Por: Yanela Biancardi
Los asistentes a eventos corporativos -sean éstos más o menos formales; conferencias, presentación de productos o encuentros de incentivos- atraviesan distintos estados emocionales durante su estadía allí. Varios profesionales han dado cuenta de ello. Y como nuestra intención es mantener a esa persona involucrada en lo que está viviendo, con su atención puesta en ello, debemos tener en claro cuáles son estos sentimientos para poder adelantarnos, explotar al máximo la experiencia y, en última instancia, lograr nuestros objetivos como Organizadores.
El libro Guide to Corporate Event Design: From Technology Fundamentals to Scenic and Environmental Design, del autor especialista en eventos Troy Halsey, detalla los tres estados por los que puede pasar el asistente en un evento, y las necesidades que experimenta en cada uno de ellos:
1) Estado de inmediatez: se trata de aquellas necesidades que le surgen al asistente en forma urgente y que no puede esperar para satisfacerlas. Hambre y/o sed; intención de utilizar el baño, conectarse a internet o cargar su teléfono móvil son algunas de ellas. El OPE debe tenerlas en cuenta para planificar el evento de tal manera que pueda satisfacerlas lo más rápido posible. Carteles indicadores; un catering estratégicamente ubicado y al que pueda accederse cada cierta cantidad de tiempo; varios enchufes a la vista, Wi-Fi libre y con la contraseña en poder de los asistentes y computadoras para el uso de los presentes con algunas sencillas soluciones. Todo esto, por supuesto, debe ser correctamente informado a los invitados de antemano.
2) Estado profesional: el participante va a buscar interactuar con otros presentes, así como también informarse sobre el producto que se está anunciando o hacer preguntas al disertante -en este momento suele ocupar un rol receptivo conciente-. Es por ello que debe contemplarse dentro del evento espacio para el networking y para charlar con los expositores. Todo a su tiempo y por un período predeterminado.
3) Niño interior: como todos tenemos un niño adentro que quiere divertirse, ver nuevas cosas, socializar e interactuar, es importante incorporar a nuestro evento corporativo elementos lúdicos relacionados con lo que está sucediendo, y dar tiempo a los presentes para conectarse con ellos.
Entonces ahora recordarás que todo participante querrá satisfacer sus necesidades inmediatas, profesionales y lúdicas.
¡A planificar el 2015 se ha dicho!
Yanela Biancardi