Uno de los principales sentimientos a la hora de organizar un evento es la incertidumbre que ronda alrededor de la asistencia. El hecho de sólo pensar en llegar al día de la presentación o la conferencia y corroborar que está presente menos de la mitad del público invitado es aterrador.
Para que este “virus de las sillas vacías” no se extienda por todos los eventos que organicemos, es importante tener en cuenta los siguientes tips:
1. Analizar quién puede no venir
En general, cuando llega el día del evento y vemos que falta parte importante de la audiencia, solemos preguntarnos el porqué. Pero se trata de un tema de planificación: siempre debemos tener en claro cuál es nuestro público y sus características, para así poder analizar las posibilidades de asistencia y orientar nuestros esfuerzos a llenar la sala. Por ejemplo, un evento para niños no tendrá éxito si lo planeamos un día de semana, en horario escolar; tampoco uno para jóvenes a horas muy tempranas.
2. Personalizar la comunicación
Para que todo salga como se lo espera, es central que le comuniquemos a los invitados la importancia de que confirmen -o no- su presencia. Pocos días antes del evento, recomiendo comunicarse -vía telefónica o por e-mail, aunque la primera opción es mejor- con los invitados, para preguntarles si realmente están seguros de que van a venir. Avisarles que hay muchas personas esperando por un lugar es central.
3. Siempre tener una lista de invitados
Este listado no sólo debe contemplar a las personas confirmadas sino también incluir una suerte de “lista de espera” o “lista de posibles”, a quienes podamos llamar a último momento o, por el contrario, que puedan llegar a asistir sin confirmación.
