Cómo prolongar la vida de tu evento

Un evento no termina cuando el último invitado deja el lugar, aunque así lo parezca. Al caer el telón, comienza la fase del post evento, que consiste en afianzar el mensaje que se lanzó, consolidar la comunidad que se formó y prolongar la experiencia que se ha vivido.

Estas son algunas maneras prácticas de prolongar la vida de tu evento:

- Difundí contenidos en las redes sociales: no se trata sólo de subir fotos: incluí videos, artículos con “lo mejor” del encuentro, resúmenes de las disertaciones, notas sobre aquello que nos quedó como experiencia… E incita a los invitados a subir su propio material y contar sus historias.

- Subí a la página del evento y a las redes sociales las presentaciones: los PowerPoint y demás material que haya sido utilizado por los disertantes debe ser subido a la web. Así, los participantes podrán repasar lo que vieron, y aquellos que no fueron verán lo que se perdieron y no faltarán a la próxima convocatoria.

- Analizá el impacto online de tu evento: hoy internet ofrece distintas herramientas para medir los movimientos en la web. Así, podés apelar a las métricas de Facebook, las analíticas de Twitter, obtener el número de hashtags con herramientas como Tweetreach o Storify o verificar las visitas a la web de tu evento con Google Analytics, así como conocer qué páginas fueron las más vistas durante los días del encuentro.

- Conocé el feedback de manera cualitativa: lanzá encuestas para medir el nivel de satisfacción de los asistentes al evento: qué fue lo que más les gustó, qué cambiarían y si tienen la intención de participar en próximos encuentros. La encuesta puede ser subida a la web, a las redes sociales o ser enviada por mail.

POST EVENTO

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Los videos divertidos también son patrimonio de las empresas

Cuando uno habla de eventos corporativos, es frecuente que la primera imagen que llegue a la mente de quienes no conocen del rubro sea la de un salón en tonos claros, solemne, con música funcional. Y a pesar de que les conté en varias oportunidades mi experiencia como OPE en fiestas y presentaciones de este tipo, siempre apelando a la creatividad, es inevitable que el público piense en un “encuentro serio” cuando le llega una invitación de este tipo.

Para desterrar definitivamente esta idea, charlé con los ideólogos de Angry Toast, un emprendimiento audiovisual destinados a eventos sociales y corporativos, utilizando en ambos el mismo tipo de trabajo. Sí: ¡los videos corporativos pueden ser muy divertidos!

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Ser únicos, la clave: el caso The Argentine Experience

El post de hoy va a estar dedicado a un servicio gastronómico exclusivo, que se ofrece en la ciudad de Buenos Aires y tiene particularidades que lo hacen único: The Argentine Experience. Como siempre les recuerdo, como OPE debo estar al tanto de las últimas tendencias y novedades a nivel mundial, y esta vez me encontré con un restaurante cuya principal característica es la originalidad. Por eso entrevisté a su propietario, Alex Pels, que me contó un poco de qué se trata su emprendimiento:

¿Cómo surgió la idea de montar “The Argentine Experience”?

La idea detrás de The Argentine Experience era romper con el esquema de un restaurante tradicional. Para nosotros, el salir a comer todas las noches solo o en pareja sin comprender la cultura y gastronomía local no representa el espíritu de viajar, y es por eso que decidimos remplazarlo con una experiencia gastronómica nueva. Nuestro concepto incorpora lo que sentimos que todos los viajeros están buscando: buena comida, conocimientos locales, diversión y la interacción social con los demás.

 ¿Se inspiraron de alguna empresa del exterior?

El concepto es algo que se nos ocurrió a nosotros y, por eso, estamos muy orgullosos. Hoy rara vez uno se encuentra con conceptos únicos y distintos. Es por esto que nuestros clientes se sorprenden una vez finalizada la experiencia: porque nunca han experimentado algo similar. Además, es muy satisfactorio para las personas el poder haber encontrado algo fuera de lo común.

The Argentine Experience

¿Cuándo comenzó a funcionar el local?

Comenzamos a trabajar el concepto en el 2011, en un departamento de Recoleta. Tenía capacidad para sólo 10 personas. Luego de un año de perfeccionar la experiencia, recibimos inversión y nos mudamos a nuestro local actual en Palermo (Fitz Roy 2110). En tanto, el 2015 inauguramos The Thai Experience en Koh Samui, Tailandia, y esperamos poder abrir en Barcelona el año que viene.

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Bodas a medida

Uno de los temas que siempre les remarco cuando nos planteamos cómo hacer para que nuestro evento quede en la mente de los que asisten a él es la originalidad, ese disparador no esperado que descolocará positivamente a nuestro público. Y esta recomendación no remite sólo a los eventos empresariales: los sociales también pueden ser creativos. El hecho de que los invitados sean personas queridas y sepamos que están allí por nosotros no excluye la posibilidad de sorpresa; al contrario, es una muy buena manera de agradecerles su presencia.

Dentro del grupo de los OPE que ofrecen servicios especiales para eventos sociales se encuentra Tu Ceremonia, una empresa que se encarga de bodas personalizadas. Tuve la oportunidad de charlar con Javier Gerenschtein, su creador y director. Abogado, docente y oficiante, se define como una persona “creativa y apasionada”. “Me dicen que soy un descubridor de historias de amor”, apunta.

Tu Ceremonia

Vos estás especializado en un nicho específico. ¿Cómo ves el mercado este año?

Yo veo que este nicho está en constante crecimiento y este año no es la excepción. Estoy convencido que este tipo de ceremonias (no convencionales) ya dejaron de ser una moda y son una verdadera tendencia. Y hay dos aspectos que nos marcan esta circunstancia. En primer lugar, las propias parejas nos expresan que más allá de la importancia del casamiento civil y de la unión religiosa, lo que más se busca hoy es que la ceremonia sea realmente personalizada; que rescate la historia de amor que hay detrás de cada pareja. Por otro lado, en la actualidad muchísimas parejas ya consideran un despropósito hacer que todos los invitados se trasladen desde la Iglesia o la Sinagoga al salón donde después se realizará el festejo. Entonces, así como realizan la ceremonia en el Registro Civil un día de semana -y casi sin invitar gente-, también optan por pasar por la parroquia un día de semana y el día del festejo eligen una ceremonia no convencional que hable del amor, con todos los invitados y en el mismo salón.

Contame cómo fue la última boda diferente en la que participaste.

El pasado 22 de marzo tuve el placer de viajar a Villa La Angostura para oficiar una ceremonia laica de una pareja que vive en Buenos Aires pero que, como se conocieron ahí, quisieron celebrar su matrimonio en ese lugar: entre las montañas y a la orilla del lago Nahuel Huapi. Fue una experiencia especial porque, además de que el lugar y el clima se convirtieron en el escenario perfecto, hubo una energía muy linda por la hermosa historia de amor de la pareja y la emoción con que los novios se dedicaron sus votos, que hicieron llorar “hasta a las piedras”.

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¿Cómo serán los eventos en 100 años?

¿Alguna vez realizaron el ejercicio de preguntarse cómo será nuestra familia, nuestro barrio, el país o el mundo dentro de mucho tiempo? A mediados del siglo XX, los habitantes del globo imaginaban un nuevo siglo con autos voladores, vestimenta metalizada y automatización total de, incluso, los aspectos más cotidianos e íntimos de nuestra vida. Ver películas o publicaciones de esa época hablando al respecto es, hoy, muy simpático.

Ahora les propongo que nos metamos en la máquina del tiempo y viajemos al año 2115. A mí me interesaría recorrer eventos, para ver cómo hubiese sido mi vida de haber nacido una centuria después.

Según tendencias mundiales y predicciones de especialistas, el mundo de los eventos dentro de 100 años ya no será híper tecnológico. Así como ahora tendemos a incorporar cada novedad en nuestro mundo laboral para un mejor producto final, en el futuro esta etapa habrá sido superada. ¿Pero en pos de qué? Del trato interpersonal. Actualmente, ninguna herramienta obvia que en su utilización y fin se encuentra un humano: nuestro cliente, sus invitados. Eludiendo este punto vamos a estar lejos de alcanzar el éxito. En el futuro, esta postura se acentuará de tal manera que los eventos estarán instrumentalmente despojados. Serán personas frente a personas en una fiesta, un congreso, la presentación de un producto. Protagonistas y espectadores, emisores y receptores sin más que un mensaje que transmitir.

the-future

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¡Ambientá con globos!

Hoy es frecuente ver en eventos sociales una tendencia marcada a la ambientación con globos. Son partícipes casi excluyentes de cumpleaños infantiles, de 15, bodas y aniversarios. Se imaginarán que ante tamaña novedad, su traslado a la decoración de eventos corporativos no tardó en llegar.

Para contarles un poco de qué se trata el sector de la ambientación con globos, charlé con Alejandra Parra, directora de Sr. GloboDecoradora de interiores y diseñadora de mobiliario graduada en la Facultad de Bellas Artes de la Universidad Nacional de Tucumán, hace quince años que se dedica a lo que denomina su “pasión”.

Sr. Globo

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5 tips para elegir el destino de tu evento de incentivo

Las empresas apelan cada vez más a la organización de eventos de incentivo del staff, no sólo como una herramienta para apuntalar la motivación de los empleados y ver cómo funcionan como grupo por fuera de la oficina sino también, en muchos casos, como premio al desempeño. Es por ello que el destino debe ser un punto a tener muy en cuenta, ya que debe sorprender, ser atractivo y a la vez funcional a los intereses de la firma, y transmitir sus mismos valores.

En este camino de elegir un espacio para desplegar estrategias de trabajo, distención y diversión, les recomiendo tener en cuenta:

1. Los valores que transmite el destino: Algunas locaciones nos remiten a “tradición”; otras, a “glamour”, “innovación”, “diversión”, “seriedad”… Entonces, es importante que tengamos en claro qué queremos comunicarle a nuestro staff con este viaje, para buscar luego el lugar ideal. También es importante prestar atención a las posibilidades que nos da el destino para realizar acciones de RSE (Responsabilidad Social Empresaria) si es una de nuestras ideas.

Design Suites Bariloche

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5 tips para organizar un congreso inteligente

Si intentamos proyectar cómo será la organización de eventos corporativos en un futuro no muy lejano, vamos a encontrarnos con que ningún congreso será exitoso si no lo volvemos inteligente. ¿Y qué significa esto? Que debemos salir de a poco del lugar de confort para lanzarnos en experiencias serias, innovadoras y que apunten a un fin último, que es la difusión.

Pero, ¿qué debe tener un smart-congress? Estos son sus pilares fundamentales:

1. Accesibilidad: todo el mundo -o, al menos, la totalidad de nuestro público target- tiene que poder participar del congreso si así lo desea. Para ello, las pautas van desde una organización pensada para diferentes capacidades -rampas, espacio para movilizarse en sillas de ruedas o muletas especiales, textos en braile y/o material auditivo y visual paralelo- hasta la implantación del streaming para que todos aquellos que no puedan acercarse puedan seguir las conferencias online y en tiempo real -puede agregarse un archivo en nuestra página con los videos de las disertaciones post evento-. También la disposición de vehículos para trasladar a los participantes al lugar del evento es muy importante.

2. Tecnología de punta en pos de la sostenibilidad: el cuidado del medio ambiente es uno de los aspectos más buscados hoy por los clientes que desean organizar un congreso.

3. Networking: un evento corporativo será exitoso si cuenta con espacio para que los asistentes compartan e intercambien ideas y experiencias y se interrelacionen.

Sheraton Pilar

 Sheraton Pilar Hotel & Convention Center

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El mundo de los eventos paraguayos

Hace unos días tuve la posibilidad de tener una charla íntima con mi colega paraguaya Liz Vázquez, organizadora de eventos a quien conocí hace ya 4 años. A continuación, reproduzco nuestra conversación para que puedan interiorizarse de cómo es el trabajo de un OPE en Paraguay:

¿Qué tipos de eventos son tendencia hoy en Paraguay?

En el Paraguay sigue el formato tradicional, aunque están ganando su lugar las bodas al aire libre con la puesta del sol, con un cocktail previo, así como también las bodas de destino a través de agencias de viajes en lugares como Cancún y Punta Cana.

¿Cuál es el rol del organizador allá?

Mi rol es en principio tratar de diseñar el concepto del evento a desarrollar, intentando conciliar las variadas ideas que pudieran haber entre los clientes y organizadores, contratar a diferentes proveedores, agendar las reuniones de los clientes con los proveedores seleccionados, luego planificar el montaje, armar el timing y coordinar ese día desde temprano hasta que finaliza el evento, cuando tienen lugar nuestras acciones post evento.

Liz - Foto Artemio Rojas

 Liz Vázquez (Foto: Artemio Rojas)

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¿Cómo hago crecer mi empresa?

Al inicio de un emprendimiento, la mayor parte de actividades están a cargo del propio emprendedor. Una vez superada la etapa inicial de puesta en funcionamiento del proyecto, se continúan las tareas de organización interna, inscripciones administrativas, habilitaciones y permisos, campañas de marketing, ventas, contrataciones y varios etcéteras más. En estas etapas iniciales, el papel del emprendedor es fundamental, ya que es quien impulsa el crecimiento del proyecto gracias a su liderazgo y visión.

Ahora bien, cuando el éxito se hace presente, necesariamente se experimenta un crecimiento de demandas que superan en dimensión la capacidad del emprendedor individual. Llegado a ese punto crítico, es necesario plantearse cómo seguir avanzando para mantener el proyecto en marcha y lograr mejores resultados.

“Existen diversas maneras de impulsar el crecimiento de una empresa, como la reinversión de capital por parte del propio empresario o el pedido de préstamos privados o bancarios a tasas competitivas. Pero además de estas formas tradicionales, las cuales muchas veces no resultan suficientes para la obtención de la inversión necesaria, también se presenta la posibilidad de que el propio empresario atraiga inversiones privadas a su emprendimiento”, señala la doctora Carla Vaccaro.

2015

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