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5 tips para organizar un congreso inteligente

Si intentamos proyectar cómo será la organización de eventos corporativos en un futuro no muy lejano, vamos a encontrarnos con que ningún congreso será exitoso si no lo volvemos inteligente. ¿Y qué significa esto? Que debemos salir de a poco del lugar de confort para lanzarnos en experiencias serias, innovadoras y que apunten a un fin último, que es la difusión.

Pero, ¿qué debe tener un smart-congress? Estos son sus pilares fundamentales:

1. Accesibilidad: todo el mundo -o, al menos, la totalidad de nuestro público target- tiene que poder participar del congreso si así lo desea. Para ello, las pautas van desde una organización pensada para diferentes capacidades -rampas, espacio para movilizarse en sillas de ruedas o muletas especiales, textos en braile y/o material auditivo y visual paralelo- hasta la implantación del streaming para que todos aquellos que no puedan acercarse puedan seguir las conferencias online y en tiempo real -puede agregarse un archivo en nuestra página con los videos de las disertaciones post evento-. También la disposición de vehículos para trasladar a los participantes al lugar del evento es muy importante.

2. Tecnología de punta en pos de la sostenibilidad: el cuidado del medio ambiente es uno de los aspectos más buscados hoy por los clientes que desean organizar un congreso.

3. Networking: un evento corporativo será exitoso si cuenta con espacio para que los asistentes compartan e intercambien ideas y experiencias y se interrelacionen.

Sheraton Pilar

 Sheraton Pilar Hotel & Convention Center

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Los 10 errores que pueden surgir en un evento corporativo

Una de las tareas de los OPEs es tratar de que los inconvenientes a la hora de realización de un evento sean mínimos y, en un punto, se tornen “invisibles” para cliente e invitados. Si bien esto se logra con mucha concentración, profesionalismo y, sobre todo, experiencia en el mundo de los eventos, es importante tener siempre en vista los problemas más comunes que suelen presentarse durante un encuentro corporativo, para poder así anticiparnos y evitarnos un dolor de cabeza.

Los 10 errores que pueden empañar nuestro evento son:

1)      Que el disertante o artista no llegue al horario pactado.

2)      Que el sonido, generalmente el micrófono, funcione mal.

3)      No respetar la agenda del evento. Por ende, pasar de largo un coffee break.

4)      Que no funcione el aire acondicionado frío/calor.

5)      Que se corte la luz y no tengamos contratado el grupo electrógeno.

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Eventos: ¿Cómo se construye un recuerdo?

Varias veces les comenté que el éxito de un evento radica en que los asistentes “se lleven algo” de él, es decir, que lo que viven quede sellado en su memoria como un buen recuerdo. (De más está decir que, en el caso de los eventos corporativos, esto es fundamental para que la marca quede asociada a valores positivos).

Pero, ¿cómo funciona el cerebro a la hora de hablar de aquello que atesorará por siempre o, al menos, por un largo tiempo? Para echar un poco de luz a esta cuestión, contacté al doctor en Biología e investigador del Conicet Diego Golombek. “El mundo de la memoria es maravilloso, pero aún no lo conocemos del todo”, me aclara en principio.

Y explica: “La memoria se basa en una propiedad del cerebro llamada neuroplasticidad: las neuronas y sus conexiones pueden cambiar con la experiencia. Así, establecer un recuerdo tiene que ver con cambios en la actividad de circuitos neuronales”.

Recuerdos

“La memoria -prosigue- tiene varias fases, desde la de corto plazo (aquella que necesitamos para funcionar normalmente; saber qué letra acabamos de leer, qué palabra nos acaban de decir, etcétera) que, si no pasa por un proceso de consolidación, se olvida de inmediato. En esta memoria podemos ‘guardar’ hasta alrededor de 7 conceptos, palabras, números. Podemos pensar en la consolidación como en la repetición de algo (un número de teléfono, por ejemplo) hasta que deja su huella para ser recordado, y así pasa a la memoria de largo plazo”. Es decir, se ha creado una nueva conexión neuronal.

Por otro lado, sostiene Golombek, hay memorias declarativas, las que necesitamos para contar una historia, y de procedimiento, es decir, “aquellas involucradas en hacer algo, como andar en bicicleta”. Continuar leyendo →

¿Cuánto contamina tu evento? La huella de carbono

En la actualidad, una de las premisas más importantes que los OPE debemos tener en cuenta a la hora de planificar un evento es el cuidado del medio ambiente. Esto es, asimismo, un aspecto en el que los clientes ponen cada vez mayor énfasis a la hora de coordinar el plan de acción con nosotros, los profesionales. En este marco, siempre son importantes las estrategias de trabajo en base a las llamadas “3R” (reciclar, reducir y reutilizar), como el empleo de luces de bajo consumo y/o aprovechamiento de la luz natural, el uso reducido de papel y el control en el manejo de canillas y basura.

No obstante, es importante que quien nos contrata pueda tener, una vez finalizado el evento, información fehaciente acerca de cuánto contaminó -o no- su entorno. Para ello, debemos apelar al concepto de huella de carbono, que remite al impacto total que nuestra fiesta, encuentro o congreso tiene sobre el clima en relación a la liberación de gases de efecto invernadero (GEI) a la atmósfera. Es decir, la cantidad de dióxido de carbono (CO2) que genera el evento.

La huella de carbono debe medirse y controlarse en todas las etapas de la organización del evento (diseño, preparación, montaje, desarrollo, desmontaje). Para ello, tenemos que tener en cuenta tres parámetros de alcance de la emisión de GEI:

1. Emisiones de alcance 1 (o emisiones directas): son las que provienen de fuentes que están bajo el control estricto del evento, como por ejemplo las de los grupos electrógenos que se instalan en los escenarios. En ellas el propio evento puede echar mano para reducir las emisiones.

CO2

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Sostenibilidad ¿Cómo organizar un evento en un entorno natural?

El verano es una excelente época para llevar los eventos fuera de los muros de salones y hoteles. El buen tiempo y los días más largos estimulan la creatividad de los Organizadores de Eventos, en pos de nuevos paisajes y espacios para montar fiestas, congresos y reuniones de incentivo. Es por ello que aparecen como opciones entornos naturales, más allá de los ya casi institucionalizados campings o quintas privadas. La playa, la montaña y el bosque se transforman, entonces, en alternativas originales, sobre todo cuando los eventos son orientados a lo deportivo.

No obstante, ante la posibilidad de elegir una de ellas para nuestro evento, debemos tener en cuenta ciertos cuidados especiales para que el medio ambiente se vea lo menos afectado posible, en especial porque se trata de lugares que, naturalmente, no reciben este tipo de eventos.

Lo primero que recomiendo es contratar a un especialista para que nos asesore. Biólogos, ambientólogos, geólogos y otros expertos del ramo tendrán todas las herramientas para ayudarnos a prevenir el impacto en favor de una organización sostenible.

Junto a ellos se deberá analizar qué factores del entorno podrían verse afectados:

- Flora: averiguar si hay masas de vegetación cercanas que podrían ser influenciadas por el evento, como matorrales, pastizales o bosques.

- Fauna: analizar no solo qué especies habitan en la zona sino también si ésta es área de paso o tránsito de otras. También estudiar si el evento podría afectar su ciclo biológico, es decir, si coincide con épocas de reproducción o parto.

- Agua: analizar si existen recursos hídricos que podrían verse afectados, como ríos, arroyos, albercas, etcétera.

Sostenibilidad

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¡Festejá San Valentín con todo!

Este sábado es el gran día para los enamorados. Es el momento del año en el que celebramos estar juntos y nos dedicamos exclusivamente a nuestra pareja, con bombos y platillos.

Para que nos cuente un poco más sobre este día tan especial, charlé con una gran colega, Antonella Di Pietro*.

Antonella

¿Qué se celebra el 14 de febrero?

El 14 de febrero se festeja en muchas partes del mundo el AMOR, invocando al santo patrono SAN VALENTÍN y, muchas veces, al querubín CUPIDO.

¿Cómo son los festejos en el mundo?

En los Estados Unidos y Canadá, por ejemplo, los niños intercambian tarjetas, a las que llaman “valentines”, con sus amigos. En algunas escuelas también se celebra: colocan todos los ”valentines” en una caja previamente decorada para la ocasión. Al final del día, la maestra o uno de los alumnos distribuye las tarjetas. Los estudiantes de más edad celebran bailes y fiestas de San Valentín: preparan canastas de dulces, regalos y tarjetitas de mesa decoradas con corazones y cupidos. Mucha gente envía flores, dulces u otros regalos a sus esposas, esposos o enamorados.

En Europa, en tanto, la celebración difiere de acuerdo al país y sus costumbres. Por ejemplo, los niños ingleses cantan canciones especiales para la ocasión y reciben regalos, dulces, frutas o dinero. Por su parte, en Dinamarca la gente le envía a sus amistades flores blancas prensadas llamadas gotas de nieve. Los hombres daneses también envían un tipo de ”valentín” llamado gaekkebrev (carta graciosa). En el remitente escribe una rima pero no firma con su nombre. En lugar de ello, él firma el valentín con puntos, un punto por cada letra del nombre.

Llegando a América, puedo comentarte el caso de Colombia, donde no se celebra el 14 de febrero sino en septiembre, pues comercialmente febrero es el mes de inicio de temporada escolar en la mayor parte del país. Es común la tradición del amigo secreto (lo que acá conocemos como “amigo invisible”), que consiste en colocar los nombres de amigos o colegas de trabajo en un recipiente, hacer un sorteo y realizar un regalo a quien corresponda —hombre o mujer— sin que éste sepa quién se lo obsequió. Continuar leyendo →

Las 10 ventajas de contratar un Organizador de Eventos

Los eventos son una importante herramienta de comunicación, y por ende deben transmitir un mensaje y tener coherencia desde su planificación.

Además, fortalecen la imagen corporativa de la empresa, es por eso que necesitan ser gestionados por un Organizador/Event Planner profesional, sensible y creativo.

Entonces, ¿por qué contratar un Organizador Profesional de Eventos?

1)      Porque contamos con una base de proveedores homologados.

2)      Porque ahorramos tiempo y dinero en la selección de recursos y servicios.

3)      Porque reducimos el estrés que genera la planificación y coordinación de un evento cuando se lo deja en manos de un colaborador de la empresa dedicado a otro rubro.

4)      Porque armamos el timing (cronograma del evento) junto con el cliente.

5)      Porque aseguramos el cumplimiento y calidad de los productos/servicios contratados. Elaboramos un contrato de servicios para que todo quede por escrito.

Yanela Biancardi

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Viajes de incentivo “verdes”: el ecoturismo

Ya hablamos en varias oportunidades de la importancia de eventos de incentivo orientados al staff de nuestra empresa. Se trata de actividades que buscan fomentar en los empleados de una firma el compañerismo, el liderazgo y el trabajo en equipo, y que pueden tomar varias formas: desde pequeños encuentros in company hasta jornadas completas al aire libre o, incluso, viajes más extensos.

Esta última opción es de la que quiero que charlemos hoy. Los viajes de incentivo tienen los mismos objetivos que cualquier otra actividad de motivación del personal. Pero, obviamente, requieren de otra logística y presupuesto: movilizar a parte o todo nuestro staff por un fin de semana o una semana completa no está al alcance de todas las compañías. Sin embargo, es una alternativa muy valedera, que además aporta otros condimentos a los participantes.

A principios de noviembre se realizó ICOMEX, en la Ciudad de México. Asistí como Hosted Buyer junto a Agostina Fasanella, directora de Liderarte Consultora. Allí conocí al equipo de Alltournative – Expediciones Arqueológicas, una compañía de turismo que ofrece expediciones y excursiones de aventura en la Riviera Maya.

Alltournative

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:: Neuromarketing en los regalos corporativos ::

Como cada fin de año, las empresas tienen en sus manos la tarea de organizar tanto el evento anual para empleados y clientes como la decisión de qué va a obsequiarles a ellos y a los potenciales socios o compradores. Los regalos empresariales no son objetos para tomar a la ligera, ya que se convertirán, al menos por el tiempo en que se mantengan con el destinatario, en la cara de la compañía. De allí su importancia.

Se ha comprobado que la mayoría de las decisiones que tomamos en nuestra vida diaria son inconscientes, y responden a una serie de factores externos de los que prácticamente no nos damos cuenta. La neurociencia es la ciencia que estudia y mide los impulsos cerebrales y las respuestas neurofísicas del ser humano al ser expuesto a diferentes estímulos, productos, publicidades, sitios web o, simplemente, colores y formas. Hace varios años, las grandes marcas y empresas han puesto a trabajar a neurocientíficos con sus especialistas en marketing, con el fin de que generar todo un plan de comunicación efectivo: ya no alcanza con crecer y vender mucho, es necesario transmitir seguridad, confianza y experiencia tanto para fidelizar clientes como para captar nuevos.

Frente a esta situación, los regalos empresariales se ubican en el centro de la estrategia. Vincularán a su poseedor con la marca -verán día a día nuestro logo en tasas, pen drives, gorras y mouse pads-. Y queremos que esta relación sea positiva. Por eso, y en plena época de planificación de qué objetos corporativos vamos a entregar este fin de año, les acerco algunos tips a tener en cuenta:

Neuromarketing

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Identificadores de copas, detalles para un evento único

Varias veces hablamos de la importancia del catering en los eventos, tanto corporativos como sociales. Se diría que es una de las bases para que éste sea un éxito. Por otra parte, la creatividad también tiene que estar a la orden del día si lo que buscamos es dejar huella en la memoria de los asistentes. Hace un tiempo conocí a Cecilia Polla, una emprendedora que, con una idea original, logró plasmar en un objeto -o, mejor dicho, un grupo de ellos- estos dos pilares fundamentales de la organización de una fiesta o reunión. Me refiero a los identificadores de copas.

Pero, ¿qué es un identificador de copas? Creo que la mejor manera de explicarlo es apelando a su función: evitar que la copa de una persona se confunda con la de otra. Así de sencillo. Así de innovador.

“Mi empresa se llama Buinzan. Comencé con ella en 2011″, me contó Cecilia en Expo Vinos al Río, evento que tuvo lugar en el Hotel Intercontinental de Nordelta hace algunas semanas y al que asistió para mostrar sus productos. Y, como todo emprendimiento propio, nació de una idea inspiradora en un momento muy especial en su vida.

“Podríamos decir que fueron dos motores los que impulsaron la creación de Buinzan. Por un lado, con el nacimiento de mi segundo hijo dejé de trabajar en relación de dependencia. No me hacía feliz el trabajo que realizaba, hacía años que me quejaba y buscaba un cambio. Y por el otro, un día mi marido trajo a casa un set de identificadores de copas como una novedad para nosotros. Me encantó la idea de no perseguir más a mi copa, pero no me convencía el material con el que estaban elaborados (goma eva). Fue así como para un aniversario de bodas, pensando en el regalo para hacerle a mi marido, se me ocurrió armar identificadores de copas con iniciales”, relató luego.

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Así, una mañana, de vacaciones en el campo, se despertó decidida: iba a armar su PyME de identificadores de copas. “Pero eran todas ideas, nada tangible -continuó-. Entonces empecé el camino del desarrollo del producto, packaging, marca, etcétera”.

De a poco, esta licenciada en Comercio Internacional -“carrera que me encanta, pero con la que no logré posicionarme en un puesto que me diera satisfacción”, aclara- comenzó a volver realidad su sueño. Y hoy está inmersa en el mundo de los eventos, con un producto cuidado que aporta distinción y originalidad y que también es una excelente opción al momento de pensar en regalos empresariales. Continuar leyendo →