Por: Yanela Biancardi
Sería una obviedad decir que hoy la tecnología es “todo” en el mundo laboral, social y personal. Pero en lo que a mi actividad respecta -la organización de eventos-, hace algunos años que se ha vuelto uno de los aspectos centrales a tener en cuenta, tanto como el lugar elegido para el encuentro o el catering, por ejemplo.
El experto en tecnología para eventos Corbin Ball, creador de Corbin Ball Associates, enumeró tres tendencias que, considera, hoy transformaron el mundo de los eventos:
1 – Wi-Fi
Actualmente, es una demanda fundamental de los clientes que contratan a un OPE para montar su evento, como anticipo a lo que desean ofrecerle al futuro público asistente. Ball, en una entrevista reproducida por el sitio Orquidea Technology Group, indicó que en un reciente estudio el 64% de los planificadores de reuniones dijo que la disponibilidad de conexión Wi-Fi afecta a su elección del lugar, el 31% dijo que podría afectar su elección, y sólo el 5% dijo que la conexión Wi-Fi no afectaría a las decisiones de selección de sitios. Para él, es central que los lugares dedicados a eventos, congresos y reuniones -como, por ejemplo, los hoteles- inviertan en internet libre con acceso restringido para su público y huéspedes, así como en ancho de banda.
2 – La vida de un evento pasa por la nube
Las nuevas tecnologías permiten que hoy sea barata, fácil y rápida la organización de un evento. “Lo que solía tomar un equipo de programadores semanas o meses y cientos de miles de dólares para hacerlo, ahora lo puede lograr por un adolescente superdotado en un fin de semana en su dormitorio“, afirmó Ball. Hoy existen cientos de miles de aplicaciones de iPad y Androide gratuitas o a muy bajo costo, además de poder acceder a miles de datos subidos a la “nube” gracias a una conexión de internet. Todas las aristas de la organización de un evento pueden ser asistidas por la tecnología basada en la web, desde el registro hasta la comercialización y los viajes. Una empresa que brinda este tipo de servicios es Eventioz, que nos permite publicar nuestro evento, cobrar la entrada, listar a los invitados y ubicarlos.
3 – Reuniones virtuales e híbridos
La tecnología para reuniones virtuales ya está entre nosotros, y en los Estados Unidos y Europa revolucionó el mundo de los encuentros corporativos. “¿Recuerda la clásica escena en la película Star Wars donde R2D2 proyectaba la imagen brillante de la princesa Leia? Estamos mucho más allá en este momento”, aseguró Ball, al tiempo que añadió: “Las reuniones híbridas están de moda hoy, y vamos a ver más de ellas, ya que se vuelve más barato y más fácil de extender una reunión cara a cara a un público mayor“. En la actualidad, los OPE están comprobando que los encuentros híbridos -con oradores “virtuales” y otros presentes- no atentan contra la asistencia al mismo, sino todo lo contrario. Una de las herramientas más utilizadas en este tipo de eventos es Skype, que permite a una persona remota estar presente en la sala junto al disertante cara-a-cara.
También comenzó a extenderse el uso de Google Plus Hangouts para convocar a grupos pequeños de manera virtual y difundir, por ejemplo, un video de su Hangout en YouTube o en un sitio propio. Así, los OPE cuentan con una herramienta más a la hora de celebrar seminarios web o pequeños meetings y publicarlos luego en la web, YouTube o alguna otra red social.
¡Vamos por más innovación en los eventos! 
Yanela Biancardi