Las 3 necesidades del participante en un evento

Los asistentes a eventos corporativos -sean éstos más o menos formales; conferencias, presentación de productos o encuentros de incentivos- atraviesan distintos estados emocionales durante su estadía allí. Varios profesionales han dado cuenta de ello. Y como nuestra intención es mantener a esa persona involucrada en lo que está viviendo, con su atención puesta en ello, debemos tener en claro cuáles son estos sentimientos para poder adelantarnos, explotar al máximo la experiencia y, en última instancia, lograr nuestros objetivos como Organizadores.

El libro Guide to Corporate Event Design: From Technology Fundamentals to Scenic and Environmental Design, del autor especialista en eventos Troy Halsey, detalla los tres estados por los que puede pasar el asistente en un evento, y las necesidades que experimenta en cada uno de ellos:

1) Estado de inmediatez: se trata de aquellas necesidades que le surgen al asistente en forma urgente y que no puede esperar para satisfacerlas. Hambre y/o sed; intención de utilizar el baño, conectarse a internet o cargar su teléfono móvil son algunas de ellas. El OPE debe tenerlas en cuenta para planificar el evento de tal manera que pueda satisfacerlas lo más rápido posible. Carteles indicadores; un catering estratégicamente ubicado y al que pueda accederse cada cierta cantidad de tiempo; varios enchufes a la vista, Wi-Fi libre y con la contraseña en poder de los asistentes y computadoras para el uso de los presentes con algunas sencillas soluciones. Todo esto, por supuesto, debe ser correctamente informado a los invitados de antemano.

Participantes

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Tucumán y un exitoso 2014 como sede de eventos

Esta semana quisiera seguir un poco con la tónica de los eventos en destinos alejados a mi Buenos Aires. Esta vez los invito a viajar a la provincia de Tucumán. Allí funciona el Tucumán Convention & Visitors Bureau, una iniciativa privada -pero con un estrecho lazo con el sector público del turismo local- que dedica sus esfuerzos a promover esa plaza como sede de eventos de carácter regional, nacional e internacional.

¿Qué ofrece Tucumán a los OPE y participantes de congresos y encuentros? Paisajes únicos, una gastronomía de excelencia -con centro en sus famosas empanadas-, historia y, sobre todo, una infraestructura acorde a eventos de gran porte, nacionales e internacionales. Bajo el lema “Tucumán: Destino Natural”, el Estado y los privados promocionan la provincia y la ubican a la vanguardia del turismo receptivo.

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2015: lo que viene en el mundo de los eventos

Con febrero casi entre nosotros, el comienzo de una nueva temporada de eventos corporativos ya está a la vuelta de la esquina. Es por eso que quería contarte hoy cuáles son las últimas tendencias, aquello que no deberá faltar y lo que habrá que tener en cuenta a la hora de planificar nuestros lanzamientos de productos, eventos de motivación del staff, congresos y fiestas:

- ¡A participar!: en este 2015, los invitados y asistentes tendrán voz en los eventos. Gracias a las ventajas que nos ofrecen las nuevas tecnologías, podrán opinar, votar y decidir sobre cuestiones que hacen al armado o la grilla, además de preguntar cuanto crean necesario a los organizadores. Incluso, en algunas cuestiones -como, por ejemplo, la elección del menú- podrán tomar el control. Todo esto permitirá que hagan más suya la experiencia del evento.

- Apuesta a la improvisación: si bien el nuestro es un sector en el que tener todo bajo control es casi primordial, dar espacio a lo inesperado, a lo casual, a aquello que sorprenda -a los asistentes sobre todo- va a ser una de las llaves para el éxito de los eventos.

- Espacios con personalidad: si la intención del OPE es crear nuevas experiencias, una de las herramientas a las que deberá apelar es a la reinvención de espacios, a la utilización de lugares conocidos pero con otros fines o de aquellos que nada tienen que ver con nosotros o el cliente pero que pueden aportar un plus de originalidad y transmitir algo nuevo.

- Localización al minuto de los asistentes: las nuevas tecnologías nos permiten saber qué hacen y dónde están los participantes durante un evento. Así, podremos ofrecerles información de acuerdo a las necesidades de cada momento.

- Sponsors como generadores de experiencias: cada vez más los patrocinadores buscan participar en eventos, a mediana o gran escala, así como también los OPE están cada vez más abiertos a incluir a grandes firmas en su planificación. Esta unión será uno de los pilares de los eventos 2015.

2015

- Feedback: así como será importante para la organización de un evento la participación de los asistentes, también será central conocer su opinión luego del mismo. Por eso, todas las herramientas que recojan datos tras los encuentros deberán apuntar a información precisa que luego pueda utilizarse en futuras citas.

- ¡Que fluya el networking!: la conexión entre los asistentes irá más allá de las apps y las redes sociales que se utilicen en el evento. Y el organizador tendrá un rol fundamental para que el networking fluya y se facilite el contacto. El participante del evento no sólo deberá volver a su casa con tarjetas, números de teléfono o sugerencias para contactar en las apps, sino con la experiencia de haber conocido a personas con valor. Continuar leyendo

El turismo de reuniones argentino, en la mira de China

Hace un par de meses se realizó en Beijing, China, la CIBTM -China Incentives, Business, Travel & Meetings-, una exposición que se lleva a cabo anualmente en el Centro Nacional de Convenciones de esa ciudad. Ésta actúa como plataforma para reunir a los principales proveedores del mundo de la industria del turismo de reuniones con compradores de primer nivel , con un fuerte poder adquisitivo, del mercado asiático. Si bien cada año las agendas de reuniones son pre-acordadas, suelen surgir encuentros espontáneos en cada stand, debido al gran volumen de asistentes calificados.

En la edición 2014, la Argentina ocupó un amplio sector, del que participaron varias provincias que intentan posicionarse como destino mundial del Turismo MICE. Todas ellas ofrecieron no sólo folletería, en la que destacaban sus ventajas en el área de organización de eventos corporativos, sino también artesanías típicas de cada región.

Tuve la suerte de poder charlar con Carolina González Otharán, gerente del Iguazú Convention Bureau, quien me comentó cómo fue la experiencia de representar a Misiones en tierras orientales. “Se percibió un alto estándar económico entre los hosted buyers y visitantes espontáneos que consultaron por Iguazú. Muchos de ellos representan empresas de Incentivos y de Turismo Corporativo, pero también a asociaciones de profesionales (específicamente médicos), organismos gubernamentales y medios de prensa locales”, explicó.

China

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Misiones, destino exótico para el turismo de reuniones

La semana pasada hablamos de una compañía mexicana, Alltournative – Expediciones Arqueológicas, que se dedica a organizar viajes cuyo principal objetivo es relacionar a los visitantes con las comunidades mayas de la zona y la naturaleza que las rodea. Un poco más cerca nuestro, en la provincia de Misiones, descubrimos que el turismo de negocios también está empapado de tradición y cuidado del medio ambiente.

Este año tuve el placer de charlar con Carolina González Otharán, Gerente del Iguazú Convention Bureau, quien me comentó cómo la ciudad misionera de Puerto Iguazú se ha volcado, en los últimos años, a atraer el turismo de reuniones. “Puerto Iguazú es un destino que viene trabajando sostenidamente en el segmento MICE (Meetings, Incentives, Conferences and Exhibitions); tiene una amplia trayectoria en viajes de incentivo y team building en locaciones naturales imponentes, infraestructura hotelera, gastronómica y para eventos de primer nivel, así como un gran equipo de profesionales experimentados”, me comentó Carolina.

En cuanto a la logística, gracias a su ubicación estratégica en una triple frontera  permite la conectividad aérea con tres aeropuertos internacionales ubicados a muy poca distancia entre ellos, pasos fronterizos ágiles y la posibilidad de realizar compras libres de impuestos en el Duty Free Shop Puerto Iguazú, “galardonado en tres oportunidades como el mejor del mundo por Frontier Awards”, indicó.

Sheraton Iguazú

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Viajes de incentivo “verdes”: el ecoturismo

Ya hablamos en varias oportunidades de la importancia de eventos de incentivo orientados al staff de nuestra empresa. Se trata de actividades que buscan fomentar en los empleados de una firma el compañerismo, el liderazgo y el trabajo en equipo, y que pueden tomar varias formas: desde pequeños encuentros in company hasta jornadas completas al aire libre o, incluso, viajes más extensos.

Esta última opción es de la que quiero que charlemos hoy. Los viajes de incentivo tienen los mismos objetivos que cualquier otra actividad de motivación del personal. Pero, obviamente, requieren de otra logística y presupuesto: movilizar a parte o todo nuestro staff por un fin de semana o una semana completa no está al alcance de todas las compañías. Sin embargo, es una alternativa muy valedera, que además aporta otros condimentos a los participantes.

A principios de noviembre se realizó ICOMEX, en la Ciudad de México. Asistí como Hosted Buyer junto a Agostina Fasanella, directora de Liderarte Consultora. Allí conocí al equipo de Alltournative – Expediciones Arqueológicas, una compañía de turismo que ofrece expediciones y excursiones de aventura en la Riviera Maya.

Alltournative

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El coaching, la estrella de los eventos corporativos de fin de año

Varias veces hablamos de la importancia de las actividades de coaching para el staff de nuestra empresa. El liderazgo, la comunicación y la motivación son los pilares de todo trabajo que se haga con el equipo. De allí que lo fundamental sea el rol del profesional contratado, es decir, de un coach certificado para lograr que la actividad sea efectiva.

En general, se trata de eventos que se realizan durante todo el año laboral. Pero… ¿por qué no incluirlos en una fiesta corporativa de fin de año? Si bien se suele pensar en ellas como momentos de distención y de “escape” de la rutina, el coaching puede ser un buen aliado en medio de la diversión.

Hace unos días, organizamos el cierre de año de la firma Full Congress, propiedad de Claudio Juárez, uno de los emprendedores exitosos que conozco. “Me lo sugirió mi socia, Evangelina Ricci, ya que había conocido a un coach durante una importante feria del mercado. Ella cree mucho en el coaching. Y entonces decidimos armar el evento de fin de año de Full Congress e incluir coaching para probar… Me pareció interesante, movilizante! Y divertido”, cuenta Claudio.

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La actividad estuvo a cargo del Business Coach Dante Ribulotta, Director y Fundador de Liderarte Consultora. ”Realizamos un muy buen workshop con el equipo de Full Congress, en el que trabajamos cuestiones de escucha y comunicación efectiva, trabajo en equipo y coordinación de acciones, habilidades esenciales para el logro de resultados extraordinarios”, explicó el especialista. Continuar leyendo

:: Neuromarketing en los regalos corporativos ::

Como cada fin de año, las empresas tienen en sus manos la tarea de organizar tanto el evento anual para empleados y clientes como la decisión de qué va a obsequiarles a ellos y a los potenciales socios o compradores. Los regalos empresariales no son objetos para tomar a la ligera, ya que se convertirán, al menos por el tiempo en que se mantengan con el destinatario, en la cara de la compañía. De allí su importancia.

Se ha comprobado que la mayoría de las decisiones que tomamos en nuestra vida diaria son inconscientes, y responden a una serie de factores externos de los que prácticamente no nos damos cuenta. La neurociencia es la ciencia que estudia y mide los impulsos cerebrales y las respuestas neurofísicas del ser humano al ser expuesto a diferentes estímulos, productos, publicidades, sitios web o, simplemente, colores y formas. Hace varios años, las grandes marcas y empresas han puesto a trabajar a neurocientíficos con sus especialistas en marketing, con el fin de que generar todo un plan de comunicación efectivo: ya no alcanza con crecer y vender mucho, es necesario transmitir seguridad, confianza y experiencia tanto para fidelizar clientes como para captar nuevos.

Frente a esta situación, los regalos empresariales se ubican en el centro de la estrategia. Vincularán a su poseedor con la marca -verán día a día nuestro logo en tasas, pen drives, gorras y mouse pads-. Y queremos que esta relación sea positiva. Por eso, y en plena época de planificación de qué objetos corporativos vamos a entregar este fin de año, les acerco algunos tips a tener en cuenta:

Neuromarketing

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Identificadores de copas, detalles para un evento único

Varias veces hablamos de la importancia del catering en los eventos, tanto corporativos como sociales. Se diría que es una de las bases para que éste sea un éxito. Por otra parte, la creatividad también tiene que estar a la orden del día si lo que buscamos es dejar huella en la memoria de los asistentes. Hace un tiempo conocí a Cecilia Polla, una emprendedora que, con una idea original, logró plasmar en un objeto -o, mejor dicho, un grupo de ellos- estos dos pilares fundamentales de la organización de una fiesta o reunión. Me refiero a los identificadores de copas.

Pero, ¿qué es un identificador de copas? Creo que la mejor manera de explicarlo es apelando a su función: evitar que la copa de una persona se confunda con la de otra. Así de sencillo. Así de innovador.

“Mi empresa se llama Buinzan. Comencé con ella en 2011″, me contó Cecilia en Expo Vinos al Río, evento que tuvo lugar en el Hotel Intercontinental de Nordelta hace algunas semanas y al que asistió para mostrar sus productos. Y, como todo emprendimiento propio, nació de una idea inspiradora en un momento muy especial en su vida.

“Podríamos decir que fueron dos motores los que impulsaron la creación de Buinzan. Por un lado, con el nacimiento de mi segundo hijo dejé de trabajar en relación de dependencia. No me hacía feliz el trabajo que realizaba, hacía años que me quejaba y buscaba un cambio. Y por el otro, un día mi marido trajo a casa un set de identificadores de copas como una novedad para nosotros. Me encantó la idea de no perseguir más a mi copa, pero no me convencía el material con el que estaban elaborados (goma eva). Fue así como para un aniversario de bodas, pensando en el regalo para hacerle a mi marido, se me ocurrió armar identificadores de copas con iniciales”, relató luego.

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Así, una mañana, de vacaciones en el campo, se despertó decidida: iba a armar su PyME de identificadores de copas. “Pero eran todas ideas, nada tangible -continuó-. Entonces empecé el camino del desarrollo del producto, packaging, marca, etcétera”.

De a poco, esta licenciada en Comercio Internacional -“carrera que me encanta, pero con la que no logré posicionarme en un puesto que me diera satisfacción”, aclara- comenzó a volver realidad su sueño. Y hoy está inmersa en el mundo de los eventos, con un producto cuidado que aporta distinción y originalidad y que también es una excelente opción al momento de pensar en regalos empresariales. Continuar leyendo

4 pasos para medir el éxito de tu evento

Cuando uno tiene ante sí la organización de un evento, son muchas las aristas que debe tener en cuenta para que todo salga de acuerdo a lo deseado. Pero, luego de su realización, las discusiones acerca de si fue un éxito o no, o si se alcanzaron los objetivos, suelen ser moneda corriente. Entonces, ¿cómo podemos cuantificar o medir sus resultados?

Aquí les dejo cuatro pasos a seguir para que la etapa de “conclusiones” no genere tensiones entre el OPE y su cliente:

1. Establecer el punto de partida: para saber si se ha llegado al punto deseado, con antelación debe determinarse desde dónde se parte.

2. Definir de manera clara los objetivos: este paso es la piedra fundamental. Si se sabe de manera clara, precisa y sencilla qué es lo que se busca, y se trata de metas que pueden medirse, a la hora de sacar conclusiones de lo sucedido todo será más fácil. Además, el establecimiento de objetivos claros permite la reducción de costos en la planificación.

3. Segmentar y aislar el evento: si bien esto es difícil, no es imposible. Puede, por ejemplo, hacerse una encuesta post evento a un grupo de asistentes y compararla con la misma encuesta pero realizada a personas que no participaron (esto es muy útil en eventos de lanzamiento de productos). También puede hacerse un relevamiento de mercado entre personas del grupo etario al que apunta el evento una semana después de realizado (esto es aplicable, por caso, a eventos públicos de magnitud, realizados al aire libre).

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SHE Entrepreneur en Areatres Workplace

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