5 tips para organizar un congreso inteligente

Si intentamos proyectar cómo será la organización de eventos corporativos en un futuro no muy lejano, vamos a encontrarnos con que ningún congreso será exitoso si no lo volvemos inteligente. ¿Y qué significa esto? Que debemos salir de a poco del lugar de confort para lanzarnos en experiencias serias, innovadoras y que apunten a un fin último, que es la difusión.

Pero, ¿qué debe tener un smart-congress? Estos son sus pilares fundamentales:

1. Accesibilidad: todo el mundo -o, al menos, la totalidad de nuestro público target- tiene que poder participar del congreso si así lo desea. Para ello, las pautas van desde una organización pensada para diferentes capacidades -rampas, espacio para movilizarse en sillas de ruedas o muletas especiales, textos en braile y/o material auditivo y visual paralelo- hasta la implantación del streaming para que todos aquellos que no puedan acercarse puedan seguir las conferencias online y en tiempo real -puede agregarse un archivo en nuestra página con los videos de las disertaciones post evento-. También la disposición de vehículos para trasladar a los participantes al lugar del evento es muy importante.

2. Tecnología de punta en pos de la sostenibilidad: el cuidado del medio ambiente es uno de los aspectos más buscados hoy por los clientes que desean organizar un congreso.

3. Networking: un evento corporativo será exitoso si cuenta con espacio para que los asistentes compartan e intercambien ideas y experiencias y se interrelacionen.

Sheraton Pilar

 Sheraton Pilar Hotel & Convention Center

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6 ideas originales para eventos que dejó el Gastrofestival

El Gastrofestival es un evento que tiene lugar en Madrid, España, cada año. Durante dos semanas, el mejor arte culinario internacional se inserta en restaurantes, tiendas, museos e incluso en la vía pública, con talleres, degustaciones, rutas y precios en promoción en distintos establecimientos, actividades en galerías y teatros, almuerzos y cenas temáticas y muchas otras intervenciones. El cine, la moda, la cultura, la salud y la gastronomía se unen para ofrecen a locales y turistas un escenario que activa los sentidos.

Este año, el Gastrofestival tuvo lugar entre el 31 de enero y el 15 de febrero. Y entre tantas iniciativas que pudieron apreciarse, rescaté seis originalidades aplicables a nuestro mundo de los eventos. Ellas son:

- El “food porn”: es una tendencia cada vez más fuerte en Europa, que apunta al deseo irrefrenable que sentimos de inmortalizar ciertos platos. La también llamada “gastrofoto” tuvo mucho éxito en el festival: incluso la librería A Punto (especializada en temas culinarios y de gastronomía) organizó un concurso de imágenes de platos degustados en la feria. Una buena idea es proponer a los invitados a nuestro evento que fotografíen parte del catering y que compartan la pic en las redes sociales bajo un determinado hashtag. Alternativa original para difundir nuestro evento.

- Flores comestibles: fueron una de las estrellas del Gastrofestival. Se trata de adornos que, a la vez, pueden ser parte del catering como aperitivos. La florería Fransen et Lafite organizó una degustación: una experiencia puramente sensorial.

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Hacé de tu evento una película

En la organización de eventos, como en cualquier trabajo, es muy importante saber objetivamente qué se quiere hacer. Con la práctica establecemos una rutina de planificación, que se perfecciona por medio del ensayo y error y lleva a que podamos prever cuándo un evento va a ser exitoso. Claro que existen los imponderables; la idea, siempre, es estar preparados para controlarlos.

Una de las formas de estructurar un evento que, de a poco, se está convirtiendo en tendencia a nivel mundial es la que imita a una película o novela. Ambas cuentan con un armazón narrativo básico, una línea argumental nacida hace siglos. Algunos autores la llaman “la semilla inmortal” o “el viaje del héroe”. Se trata de organizar nuestra conferencia o evento de incentivo siguiendo un guión preestablecido con un principio, un nudo y un final.

Si queremos armar nuestro evento de esta manera, debemos seguir los siguientes pasos:

- Preludio: es la “introducción al evento”. Algunas opciones son un corto video institucional; un espacio con música y ambientación acorde a “lo que se viene”.

- Presentación: también llamada “¿cuál es el problema?”. Aquí, un locutor o uno de los directivos de la firma convocante agradece a los invitados su presencia y les cuenta, brevemente, por qué están allí.

- Elaboración: a continuación, comienza el proceso de pensar cómo encarar ese problema, cuáles son sus ventajas y sus puntos débiles. Si la intención es una participación plena de los invitados, el coach o moderador -de acuerdo al tipo de evento del que estemos hablando- va a guiar a los presentes en este punto. Si, en cambio, es una conferencia o encuentro más formal, este paso puede incluirse en el primer discurso de alguna de las autoridades.

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Identificadores de copas, detalles para un evento único

Varias veces hablamos de la importancia del catering en los eventos, tanto corporativos como sociales. Se diría que es una de las bases para que éste sea un éxito. Por otra parte, la creatividad también tiene que estar a la orden del día si lo que buscamos es dejar huella en la memoria de los asistentes. Hace un tiempo conocí a Cecilia Polla, una emprendedora que, con una idea original, logró plasmar en un objeto -o, mejor dicho, un grupo de ellos- estos dos pilares fundamentales de la organización de una fiesta o reunión. Me refiero a los identificadores de copas.

Pero, ¿qué es un identificador de copas? Creo que la mejor manera de explicarlo es apelando a su función: evitar que la copa de una persona se confunda con la de otra. Así de sencillo. Así de innovador.

“Mi empresa se llama Buinzan. Comencé con ella en 2011″, me contó Cecilia en Expo Vinos al Río, evento que tuvo lugar en el Hotel Intercontinental de Nordelta hace algunas semanas y al que asistió para mostrar sus productos. Y, como todo emprendimiento propio, nació de una idea inspiradora en un momento muy especial en su vida.

“Podríamos decir que fueron dos motores los que impulsaron la creación de Buinzan. Por un lado, con el nacimiento de mi segundo hijo dejé de trabajar en relación de dependencia. No me hacía feliz el trabajo que realizaba, hacía años que me quejaba y buscaba un cambio. Y por el otro, un día mi marido trajo a casa un set de identificadores de copas como una novedad para nosotros. Me encantó la idea de no perseguir más a mi copa, pero no me convencía el material con el que estaban elaborados (goma eva). Fue así como para un aniversario de bodas, pensando en el regalo para hacerle a mi marido, se me ocurrió armar identificadores de copas con iniciales”, relató luego.

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Así, una mañana, de vacaciones en el campo, se despertó decidida: iba a armar su PyME de identificadores de copas. “Pero eran todas ideas, nada tangible -continuó-. Entonces empecé el camino del desarrollo del producto, packaging, marca, etcétera”.

De a poco, esta licenciada en Comercio Internacional -“carrera que me encanta, pero con la que no logré posicionarme en un puesto que me diera satisfacción”, aclara- comenzó a volver realidad su sueño. Y hoy está inmersa en el mundo de los eventos, con un producto cuidado que aporta distinción y originalidad y que también es una excelente opción al momento de pensar en regalos empresariales. Continuar leyendo

¡Creá tu propia app para tu evento!

Muchas firmas ofrecen aplicaciones para smatphones y/o tablets orientadas a facilitar la organización de un evento. Pero más allá de este tipo de propuestas predeterminadas se encuentran las osadas, aquellas que nos incitan a probar: ¡no le tengas miedo a crear tu propia app!

Lo primero que tenés que tener en cuenta es que se tratará de una app efímera, es decir, con un corto ciclo de vida: servirá para la acreditación, consultas previas al evento, será usada durante el mismo y mostrará luego las conclusiones. Y no mucho más. Por ello, es importante que sea simple. Apostar a desarrollos muy sofisticados sólo generará más temas en qué pensar en la cabeza del encargado de la planificación del encuentro, además de demandar más recursos (es decir, dinero).

No obstante su sencillez, los beneficios son de elogiar:

- Mejora el sistema de acreditaciones, evitando las largas colas minutos antes del evento;

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Catering saludable, una forma de potenciar nuestro evento

Uno de los puntos centrales en la planificación de un evento es el catering. Ya sea en un encuentro distendido – una fiesta de fin de año o aniversario- como en una presentación empresarial, lo que se sirva para comer y beber va a influir en el ánimo y la atención de los presentes.

Por eso, cuando se piensa en el menú de un evento -sobre todo los que implican un almuerzo o cena-, es importante detenerse en qué se va a servir. En esa dirección, son excelentes opciones los caterings saludables, es decir, aquellos que proponen platos livianos, nutritivos y sabrosos: éstos nunca atentarán contra la buena predisposición de los invitados.

Consulté a la Licenciada en Nutrición y coach personal Patricia Robiano para que me explique un poco más cómo influyen la comida y la bebida en los asistentes a un evento. “La mayoría de las personas suele ‘derretirse’ ante la presencia de una atractiva bandeja con elegantes bocaditos de catering. Sin sospechar la composición de tales alimentos, y antes de probar bocado, nuestro cerebro comienza a enviar directrices a todo el sistema digestivo y emocional para que el cuerpo se vaya preparando para ‘lo que se vendrá’. Así, se va despertando casi instintivamente cierta compulsión por probar de todo un poco, que se suma a la tendencia que tenemos los seres humanos de comer y beber deprisa y bajo estrés emocional”, comienza a explicar la especialista.

Frutas

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¿Quiénes están en el podio del turismo de eventos?

Con miras al 2014, son varias las ciudades de todo el mundo que se posicionan como destinos ineludibles a la hora de pensar en la organización de un evento.

La agencia American Express realizó un informe al respecto, que dio como resultado que los puntos del globo más elegidos este año a la hora de ferias y congresos son Londres en primer lugar, seguido por París y Barcelona. En cuatro lugar quedó Ámsterdam, y Bruselas, en el quinto.

evento París

Si nos adentramos en los Estados Unidos, los primeros puestos los ocupan Orlando y Chicago; en el área de Asia-Pacífico, Shangai y Singapur; y en América Latina, Río de Janeiro en Brasil y la Riviera Maya en México.

Para Issa Jouaneh, vicepresidente de American Express Congresos y Eventos, “en 2014 las reuniones y eventos seguirán siendo fundamentales en las estrategias empresariales, pero éstas evolucionarán incorporando las soluciones digitales a los encuentros en una búsqueda de mayor eficiencia y control de costes”. 

Con respecto al número de eventos que tendrán lugar este año, la agencia indicó que Europa estima mantener las cifras de 2013, aunque ya prevé una caída de un 18% tanto en el gasto total que van a llevar adelante las empresas como en el número de asistentes por encuentro. La excepción a esta tendencia la marcarían países como Reino Unido y Alemania, en los que sus economías “relativamente fuertes” podrían incluso derivar en un aumento del dinero invertido en encuentros, sostuvieron los expertos de American Express.

Similar es la situación de la zona de Asia-Pacífico, donde se espera una disminución de un 1,2% en el número de eventos, otra de un 2,4% en la cantidad de asistentes, y una última de 3,6% en el gasto total de las compañías.

Distinto es el caso de los Estados Unidos, donde se prevé que el número de reuniones subirá un 1,5%, mientras que se registrará un 0,6% más de participantes. No obstante, el dinero invertido se mantendría en los mismos niveles que en 2013.

Asimismo, las previsiones para América Latina son auspiciosas, con un número de eventos similar al del año pasado y una cantidad de asistentes en ascenso, alcanzando una suba de un 0,6%. Sin embargo, se une a la tendencia de reducción de gastos, con un 1,4% menos que lo invertido en 2013.

Las ciudades del mundo se preparan para recibir eventos empresariales de toda índole, y los OPE estamos frente a una excelente oportunidad para incorporar novedades y adaptarlas al medio local.

Protocolo: la elegancia, también en Internet

Decir que el ciberespacio ya es parte de la vida cotidiana no es novedad. Que se ha transformado en plataforma para distintas actividades, tampoco. Y que la organización de eventos ha tenido que adaptarse a los nuevos requerimientos de la modernidad, menos. La clave, no obstante, es recordar siempre que el entorno virtual no debe hacernos perder uno de los ejes centrales de nuestro trabajo: la formalidad.

Una de las características de la organización de eventos es ofrecer un servicio en el que prime la cordialidad, tanto en la relación que se establece con el cliente como, con el correr del tiempo de planificación, con los proveedores y los invitados. Es por ello que es central que la comunicación sea siempre clara, precisa y educada, sea ésta cara a cara o mediada.

La inclusión de páginas web creadas especialmente para un evento, salas de chat informativo, correo electrónico para el envío de invitaciones y novedades y perfiles en redes sociales tiene como fin una mayor cobertura y llegada, así como también es una herramienta que destaca por su inmediatez y cuidado del medio ambiente.

Protocolo

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¡Ponele “otoño” a tu evento!

La llegada de la nueva estación es una excelente oportunidad para que los eventos que organicemos cuenten con ese “toque otoñal”. Si estás pensando en alguna fiesta social o encuentro empresarial, aquí te acerco algunas ideas para estar a tono con el entorno.

En principio, debe tenerse en cuenta que la decoración del espacio en el que se llevará a cabo el evento debe concordar con los colores característicos de la época. Elegir la gama de los marrones, rojos o naranjas es una de las tareas iniciales. Pero no debe olvidarse que sólo hay que escoger un color y jugar con todas sus alternativas, matizando con detalles de alguno de los otros. Un “ataque otoñal” que intente combinar todos estos colores fuertes quitaría elegancia al espacio.

Si se trata de un evento diurno, una buena idea es “jugar” con lo que se ve a través de las ventanas: que los tonos del salón sigan la misma línea que los del afuera. En cambio, si la fiesta es nocturna, el negro y el dorado son opciones que no deben faltar.

Las flores secas, semillas y piñas son excelentes aliadas de los centros de mesa, en especial cuando el momento del año las pone al alcance de nuestra mano. Las velas también son muy buenas compañeras. El mismo consejo puede seguirse a la hora de pensar en algún souvenir o regalo empresarial.

Por su parte, el catering también puede vestirse de otoño. Platos con semillas de sésamo, chía o calabaza; perdiz; hongos; guisos; cordero estofado o carnes al malbec son alternativas que van a la par con el cambio de estación y los primeros fríos.

 

¡Dejá jugar a tu imaginación y montá un evento a la medida del otoño!

 

¿Cuánto debo invertir en eventos?

El inicio de un año plantea, entre otras cuestiones, la necesidad de establecer nuevas estrategias de posicionamiento de nuestra marca. Desde mi profesión considero que la organización de eventos es una de las más exitosas; sin embargo, suele enfrentarse a un obstáculo más que molesto: el presupuesto anual de nuestra compañía. Por eso recomiendo siempre tener esto en cuenta y planificar el año financiero de nuestra empresa con tiempo.

La asesora financiera Fernanda Bolagay, perteneciente a nuestro staff, nos ofrece una serie de consejos para que las fiestas y meetings no atenten contra nuestro presupuesto. “Recomiendo que una empresa en crecimiento destine un 10% de la facturación del año anterior para eventos, es decir que si la empresa facturó un total de 500.000 pesos en el  2012, lo recomendable sería que para el 2013 su presupuesto de eventos esté alrededor de los 50.000 pesos. De esta manera potenciará su futura facturación y su posicionamiento de marca en el mercado”, explicó la especialista.

Distinto sería el caso de las compañías que recién se inician. Para Bolagay, “una empresa que recién empieza debe considerar un presupuesto mayor para eventos, ya que éstos ayudan a posicionar la marca o el producto en el mercado, son generadores de nuevos y potenciales clientes, colaboran con la fidelización de los existentes y son una excelente carta de presentación. Además, permiten ahorrar tiempo y recursos, puesto que un evento te da acceso de forma masiva y personal a un nicho de mercado puntual que interesa a la empresa –clientes o proveedores-”.

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