5 tips para organizar un congreso inteligente

Si intentamos proyectar cómo será la organización de eventos corporativos en un futuro no muy lejano, vamos a encontrarnos con que ningún congreso será exitoso si no lo volvemos inteligente. ¿Y qué significa esto? Que debemos salir de a poco del lugar de confort para lanzarnos en experiencias serias, innovadoras y que apunten a un fin último, que es la difusión.

Pero, ¿qué debe tener un smart-congress? Estos son sus pilares fundamentales:

1. Accesibilidad: todo el mundo -o, al menos, la totalidad de nuestro público target- tiene que poder participar del congreso si así lo desea. Para ello, las pautas van desde una organización pensada para diferentes capacidades -rampas, espacio para movilizarse en sillas de ruedas o muletas especiales, textos en braile y/o material auditivo y visual paralelo- hasta la implantación del streaming para que todos aquellos que no puedan acercarse puedan seguir las conferencias online y en tiempo real -puede agregarse un archivo en nuestra página con los videos de las disertaciones post evento-. También la disposición de vehículos para trasladar a los participantes al lugar del evento es muy importante.

2. Tecnología de punta en pos de la sostenibilidad: el cuidado del medio ambiente es uno de los aspectos más buscados hoy por los clientes que desean organizar un congreso.

3. Networking: un evento corporativo será exitoso si cuenta con espacio para que los asistentes compartan e intercambien ideas y experiencias y se interrelacionen.

Sheraton Pilar

 Sheraton Pilar Hotel & Convention Center

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El mundo de los eventos paraguayos

Hace unos días tuve la posibilidad de tener una charla íntima con mi colega paraguaya Liz Vázquez, organizadora de eventos a quien conocí hace ya 4 años. A continuación, reproduzco nuestra conversación para que puedan interiorizarse de cómo es el trabajo de un OPE en Paraguay:

¿Qué tipos de eventos son tendencia hoy en Paraguay?

En el Paraguay sigue el formato tradicional, aunque están ganando su lugar las bodas al aire libre con la puesta del sol, con un cocktail previo, así como también las bodas de destino a través de agencias de viajes en lugares como Cancún y Punta Cana.

¿Cuál es el rol del organizador allá?

Mi rol es en principio tratar de diseñar el concepto del evento a desarrollar, intentando conciliar las variadas ideas que pudieran haber entre los clientes y organizadores, contratar a diferentes proveedores, agendar las reuniones de los clientes con los proveedores seleccionados, luego planificar el montaje, armar el timing y coordinar ese día desde temprano hasta que finaliza el evento, cuando tienen lugar nuestras acciones post evento.

Liz - Foto Artemio Rojas

 Liz Vázquez (Foto: Artemio Rojas)

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¿Cómo hago crecer mi empresa?

Al inicio de un emprendimiento, la mayor parte de actividades están a cargo del propio emprendedor. Una vez superada la etapa inicial de puesta en funcionamiento del proyecto, se continúan las tareas de organización interna, inscripciones administrativas, habilitaciones y permisos, campañas de marketing, ventas, contrataciones y varios etcéteras más. En estas etapas iniciales, el papel del emprendedor es fundamental, ya que es quien impulsa el crecimiento del proyecto gracias a su liderazgo y visión.

Ahora bien, cuando el éxito se hace presente, necesariamente se experimenta un crecimiento de demandas que superan en dimensión la capacidad del emprendedor individual. Llegado a ese punto crítico, es necesario plantearse cómo seguir avanzando para mantener el proyecto en marcha y lograr mejores resultados.

“Existen diversas maneras de impulsar el crecimiento de una empresa, como la reinversión de capital por parte del propio empresario o el pedido de préstamos privados o bancarios a tasas competitivas. Pero además de estas formas tradicionales, las cuales muchas veces no resultan suficientes para la obtención de la inversión necesaria, también se presenta la posibilidad de que el propio empresario atraiga inversiones privadas a su emprendimiento”, señala la doctora Carla Vaccaro.

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Los 10 errores que pueden surgir en un evento corporativo

Una de las tareas de los OPEs es tratar de que los inconvenientes a la hora de realización de un evento sean mínimos y, en un punto, se tornen “invisibles” para cliente e invitados. Si bien esto se logra con mucha concentración, profesionalismo y, sobre todo, experiencia en el mundo de los eventos, es importante tener siempre en vista los problemas más comunes que suelen presentarse durante un encuentro corporativo, para poder así anticiparnos y evitarnos un dolor de cabeza.

Los 10 errores que pueden empañar nuestro evento son:

1)      Que el disertante o artista no llegue al horario pactado.

2)      Que el sonido, generalmente el micrófono, funcione mal.

3)      No respetar la agenda del evento. Por ende, pasar de largo un coffee break.

4)      Que no funcione el aire acondicionado frío/calor.

5)      Que se corte la luz y no tengamos contratado el grupo electrógeno.

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Últimas tendencias en Baby Showers

El Baby Shower, costumbre extranjera que celebra la futura llegada de un nuevo ser a este mundo, se ha instalado en la Argentina hace ya cerca de una década, y al parecer vino para quedarse. Es por eso que los OPE debemos estar siempre actualizados para ofrecer a nuestros clientes lo último en actividades, juegos y presentes para que su fiesta sea única. “Las tendencias de eventos las equiparo con las tendencias en la moda. Año a año colores, texturas y diseños cambian. En los eventos sucede lo mismo y como buenas OPEs debemos estar a la vanguardia, conocer antes que el público las novedades del mercado y trasladar a nuestros eventos las tendencias”, comenta Antonella Di Pietro, productora y organizadora de eventos y especialista en Baby Showers, con quien he tenido el gusto de trabajar varias veces.

Cuando hablamos de “novedades” en una fiesta de este tipo nos referimos a los nuevos productos en pastelería, juegos, horarios para invitar a disfrutar de la fiesta, participaciones y entretenimiento digital, por ejemplo.

En cuanto a lo que debemos tener en cuenta a la hora de pensar en un Baby Shower moderno, Antonella nos ofrece tres tips:

1. Buscar un hilo conductor para ambientar y desarrollar la temática del festejo;

2. Destacar el nombre del bebé y su mamá en los productos, ya que “personalizar los detalles logra transmitir los sentimientos del festejo”;

3. Contratar a una coordinadora de actividades y timing para disfrutar de la tarde de amigas sin tener que estar pendientes de la organización.

Baby Shower Pía Slapka

 Baby Shower Pía Slapka, por Antonella Di Pietro

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6 ideas originales para eventos que dejó el Gastrofestival

El Gastrofestival es un evento que tiene lugar en Madrid, España, cada año. Durante dos semanas, el mejor arte culinario internacional se inserta en restaurantes, tiendas, museos e incluso en la vía pública, con talleres, degustaciones, rutas y precios en promoción en distintos establecimientos, actividades en galerías y teatros, almuerzos y cenas temáticas y muchas otras intervenciones. El cine, la moda, la cultura, la salud y la gastronomía se unen para ofrecen a locales y turistas un escenario que activa los sentidos.

Este año, el Gastrofestival tuvo lugar entre el 31 de enero y el 15 de febrero. Y entre tantas iniciativas que pudieron apreciarse, rescaté seis originalidades aplicables a nuestro mundo de los eventos. Ellas son:

- El “food porn”: es una tendencia cada vez más fuerte en Europa, que apunta al deseo irrefrenable que sentimos de inmortalizar ciertos platos. La también llamada “gastrofoto” tuvo mucho éxito en el festival: incluso la librería A Punto (especializada en temas culinarios y de gastronomía) organizó un concurso de imágenes de platos degustados en la feria. Una buena idea es proponer a los invitados a nuestro evento que fotografíen parte del catering y que compartan la pic en las redes sociales bajo un determinado hashtag. Alternativa original para difundir nuestro evento.

- Flores comestibles: fueron una de las estrellas del Gastrofestival. Se trata de adornos que, a la vez, pueden ser parte del catering como aperitivos. La florería Fransen et Lafite organizó una degustación: una experiencia puramente sensorial.

florescomestibles

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Eventos: ¿Cómo se construye un recuerdo?

Varias veces les comenté que el éxito de un evento radica en que los asistentes “se lleven algo” de él, es decir, que lo que viven quede sellado en su memoria como un buen recuerdo. (De más está decir que, en el caso de los eventos corporativos, esto es fundamental para que la marca quede asociada a valores positivos).

Pero, ¿cómo funciona el cerebro a la hora de hablar de aquello que atesorará por siempre o, al menos, por un largo tiempo? Para echar un poco de luz a esta cuestión, contacté al doctor en Biología e investigador del Conicet Diego Golombek. “El mundo de la memoria es maravilloso, pero aún no lo conocemos del todo”, me aclara en principio.

Y explica: “La memoria se basa en una propiedad del cerebro llamada neuroplasticidad: las neuronas y sus conexiones pueden cambiar con la experiencia. Así, establecer un recuerdo tiene que ver con cambios en la actividad de circuitos neuronales”.

Recuerdos

“La memoria -prosigue- tiene varias fases, desde la de corto plazo (aquella que necesitamos para funcionar normalmente; saber qué letra acabamos de leer, qué palabra nos acaban de decir, etcétera) que, si no pasa por un proceso de consolidación, se olvida de inmediato. En esta memoria podemos ‘guardar’ hasta alrededor de 7 conceptos, palabras, números. Podemos pensar en la consolidación como en la repetición de algo (un número de teléfono, por ejemplo) hasta que deja su huella para ser recordado, y así pasa a la memoria de largo plazo”. Es decir, se ha creado una nueva conexión neuronal.

Por otro lado, sostiene Golombek, hay memorias declarativas, las que necesitamos para contar una historia, y de procedimiento, es decir, “aquellas involucradas en hacer algo, como andar en bicicleta”. Continuar leyendo

¿Cuánto contamina tu evento? La huella de carbono

En la actualidad, una de las premisas más importantes que los OPE debemos tener en cuenta a la hora de planificar un evento es el cuidado del medio ambiente. Esto es, asimismo, un aspecto en el que los clientes ponen cada vez mayor énfasis a la hora de coordinar el plan de acción con nosotros, los profesionales. En este marco, siempre son importantes las estrategias de trabajo en base a las llamadas 3R” (reciclar, reducir y reutilizar), como el empleo de luces de bajo consumo y/o aprovechamiento de la luz natural, el uso reducido de papel y el control en el manejo de canillas y basura.

No obstante, es importante que quien nos contrata pueda tener, una vez finalizado el evento, información fehaciente acerca de cuánto contaminó -o no- su entorno. Para ello, debemos apelar al concepto de huella de carbono, que remite al impacto total que nuestra fiesta, encuentro o congreso tiene sobre el clima en relación a la liberación de gases de efecto invernadero (GEI) a la atmósfera. Es decir, la cantidad de dióxido de carbono (CO2) que genera el evento.

La huella de carbono debe medirse y controlarse en todas las etapas de la organización del evento (diseño, preparación, montaje, desarrollo, desmontaje). Para ello, tenemos que tener en cuenta tres parámetros de alcance de la emisión de GEI:

1. Emisiones de alcance 1 (o emisiones directas): son las que provienen de fuentes que están bajo el control estricto del evento, como por ejemplo las de los grupos electrógenos que se instalan en los escenarios. En ellas el propio evento puede echar mano para reducir las emisiones.

CO2

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Hacé de tu evento una película

En la organización de eventos, como en cualquier trabajo, es muy importante saber objetivamente qué se quiere hacer. Con la práctica establecemos una rutina de planificación, que se perfecciona por medio del ensayo y error y lleva a que podamos prever cuándo un evento va a ser exitoso. Claro que existen los imponderables; la idea, siempre, es estar preparados para controlarlos.

Una de las formas de estructurar un evento que, de a poco, se está convirtiendo en tendencia a nivel mundial es la que imita a una película o novela. Ambas cuentan con un armazón narrativo básico, una línea argumental nacida hace siglos. Algunos autores la llaman “la semilla inmortal” o “el viaje del héroe”. Se trata de organizar nuestra conferencia o evento de incentivo siguiendo un guión preestablecido con un principio, un nudo y un final.

Si queremos armar nuestro evento de esta manera, debemos seguir los siguientes pasos:

- Preludio: es la “introducción al evento”. Algunas opciones son un corto video institucional; un espacio con música y ambientación acorde a “lo que se viene”.

- Presentación: también llamada “¿cuál es el problema?”. Aquí, un locutor o uno de los directivos de la firma convocante agradece a los invitados su presencia y les cuenta, brevemente, por qué están allí.

- Elaboración: a continuación, comienza el proceso de pensar cómo encarar ese problema, cuáles son sus ventajas y sus puntos débiles. Si la intención es una participación plena de los invitados, el coach o moderador -de acuerdo al tipo de evento del que estemos hablando- va a guiar a los presentes en este punto. Si, en cambio, es una conferencia o encuentro más formal, este paso puede incluirse en el primer discurso de alguna de las autoridades.

Película

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Sostenibilidad ¿Cómo organizar un evento en un entorno natural?

El verano es una excelente época para llevar los eventos fuera de los muros de salones y hoteles. El buen tiempo y los días más largos estimulan la creatividad de los Organizadores de Eventos, en pos de nuevos paisajes y espacios para montar fiestas, congresos y reuniones de incentivo. Es por ello que aparecen como opciones entornos naturales, más allá de los ya casi institucionalizados campings o quintas privadas. La playa, la montaña y el bosque se transforman, entonces, en alternativas originales, sobre todo cuando los eventos son orientados a lo deportivo.

No obstante, ante la posibilidad de elegir una de ellas para nuestro evento, debemos tener en cuenta ciertos cuidados especiales para que el medio ambiente se vea lo menos afectado posible, en especial porque se trata de lugares que, naturalmente, no reciben este tipo de eventos.

Lo primero que recomiendo es contratar a un especialista para que nos asesore. Biólogos, ambientólogos, geólogos y otros expertos del ramo tendrán todas las herramientas para ayudarnos a prevenir el impacto en favor de una organización sostenible.

Junto a ellos se deberá analizar qué factores del entorno podrían verse afectados:

- Flora: averiguar si hay masas de vegetación cercanas que podrían ser influenciadas por el evento, como matorrales, pastizales o bosques.

- Fauna: analizar no solo qué especies habitan en la zona sino también si ésta es área de paso o tránsito de otras. También estudiar si el evento podría afectar su ciclo biológico, es decir, si coincide con épocas de reproducción o parto.

- Agua: analizar si existen recursos hídricos que podrían verse afectados, como ríos, arroyos, albercas, etcétera.

Sostenibilidad

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