fácil aplicación y para todos los presupuestos, para que un evento empresarial sea lo suficientemente atractivo para capturar el interés de quienes queremos que asistan:

1. Un espacio novedoso: la primavera es una excelente estación para organizar eventos al aire libre. Estos permitirán a los asistentes “escapar”, al menos por unas horas, del encierro de la oficina. El jardín, una embarcación, una terraza son algunas de las alternativas. Además, ahorramos la energía eléctrica que insume la iluminación artificial, beneficiando al medio ambiente.

2. Un buen catering: sabemos que la comida es un buen aliado en estos casos, sobre todo en eventos que se planean a media mañana o más cerca del mediodía. Pero hay que ser creativos: por ejemplo, se puede ofrecer menús únicos (¿quién se resistiría a una “fiesta de sandwichs” con decenas de sabores a elección, un “sushi event”, un “mexican event” con tacos, quesadillas y nachos o a una “fiesta de chocolate” por la tarde?). Pero ¡ojo! La “panza llena”, sobre todo a la hora del almuerzo, baja la capacidad de atención de los asistentes. Así que a no derrochar demasiado y a apostar a platos livianos.

Loi Suites Recoleta Hotel

 Jardín del Loi Suites Recoleta

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Estrategias y Gestión de Comunicación Interna 2014

La organización de eventos, la mayor parte de las veces, está a cargo del área de Recursos Humanos que, con la ayuda de un OPE (organizador profesional de eventos), se encarga de proponer y llevar adelante las celebraciones y encuentros. En este esquema, es muy importante el rol del sector de Comunicación Interna, encargado de que ningún empleado ni directivo se quede afuera de las iniciativas.

Por eso me pareció interesante comentarles hoy que, el 17 y 18 de septiembre, se desarrollará en el país el 8° Foro de Comunicación Interna. Organizado por Forum-Redquorum Conferencias, este año contará con un programa regional, en el que disertarán los profesionales más reconocidos de empresas multinacionales de la Argentina, Chile, México, Venezuela, Brasil y Perú.

Patricia Canossa, productora del encuentro, explicó por qué se eligió Buenos Aires para el congreso de 2014: “¿Qué mejor escenario sino Argentina, donde el devenir diario necesita un referente de comunicación inspirado, creativo, infatigable, que no decaiga frente a la falta de credibilidad o la desmotivación general?”.

Comin-Forum

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Solidaridad en los eventos: Proyecto Plato Lleno

Hoy quiero hablarles de una iniciativa que, al llegar a mis oídos, me sorprendió gratamente. Se trata del Proyecto Plato Lleno, un emprendimiento que comenzó en enero de 2013, ya intervino en cinco fiestas y que, básicamente, tiene como objetivo que “la comida que sobra en un evento no se tire”.

Para poder interiorizarme un poco más, hablé con Alexis Vidal, organizador de eventos e ideólogo del proyecto junto a la agencia de eventos sustentables GettingGreen. Según comentó, Proyecto Plato Lleno es la primera iniciativa sin fines de lucro a nivel local que busca dar un destino a los alimentos elaborados en eventos, usualmente desechados al finalizar los mismos. “Es un emprendimiento voluntario, ya que tanto Sabrina como Paula y yo seguimos, al mismo tiempo, trabajando en nuestras iniciativas laborales”, cuenta Alexis.

Este programa da destino a alimentos elaborados que son desechados al finalizar el evento por ser excedentes (aproximadamente el 5% del total de la comida de un evento termina en la basura),  trasladándolos a un hogar o institución de niños, adultos o ancianos, quienes reciben el equivalente de al menos­ un almuerzo, merienda o cena. Las donaciones se realizan de manera anónima y de buena fe, ya que aún en nuestro país no existe una ley que limite la responsabilidad civil de los donantes de alimentos.

Plato Lleno

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Salta apuesta al turismo de reuniones

Hace unos días visité la provincia de Salta. Fui invitada por AOCA – Asociación Argentina de Organizadores y Proveedores de Exposiciones y Congresos, como hosted buyer, es decir, como profesional especializada en eventos corporativos y potencial comprador.

Allí conocí a la Lic. Pía Caso, Coordinadora de Salta Convention & Visitors Bureau. Con ella dialogué acerca de las posibilidades que ofrece Salta como sede de eventos.

“Desde que se comenzó a implementar el Plan de Turismo de Reuniones a nivel nacional en el año 2008, el crecimiento en el sector de reuniones fue abismal. En el caso de Salta, el SC & VB fue constituido en el año 2007, y es desde ese momento que ha trabajado incansablemente para, en primer lugar, concientizar al destino sobre esta rama del turismo, y luego, trabajar en pos de que Salta sea sede de distintos eventos, promocionando el destino mediante la participación en ferias nacionales e internacionales del sector, y sobre todo trabajando en equipo con quienes se trasforman en ‘Embajadores salteños’, a quienes acompañamos en todos los ítems del proceso de postulación”, explicó la experta.

En ese sentido, destacó la importancia de la coordinación entre el sector público y el privado para que esta área del turismo funcione aceitadamente. “En Salta trabajamos en conjunto el sector público con el sector privado, lo cual es fundamental para lograr un crecimiento sostenido y a largo plazo. Tenemos como socias a 75 empresas las cuales nos acompañan y están siempre presentes en las acciones que desarrollamos. Decimos que Salta ha crecido en el sector porque ha logrado coordinar a todos los actores”, sostuvo Pía.

Hosted Buyer 2014

 Aquí nosotros, los Hosted Buyer Continuar leyendo

Nuevos eventos: “Tu serie favorita”

Desde hace casi una década, el cine comenzó a pelear su reinado con las series de televisión. Así como en los 90 vimos cómo algunos programas estadounidenses copaban nuestra pantalla e interés, hacia el 2000 y con la extensión de la TV por cable las series se convirtieron en amas y señoras de las tarde-noches hogareñas. Las hay de suspenso, terror, policiales, comedias y románticas. Y como toda nueva tendencia, los organizadores de eventos debemos estar atentos: lo que gusta a muchos puede ser una buena alternativa para ofrecer originalidad a nuestros clientes.

Por eso, “tu serie favorita” es hoy uno de los servicios más pedidos a los OPE. Organizar un evento temático, ya sea en el marco de una fiesta de fin de año o como actividad de motivación del personal, es no sólo original sino también divertido.

Mi primera recomendación, antes de embarcarse en un evento temático de este tipo, es hacer una breve encuesta a los empleados quienes, al fin y al cabo, serán los últimos destinatarios de la actividad. Para que el disfrute -en el caso de una fiesta de fin de año- o los objetivos planteados -incentivo- tenga alcance, es importante saber de qué series son seguidores. Realizar un ostentoso montaje de Game of Thrones cuando sólo una minoría es fan de la serie deja de tener sentido.

Por otra parte, es fundamental hacer hincapié en la ambientación. En este punto, recomiendo asesorarse con un profesional, ya que si el fin de la empresa es armar un evento temático que se mantenga en la mente de los participantes, es central que el interior del espacio sea acorde a la serie elegida y que no queden detalles librados al azar. Mozos y demás empleados, invitaciones e incluso vajilla deben ser acordes al tema elegido.

Una fiesta de fin de año puede también incluir un video temático en el que se vea el día a día de la compañía, así como también las metas a futuro de la misma, con la banda sonora de la serie escogida. Incluso, los empleados que se animen pueden hacer un pequeño acting de apertura de las imágenes. Si el presupuesto es algo mayor, puede contratarse un grupo de actores o acróbatas para que realicen alguna performance en vivo relacionada con el tema en cuestión.

Friends

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