Por: Yanela Biancardi
Ante la invitación a periodistas a un evento de promoción empresarial suelen surgir varias preguntas: ¿cuál es el mejor horario para que la mayoría de los convocados pueda asistir?, ¿cómo debemos presentarles la información para que les sirva y la reproduzcan?, ¿cómo debemos agasajarlos?
Lo primero que hay que considerar es en qué tipo de medio trabaja cada uno. Si nuestro interés principal consiste en que la información difundida sea publicada en la prensa escrita, donde el armado de los artículos se realiza por la tarde, recomendamos montar un almuerzo que comience cerca de las 12, para que los periodistas puedan luego llegar a tiempo a la redacción, y evitar los desayunos muy temprano. En tanto, si invitamos a conductores, panelistas o productores de algún programa de televisión o radio, hay que tener en cuenta el día y horario de salida de la emisión, para no interferir con ella. Y en los casos en los que los participantes pertenezcan a medios online, averiguar cuál es su rutina de trabajo para organizar el evento en un momento del día en el que puedan asistir. Son muchos y variados los factores a tener en cuenta, pero con un poco de paciencia y organización, ¡todo se puede!
Con respecto a la entrega de la información que se intenta difundir, lo principal es ser claro y conciso. Evitar durante la presentación ahondar en detalles demasiado técnicos es fundamental. Toda esa data puede incluirse en una carpeta que se entregue a los periodistas al ingresar al evento. Ofrecer un bolígrafo, una carpeta con detalles del tema a tratar y un CD con los mismos datos en formato digital más imágenes, es central. También recomendamos incluir lo que llamamos “información publicable”. Por ejemplo, en el caso de que se intente difundir la creación de un nuevo medicamento para tratar alguna enfermedad, la carpeta deberá contener algún artículo o ensayo, claro y no demasiado extenso, en el que se explique los usos de la novedosa medicación en la vida diaria de los pacientes. Todo esto más allá de la información técnica, que tampoco puede faltar.
Por último, aconsejamos prestar atención a dos cuestiones: la parte técnica y el catering. Es necesario evitar momentos incómodos con micrófonos que no funcionan o presentaciones que no se observa de todos los ángulos del salón. Tampoco hay que olvidar que ofrecer bebidas y algún bocado es de suma importancia a la hora de que los periodistas vuelvan a elegirnos para sus artículos.
Ahora, pregunto a los periodistas: ¿cómo los tratan en los eventos? ¿se van conformes?