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Solidaridad en los eventos: Proyecto Plato Lleno

Hoy quiero hablarles de una iniciativa que, al llegar a mis oídos, me sorprendió gratamente. Se trata del Proyecto Plato Lleno, un emprendimiento que comenzó en enero de 2013, ya intervino en cinco fiestas y que, básicamente, tiene como objetivo que “la comida que sobra en un evento no se tire”.

Para poder interiorizarme un poco más, hablé con Alexis Vidal, organizador de eventos e ideólogo del proyecto junto a la agencia de eventos sustentables GettingGreen. Según comentó, Proyecto Plato Lleno es la primera iniciativa sin fines de lucro a nivel local que busca dar un destino a los alimentos elaborados en eventos, usualmente desechados al finalizar los mismos. “Es un emprendimiento voluntario, ya que tanto Sabrina como Paula y yo seguimos, al mismo tiempo, trabajando en nuestras iniciativas laborales”, cuenta Alexis.

Este programa da destino a alimentos elaborados que son desechados al finalizar el evento por ser excedentes (aproximadamente el 5% del total de la comida de un evento termina en la basura),  trasladándolos a un hogar o institución de niños, adultos o ancianos, quienes reciben el equivalente de al menos­ un almuerzo, merienda o cena. Las donaciones se realizan de manera anónima y de buena fe, ya que aún en nuestro país no existe una ley que limite la responsabilidad civil de los donantes de alimentos.

Plato Lleno

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¡Llega ExpoEventos 2014!

ExpoEventos 2014

Desde hoy y hasta el jueves, el Centro Costa Salguero albergará a la exposición internacional de organización de eventos y turismo de reuniones más importante del mundo. ExpoEventos 2014 reunirá a los exponentes consagrados del rubro de todo el planeta, en conferencias magistrales abiertas a profesionales, empresarios y estudiantes. Entre los disertantes se encuentran Alejandro Verzoub, Sidney Alonso y Sergio Velásquez Betancur, que hablarán sobre “Casos exitosos de viajes de incentivos”; Martín Sirk, cuya ponencia versará sobre “La ‘tercera ola’ – Competitividad del Marketing de destinos”; y Guillermo Ricaldoni, con su discurso titulado “Captando sponsors para sus eventos”.

Estoy muy contenta porque en esta edición, fui seleccionada para participar del “Programa para Compradores Nacionales“: como Hosted Buyers/comprador seré parte de las rondas de negocios con otros colegas del rubro durante dos jornadas completas. Una oportunidad única para ampliar mis conocimientos y compartir mi experiencia.

Este tipo de exposiciones es central en la formación de un organizador de eventos, ya que permite mantenerse actualizado, enterarse de las últimas tendencias a nivel mundial e intercambiar ideas con compañeros del rubro. Como ya les comenté muchas veces, es muy importante en esta actividad la creatividad, ¡y qué mejor que una feria para dejar volar la imaginación y nutrirnos de ideas!

Todos aquellos interesados pueden obtener más información en http://www.expoeventos2014.com

¡Visitala!

Yanela Biancardi

El fracaso, combustible del éxito

Hoy quería hablarles de mi experiencia personal como OPE o, más ampliamente, como emprendedora. Cuando comencé con la idea de convertirme en organizadora de eventos, me acerqué a la Fundación de Altos Estudios en Ciencias Comerciales. Estudié y me gradué. “¿Y ahora?”, me dije cuando tuve mi diploma en la mano. Era el momento de lanzarme con mi idea y los conocimientos adquiridos al mercado, a buscar clientes, a desplegar lo que había aprendido de la mano de mi creatividad. Por supuesto, no se trató de un camino llano: hubo aciertos y errores, piedras, obstáculos, experiencias fallidas y decisiones que no me llevaron a ningún lado. Pero todo me sirvió para hoy estar segura de lo que quiero y de hacia dónde me dirijo. Y esto es vital para cualquier emprendedor, porque como dice Agostina Fasanella, Coach Ontológico y Fundadora de Liderarte Consultora, “el éxito es más consecuencia de una actitud que de una capacidad”, y los resultados son diferentes de las personas. No las califican de “buenas” o “malas” sino que les muestran el camino a seguir.

Es por eso que me pareció interesante presentarles a todos los que dudan y temen en meterse en el mundo de la organización de eventos por miedo al fracaso un video, que hace algunos meses se ha viralizado. Se trata de la conferencia de Iñigo Sáenz de Urturi en TEDxLeon. Se titula “El fracaso, combustible de tu éxito”.

¡Que la disfruten!

Yanela Biancardi

eventos@yanelabiancardi.com.ar

Food Trucks: gastronomía sobre ruedas

Siempre remarco que uno de los pilares de un buen OPE es la originalidad. Tener la mente abierta y los oídos atentos a lo que el cliente desea y aprender a pensar un poco más allá de los límites cotidianos es, casi, una obligación. Es por ello que, cada vez que veo o escucho alguna nueva propuesta que sale de los parámetros habituales, trato de interiorizarme para no sólo conocerla más sino también para ver cómo puedo adaptarla al mundo de los eventos empresariales.

Algo así me sucedió con los Food Trucks. Endeavor Argentina, líder en promoción de la cultura emprendedora, llevó adelante en junio pasado la Experiencia Endeavor 2014 en la porteña Usina del Arte. Y uno de los momentos fuertes fue la presentación de estos camiones gastronómicos, los Food Trucks: el 10 de ese mes, Nómade, Morfa y Bon Bouquet Creperie congregaron a los presentes alrededor de esta nueva propuesta móvil de “comida al paso”.

Estos tres Food Trucks pertenecen a la Asociación Argentina de Food Trucks, formada en 2013 con el objetivo de promover e instalar en nuestro país la “gastronomía sobre ruedas”, consolidada en Europa y los Estados Unidos.

El evento convocó a más de 1.500 personas, quienes pudieron degustar los diferentes platos que ofreció cada camión.

Los emprendedores Martín Viera y Romina Simkin, también decidieron apuntar a este nuevo proyecto. Así surgió Food Truck Chef, después de un año de trabajo, capacitación e investigación.

Food Truck Chef

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Emprendedores y eventos

La firma Afluenta, primera comunidad de finanzas colaborativas de la región, nos contrató para organizar el evento de apertura de sus nuevas oficinas en la Ciudad de Buenos Aires. En el 2013 tuve la oportunidad de conocer a Alejandro Cosentino, fundador y CEO de afluenta.com, y de interiorizarme en su historia como emprendedor que, a partir de una simple idea, creó un sistema revolucionario.

Cosentino tenía en mente un gran desafío: combinar sus conocimientos de servicios financieros con la tecnología. La revelación llegó en el año 2008 durante un viaje. “En el avión leí El alma del dinero de Lynn Twist. Entendí que el dinero es como el agua, transporta energía; si se acumula se estanca; si fluye puede fertilizar y crecer”, cuenta el emprendedor. Ese fue el origen de afluenta.com.

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Brasil 2014: el mundial en la oficina

Ya quedan pocos días para el inicio del evento deportivo más importante del mundo, por lo menos para nosotros, los argentinos: el Mundial. Ya conocidos hace algún tiempo los rivales y días y horarios de los partidos, nos surge una pregunta: ¿cómo vamos a disfrutarlos? Pero más que una pregunta, es un problema planteado, porque salvo el encuentro contra Bosnia, que es un domingo, los dos restantes -versus Irán y Nigeria-, tendrán lugar sábado y miércoles al mediodía, respectivamente. Es decir, en horario laboral, al menos uno de ellos. Y ni qué hablar si la Selección sigue avanzando.

Es aquí donde entramos en el juego los OPE (Organizadores Profesionales de Eventos) con algunas ideas para asesorar a las empresas en el disfrute del Mundial por parte de sus empleados y, por qué no, en cómo transformar la pasión en un evento de motivación del staff orientado a estrechar lazos.

Para la previa, se puede fomentar un prode individual o por sectores y/o un concurso para elegir al mejor Director Técnico. También es buena idea manejarse con mailings internos, o crear un grupo cerrado en Facebook donde todos los empleados puedan aportar ideas para esta época tan especial del año.

Aquí van algunos tips para el día del partido:

- Es importante habilitar algún lugar específico de la empresa para que los empleados puedan disfrutarlo con comodidad. Las áreas comunes o salones de usos múltiples son buenas alternativas. Obviamente, no deben faltar las pantallas gigantes de LED y en HD.

- El espacio puede estar decorado acorde al sentimiento futbolero, con banderas, guirnaldas y banderines. Minutos antes del ingreso al salón, puede repartirse entre el staff banderas pequeñas, camisetas, gorros, vinchas, porras, cornetas y cualquier tipo de cotillón celeste y blanco con el logo de la empresa.

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El evento de lanzamiento de una marca nueva en el país

En general, cuando hablamos de la organización de eventos corporativos hacemos referencia a aquellos encuentros que se generan alrededor de empresas que están asentadas en un territorio y cuyo accionar es conocido por todos, tanto colegas como público. Entonces, el lanzamiento de un producto específico, una fiesta de aniversario o una feria o congreso concentra las energías del OPE en el evento en particular y todos sus matices.

Sin embargo, es frecuente que se acerquen a YB Creación de Eventos compañías que abren sus oficinas en el país y desean no sólo armar un encuentro sino también hacerse conocidas. En estos casos, la tarea del profesional en eventos es doble. Lanzamiento Continuar leyendo →

8 tips para un buen brief

Cuando decidimos que queremos montar un evento y contactamos a un organizador profesional (OPE), la primera herramienta de comunicación entre ambos debe ser el brief. ¿Y qué es el brief? Se trata de una lista con toda la información importante, los datos y detalles que el OPE debe saber, desde un primer momento, sobre la fiesta, feria o encuentro que buscamos.

El brief es muy útil no sólo para que el experto sepa lo que queremos sino también para aclarar nuestras ideas. En YB Creación de Eventos es frecuente recibir clientes que quieren que los ayudemos pero no están seguros de cómo ni qué quieren. Además, este documento servirá para mejorar la comunicación entre ambos durante todo el proceso de organización.

Estos son los datos que no deben faltar para que el brief sea perfecto:

- Objetivo del evento: Primero, hay que asegurarse de que un evento sea lo mejor para lo que queremos lograr. Una vez que lo tenemos claro, hay que formular cuáles son nuestras metas, de la manera más concreta posible: vender más, que un producto se haga conocido o contar con más presencia en los medios. De esta forma, podremos luego medir los resultados.

Brief

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:: 5 tips para elegir el mejor hotel ::

La organización de eventos corporativos suele desde hace años elegir los salones de los hoteles para su realización. Ya sea la presentación de un nuevo producto o servicio, el anuncio de alguna noticia importante o la cena de aniversario, hoy es casi inevitable recurrir a las grandes cadenas nacionales.

Más allá de la ambientación y exclusividad que nos ofrecen cada uno de los hoteles urbanos, hay otros detalles básicos a tener en cuenta antes de optar por uno de ellos para nuestro evento:

1 – Capacidad del salón

Por más que nos encante algún hotel en particular es, obviamente, central que los invitados estén cómodos. De aquí la importancia de tener una lista de asistentes tentativa y de trabajar previamente para lograr la confirmación de la asistencia. En casos en los que la cantidad de público no está clara, se puede elegir un hotel que cuente con más de un salón (uno más grande y otro pequeño), y coordinar para reservar definitivamente algunos días antes, no sólo para que se lo ambiente sino también para reformular el presupuesto.

2 – Ubicación

El hotel elegido debe ser de fácil acceso para todos los asistentes. En la ciudad de Buenos Aires, los principales se encuentran emplazados en el Microcentro, que si bien cuenta con la ventaja de la multiplicidad de medios de transporte, el tránsito caótico le juega en contra. Como sigue siendo la mejor opción, desde YB Creación de Eventos recomendamos entregar a los invitados con anterioridad vía correo electrónico mapas de ubicación, rutas alternativas o, incluso, destinar una combi o taxis para que se encarguen del traslado. Este último consejo también corre para los eventos que se realizan fuera del centro neurálgico urbano.

Meliá Buenos Aires

Foto: Hotel Meliá Buenos Aires

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7 tips para evitar el “virus de las sillas vacías”

Uno de los principales sentimientos a la hora de organizar un evento es la incertidumbre que ronda alrededor de la asistencia. El hecho de sólo pensar en llegar al día de la presentación o la conferencia y corroborar que está presente menos de la mitad del público invitado es aterrador.

Para que este “virus de las sillas vacías” no se extienda por todos los eventos que organicemos, es importante tener en cuenta los siguientes tips:

1. Analizar quién puede no venir

En general, cuando llega el día del evento y vemos que falta parte importante de la audiencia, solemos preguntarnos el porqué. Pero se trata de un tema de planificación: siempre debemos tener en claro cuál es nuestro público y sus características, para así poder analizar las posibilidades de asistencia y orientar nuestros esfuerzos a llenar la sala. Por ejemplo, un evento para niños no tendrá éxito si lo planeamos un día de semana, en horario escolar; tampoco uno para jóvenes a horas muy tempranas.

2. Personalizar la comunicación

Para que todo salga como se lo espera, es central que le comuniquemos a los invitados la importancia de que confirmen -o no- su presencia. Pocos días antes del evento, recomiendo comunicarse -vía telefónica o por e-mail, aunque la primera opción es mejor- con los invitados, para preguntarles si realmente están seguros de que van a venir. Avisarles que hay muchas personas esperando por un lugar es central.

3. Siempre tener una lista de invitados

Este listado no sólo debe contemplar a las personas confirmadas sino también incluir una suerte de “lista de espera” o “lista de posibles”, a quienes podamos llamar a último momento o, por el contrario, que puedan llegar a asistir sin confirmación.

Sillas vacías

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