¿Cuánto contamina tu evento? La huella de carbono

En la actualidad, una de las premisas más importantes que los OPE debemos tener en cuenta a la hora de planificar un evento es el cuidado del medio ambiente. Esto es, asimismo, un aspecto en el que los clientes ponen cada vez mayor énfasis a la hora de coordinar el plan de acción con nosotros, los profesionales. En este marco, siempre son importantes las estrategias de trabajo en base a las llamadas 3R” (reciclar, reducir y reutilizar), como el empleo de luces de bajo consumo y/o aprovechamiento de la luz natural, el uso reducido de papel y el control en el manejo de canillas y basura.

No obstante, es importante que quien nos contrata pueda tener, una vez finalizado el evento, información fehaciente acerca de cuánto contaminó -o no- su entorno. Para ello, debemos apelar al concepto de huella de carbono, que remite al impacto total que nuestra fiesta, encuentro o congreso tiene sobre el clima en relación a la liberación de gases de efecto invernadero (GEI) a la atmósfera. Es decir, la cantidad de dióxido de carbono (CO2) que genera el evento.

La huella de carbono debe medirse y controlarse en todas las etapas de la organización del evento (diseño, preparación, montaje, desarrollo, desmontaje). Para ello, tenemos que tener en cuenta tres parámetros de alcance de la emisión de GEI:

1. Emisiones de alcance 1 (o emisiones directas): son las que provienen de fuentes que están bajo el control estricto del evento, como por ejemplo las de los grupos electrógenos que se instalan en los escenarios. En ellas el propio evento puede echar mano para reducir las emisiones.

CO2

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Hacé de tu evento una película

En la organización de eventos, como en cualquier trabajo, es muy importante saber objetivamente qué se quiere hacer. Con la práctica establecemos una rutina de planificación, que se perfecciona por medio del ensayo y error y lleva a que podamos prever cuándo un evento va a ser exitoso. Claro que existen los imponderables; la idea, siempre, es estar preparados para controlarlos.

Una de las formas de estructurar un evento que, de a poco, se está convirtiendo en tendencia a nivel mundial es la que imita a una película o novela. Ambas cuentan con un armazón narrativo básico, una línea argumental nacida hace siglos. Algunos autores la llaman “la semilla inmortal” o “el viaje del héroe”. Se trata de organizar nuestra conferencia o evento de incentivo siguiendo un guión preestablecido con un principio, un nudo y un final.

Si queremos armar nuestro evento de esta manera, debemos seguir los siguientes pasos:

- Preludio: es la “introducción al evento”. Algunas opciones son un corto video institucional; un espacio con música y ambientación acorde a “lo que se viene”.

- Presentación: también llamada “¿cuál es el problema?”. Aquí, un locutor o uno de los directivos de la firma convocante agradece a los invitados su presencia y les cuenta, brevemente, por qué están allí.

- Elaboración: a continuación, comienza el proceso de pensar cómo encarar ese problema, cuáles son sus ventajas y sus puntos débiles. Si la intención es una participación plena de los invitados, el coach o moderador -de acuerdo al tipo de evento del que estemos hablando- va a guiar a los presentes en este punto. Si, en cambio, es una conferencia o encuentro más formal, este paso puede incluirse en el primer discurso de alguna de las autoridades.

Película

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Sostenibilidad ¿Cómo organizar un evento en un entorno natural?

El verano es una excelente época para llevar los eventos fuera de los muros de salones y hoteles. El buen tiempo y los días más largos estimulan la creatividad de los Organizadores de Eventos, en pos de nuevos paisajes y espacios para montar fiestas, congresos y reuniones de incentivo. Es por ello que aparecen como opciones entornos naturales, más allá de los ya casi institucionalizados campings o quintas privadas. La playa, la montaña y el bosque se transforman, entonces, en alternativas originales, sobre todo cuando los eventos son orientados a lo deportivo.

No obstante, ante la posibilidad de elegir una de ellas para nuestro evento, debemos tener en cuenta ciertos cuidados especiales para que el medio ambiente se vea lo menos afectado posible, en especial porque se trata de lugares que, naturalmente, no reciben este tipo de eventos.

Lo primero que recomiendo es contratar a un especialista para que nos asesore. Biólogos, ambientólogos, geólogos y otros expertos del ramo tendrán todas las herramientas para ayudarnos a prevenir el impacto en favor de una organización sostenible.

Junto a ellos se deberá analizar qué factores del entorno podrían verse afectados:

- Flora: averiguar si hay masas de vegetación cercanas que podrían ser influenciadas por el evento, como matorrales, pastizales o bosques.

- Fauna: analizar no solo qué especies habitan en la zona sino también si ésta es área de paso o tránsito de otras. También estudiar si el evento podría afectar su ciclo biológico, es decir, si coincide con épocas de reproducción o parto.

- Agua: analizar si existen recursos hídricos que podrían verse afectados, como ríos, arroyos, albercas, etcétera.

Sostenibilidad

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¡Festejá San Valentín con todo!

Este sábado es el gran día para los enamorados. Es el momento del año en el que celebramos estar juntos y nos dedicamos exclusivamente a nuestra pareja, con bombos y platillos.

Para que nos cuente un poco más sobre este día tan especial, charlé con una gran colega, Antonella Di Pietro*.

Antonella

¿Qué se celebra el 14 de febrero?

El 14 de febrero se festeja en muchas partes del mundo el AMOR, invocando al santo patrono SAN VALENTÍN y, muchas veces, al querubín CUPIDO.

¿Cómo son los festejos en el mundo?

En los Estados Unidos y Canadá, por ejemplo, los niños intercambian tarjetas, a las que llaman “valentines”, con sus amigos. En algunas escuelas también se celebra: colocan todos los ”valentines” en una caja previamente decorada para la ocasión. Al final del día, la maestra o uno de los alumnos distribuye las tarjetas. Los estudiantes de más edad celebran bailes y fiestas de San Valentín: preparan canastas de dulces, regalos y tarjetitas de mesa decoradas con corazones y cupidos. Mucha gente envía flores, dulces u otros regalos a sus esposas, esposos o enamorados.

En Europa, en tanto, la celebración difiere de acuerdo al país y sus costumbres. Por ejemplo, los niños ingleses cantan canciones especiales para la ocasión y reciben regalos, dulces, frutas o dinero. Por su parte, en Dinamarca la gente le envía a sus amistades flores blancas prensadas llamadas gotas de nieve. Los hombres daneses también envían un tipo de ”valentín” llamado gaekkebrev (carta graciosa). En el remitente escribe una rima pero no firma con su nombre. En lugar de ello, él firma el valentín con puntos, un punto por cada letra del nombre.

Llegando a América, puedo comentarte el caso de Colombia, donde no se celebra el 14 de febrero sino en septiembre, pues comercialmente febrero es el mes de inicio de temporada escolar en la mayor parte del país. Es común la tradición del amigo secreto (lo que acá conocemos como “amigo invisible”), que consiste en colocar los nombres de amigos o colegas de trabajo en un recipiente, hacer un sorteo y realizar un regalo a quien corresponda —hombre o mujer— sin que éste sepa quién se lo obsequió. Continuar leyendo

Las 10 ventajas de contratar un Organizador de Eventos

Los eventos son una importante herramienta de comunicación, y por ende deben transmitir un mensaje y tener coherencia desde su planificación.

Además, fortalecen la imagen corporativa de la empresa, es por eso que necesitan ser gestionados por un Organizador/Event Planner profesional, sensible y creativo.

Entonces, ¿por qué contratar un Organizador Profesional de Eventos?

1)      Porque contamos con una base de proveedores homologados.

2)      Porque ahorramos tiempo y dinero en la selección de recursos y servicios.

3)      Porque reducimos el estrés que genera la planificación y coordinación de un evento cuando se lo deja en manos de un colaborador de la empresa dedicado a otro rubro.

4)      Porque armamos el timing (cronograma del evento) junto con el cliente.

5)      Porque aseguramos el cumplimiento y calidad de los productos/servicios contratados. Elaboramos un contrato de servicios para que todo quede por escrito.

Yanela Biancardi

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Las 3 necesidades del participante en un evento

Los asistentes a eventos corporativos -sean éstos más o menos formales; conferencias, presentación de productos o encuentros de incentivos- atraviesan distintos estados emocionales durante su estadía allí. Varios profesionales han dado cuenta de ello. Y como nuestra intención es mantener a esa persona involucrada en lo que está viviendo, con su atención puesta en ello, debemos tener en claro cuáles son estos sentimientos para poder adelantarnos, explotar al máximo la experiencia y, en última instancia, lograr nuestros objetivos como Organizadores.

El libro Guide to Corporate Event Design: From Technology Fundamentals to Scenic and Environmental Design, del autor especialista en eventos Troy Halsey, detalla los tres estados por los que puede pasar el asistente en un evento, y las necesidades que experimenta en cada uno de ellos:

1) Estado de inmediatez: se trata de aquellas necesidades que le surgen al asistente en forma urgente y que no puede esperar para satisfacerlas. Hambre y/o sed; intención de utilizar el baño, conectarse a internet o cargar su teléfono móvil son algunas de ellas. El OPE debe tenerlas en cuenta para planificar el evento de tal manera que pueda satisfacerlas lo más rápido posible. Carteles indicadores; un catering estratégicamente ubicado y al que pueda accederse cada cierta cantidad de tiempo; varios enchufes a la vista, Wi-Fi libre y con la contraseña en poder de los asistentes y computadoras para el uso de los presentes con algunas sencillas soluciones. Todo esto, por supuesto, debe ser correctamente informado a los invitados de antemano.

Participantes

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Tucumán y un exitoso 2014 como sede de eventos

Esta semana quisiera seguir un poco con la tónica de los eventos en destinos alejados a mi Buenos Aires. Esta vez los invito a viajar a la provincia de Tucumán. Allí funciona el Tucumán Convention & Visitors Bureau, una iniciativa privada -pero con un estrecho lazo con el sector público del turismo local- que dedica sus esfuerzos a promover esa plaza como sede de eventos de carácter regional, nacional e internacional.

¿Qué ofrece Tucumán a los OPE y participantes de congresos y encuentros? Paisajes únicos, una gastronomía de excelencia -con centro en sus famosas empanadas-, historia y, sobre todo, una infraestructura acorde a eventos de gran porte, nacionales e internacionales. Bajo el lema “Tucumán: Destino Natural”, el Estado y los privados promocionan la provincia y la ubican a la vanguardia del turismo receptivo.

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2015: lo que viene en el mundo de los eventos

Con febrero casi entre nosotros, el comienzo de una nueva temporada de eventos corporativos ya está a la vuelta de la esquina. Es por eso que quería contarte hoy cuáles son las últimas tendencias, aquello que no deberá faltar y lo que habrá que tener en cuenta a la hora de planificar nuestros lanzamientos de productos, eventos de motivación del staff, congresos y fiestas:

- ¡A participar!: en este 2015, los invitados y asistentes tendrán voz en los eventos. Gracias a las ventajas que nos ofrecen las nuevas tecnologías, podrán opinar, votar y decidir sobre cuestiones que hacen al armado o la grilla, además de preguntar cuanto crean necesario a los organizadores. Incluso, en algunas cuestiones -como, por ejemplo, la elección del menú- podrán tomar el control. Todo esto permitirá que hagan más suya la experiencia del evento.

- Apuesta a la improvisación: si bien el nuestro es un sector en el que tener todo bajo control es casi primordial, dar espacio a lo inesperado, a lo casual, a aquello que sorprenda -a los asistentes sobre todo- va a ser una de las llaves para el éxito de los eventos.

- Espacios con personalidad: si la intención del OPE es crear nuevas experiencias, una de las herramientas a las que deberá apelar es a la reinvención de espacios, a la utilización de lugares conocidos pero con otros fines o de aquellos que nada tienen que ver con nosotros o el cliente pero que pueden aportar un plus de originalidad y transmitir algo nuevo.

- Localización al minuto de los asistentes: las nuevas tecnologías nos permiten saber qué hacen y dónde están los participantes durante un evento. Así, podremos ofrecerles información de acuerdo a las necesidades de cada momento.

- Sponsors como generadores de experiencias: cada vez más los patrocinadores buscan participar en eventos, a mediana o gran escala, así como también los OPE están cada vez más abiertos a incluir a grandes firmas en su planificación. Esta unión será uno de los pilares de los eventos 2015.

2015

- Feedback: así como será importante para la organización de un evento la participación de los asistentes, también será central conocer su opinión luego del mismo. Por eso, todas las herramientas que recojan datos tras los encuentros deberán apuntar a información precisa que luego pueda utilizarse en futuras citas.

- ¡Que fluya el networking!: la conexión entre los asistentes irá más allá de las apps y las redes sociales que se utilicen en el evento. Y el organizador tendrá un rol fundamental para que el networking fluya y se facilite el contacto. El participante del evento no sólo deberá volver a su casa con tarjetas, números de teléfono o sugerencias para contactar en las apps, sino con la experiencia de haber conocido a personas con valor. Continuar leyendo

El turismo de reuniones argentino, en la mira de China

Hace un par de meses se realizó en Beijing, China, la CIBTM -China Incentives, Business, Travel & Meetings-, una exposición que se lleva a cabo anualmente en el Centro Nacional de Convenciones de esa ciudad. Ésta actúa como plataforma para reunir a los principales proveedores del mundo de la industria del turismo de reuniones con compradores de primer nivel , con un fuerte poder adquisitivo, del mercado asiático. Si bien cada año las agendas de reuniones son pre-acordadas, suelen surgir encuentros espontáneos en cada stand, debido al gran volumen de asistentes calificados.

En la edición 2014, la Argentina ocupó un amplio sector, del que participaron varias provincias que intentan posicionarse como destino mundial del Turismo MICE. Todas ellas ofrecieron no sólo folletería, en la que destacaban sus ventajas en el área de organización de eventos corporativos, sino también artesanías típicas de cada región.

Tuve la suerte de poder charlar con Carolina González Otharán, gerente del Iguazú Convention Bureau, quien me comentó cómo fue la experiencia de representar a Misiones en tierras orientales. “Se percibió un alto estándar económico entre los hosted buyers y visitantes espontáneos que consultaron por Iguazú. Muchos de ellos representan empresas de Incentivos y de Turismo Corporativo, pero también a asociaciones de profesionales (específicamente médicos), organismos gubernamentales y medios de prensa locales”, explicó.

China

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Misiones, destino exótico para el turismo de reuniones

La semana pasada hablamos de una compañía mexicana, Alltournative – Expediciones Arqueológicas, que se dedica a organizar viajes cuyo principal objetivo es relacionar a los visitantes con las comunidades mayas de la zona y la naturaleza que las rodea. Un poco más cerca nuestro, en la provincia de Misiones, descubrimos que el turismo de negocios también está empapado de tradición y cuidado del medio ambiente.

Este año tuve el placer de charlar con Carolina González Otharán, Gerente del Iguazú Convention Bureau, quien me comentó cómo la ciudad misionera de Puerto Iguazú se ha volcado, en los últimos años, a atraer el turismo de reuniones. “Puerto Iguazú es un destino que viene trabajando sostenidamente en el segmento MICE (Meetings, Incentives, Conferences and Exhibitions); tiene una amplia trayectoria en viajes de incentivo y team building en locaciones naturales imponentes, infraestructura hotelera, gastronómica y para eventos de primer nivel, así como un gran equipo de profesionales experimentados”, me comentó Carolina.

En cuanto a la logística, gracias a su ubicación estratégica en una triple frontera  permite la conectividad aérea con tres aeropuertos internacionales ubicados a muy poca distancia entre ellos, pasos fronterizos ágiles y la posibilidad de realizar compras libres de impuestos en el Duty Free Shop Puerto Iguazú, “galardonado en tres oportunidades como el mejor del mundo por Frontier Awards”, indicó.

Sheraton Iguazú

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