Por: Yanela Biancardi
Uno de los principales sentimientos a la hora de organizar un evento es la incertidumbre que ronda alrededor de la asistencia. El hecho de sólo pensar en llegar al día de la presentación o la conferencia y corroborar que está presente menos de la mitad del público invitado es aterrador.
Para que este “virus de las sillas vacías” no se extienda por todos los eventos que organicemos, es importante tener en cuenta los siguientes tips:
1. Analizar quién puede no venir
En general, cuando llega el día del evento y vemos que falta parte importante de la audiencia, solemos preguntarnos el porqué. Pero se trata de un tema de planificación: siempre debemos tener en claro cuál es nuestro público y sus características, para así poder analizar las posibilidades de asistencia y orientar nuestros esfuerzos a llenar la sala. Por ejemplo, un evento para niños no tendrá éxito si lo planeamos un día de semana, en horario escolar; tampoco uno para jóvenes a horas muy tempranas.
2. Personalizar la comunicación
Para que todo salga como se lo espera, es central que le comuniquemos a los invitados la importancia de que confirmen -o no- su presencia. Pocos días antes del evento, recomiendo comunicarse -vía telefónica o por e-mail, aunque la primera opción es mejor- con los invitados, para preguntarles si realmente están seguros de que van a venir. Avisarles que hay muchas personas esperando por un lugar es central.
3. Siempre tener una lista de invitados
Este listado no sólo debe contemplar a las personas confirmadas sino también incluir una suerte de “lista de espera” o “lista de posibles”, a quienes podamos llamar a último momento o, por el contrario, que puedan llegar a asistir sin confirmación.
4. Lugares libres a último momento
Es una buena opción, en aquellos eventos en los que se cobra entrada, preparar promociones de último minuto -y asegurarse de que los interesados sepan cuándo van a estar disponibles esos tickets-. Cerrar el RSVP una semana antes y dedicar los últimos días a llenar sillas con sorteos y descuentos especiales son algunas alternativas. Para informar la novedad de los lugares libres, pueden utilizarse los blogs especializados, redes sociales o incluso los programas radiales, tanto locales como nacionales.
Otra opción es donar las entradas sobrantes a instituciones benéficas o, en caso de que se trate de un evento de caridad, invitar a los implicados: niños de un comedor, ancianos, etcétera.
5. Pedí colaboración a los propios invitados
Si a último momento te quedan asientos libres, no es mala idea comunicarse con los invitados para consultarles si alguien de su oficina, colega o conocido estaría interesado en asistir. Son las personas del mismo rubro las más indicadas para aconsejar en este aspecto.
6. Check-in online
Se trata de una herramienta por la cual instamos a los invitados -o aquellos que compraron su entrada- a registrarse en la página del evento 48 horas antes del mismo como condición central para participar. Sin el registro, no se permite el ingreso. Así, nos aseguramos un número de asistentes y podemos manejar los tickets sobrantes.
7. Entradas con “vencimiento”
Otra idea es comunicarle a los asistentes que su invitación expira, por ejemplo, 30 minutos antes del comienzo del evento. Es decir que aquellos que no llegaron para esa hora, no podrán ingresar. Esta medida le da al organizador unos minutos para decidir qué hacer con los lugares vacíos.
Espero que estas recomendaciones sean útiles para que tu evento sea un éxito de concurrencia. Ahora, voy a revelarte cuál es mi secreto: colocar un 10% de sillas menos que las esperadas. Si el espacio se llena, las tenemos listas para agregar; si no, no corre riesgos la “foto” final del evento.
¡Buena semana! 
Yanela Biancardi