Los 10 errores que pueden surgir en un evento corporativo

Una de las tareas de los OPEs es tratar de que los inconvenientes a la hora de realización de un evento sean mínimos y, en un punto, se tornen “invisibles” para cliente e invitados. Si bien esto se logra con mucha concentración, profesionalismo y, sobre todo, experiencia en el mundo de los eventos, es importante tener siempre en vista los problemas más comunes que suelen presentarse durante un encuentro corporativo, para poder así anticiparnos y evitarnos un dolor de cabeza.

Los 10 errores que pueden empañar nuestro evento son:

1)      Que el disertante o artista no llegue al horario pactado.

2)      Que el sonido, generalmente el micrófono, funcione mal.

3)      No respetar la agenda del evento. Por ende, pasar de largo un coffee break.

4)      Que no funcione el aire acondicionado frío/calor.

5)      Que se corte la luz y no tengamos contratado el grupo electrógeno.

10-errores

Continuar leyendo

Últimas tendencias en Baby Showers

El Baby Shower, costumbre extranjera que celebra la futura llegada de un nuevo ser a este mundo, se ha instalado en la Argentina hace ya cerca de una década, y al parecer vino para quedarse. Es por eso que los OPE debemos estar siempre actualizados para ofrecer a nuestros clientes lo último en actividades, juegos y presentes para que su fiesta sea única. “Las tendencias de eventos las equiparo con las tendencias en la moda. Año a año colores, texturas y diseños cambian. En los eventos sucede lo mismo y como buenas OPEs debemos estar a la vanguardia, conocer antes que el público las novedades del mercado y trasladar a nuestros eventos las tendencias”, comenta Antonella Di Pietro, productora y organizadora de eventos y especialista en Baby Showers, con quien he tenido el gusto de trabajar varias veces.

Cuando hablamos de “novedades” en una fiesta de este tipo nos referimos a los nuevos productos en pastelería, juegos, horarios para invitar a disfrutar de la fiesta, participaciones y entretenimiento digital, por ejemplo.

En cuanto a lo que debemos tener en cuenta a la hora de pensar en un Baby Shower moderno, Antonella nos ofrece tres tips:

1. Buscar un hilo conductor para ambientar y desarrollar la temática del festejo;

2. Destacar el nombre del bebé y su mamá en los productos, ya que “personalizar los detalles logra transmitir los sentimientos del festejo”;

3. Contratar a una coordinadora de actividades y timing para disfrutar de la tarde de amigas sin tener que estar pendientes de la organización.

Baby Shower Pía Slapka

 Baby Shower Pía Slapka, por Antonella Di Pietro

Continuar leyendo

6 ideas originales para eventos que dejó el Gastrofestival

El Gastrofestival es un evento que tiene lugar en Madrid, España, cada año. Durante dos semanas, el mejor arte culinario internacional se inserta en restaurantes, tiendas, museos e incluso en la vía pública, con talleres, degustaciones, rutas y precios en promoción en distintos establecimientos, actividades en galerías y teatros, almuerzos y cenas temáticas y muchas otras intervenciones. El cine, la moda, la cultura, la salud y la gastronomía se unen para ofrecen a locales y turistas un escenario que activa los sentidos.

Este año, el Gastrofestival tuvo lugar entre el 31 de enero y el 15 de febrero. Y entre tantas iniciativas que pudieron apreciarse, rescaté seis originalidades aplicables a nuestro mundo de los eventos. Ellas son:

- El “food porn”: es una tendencia cada vez más fuerte en Europa, que apunta al deseo irrefrenable que sentimos de inmortalizar ciertos platos. La también llamada “gastrofoto” tuvo mucho éxito en el festival: incluso la librería A Punto (especializada en temas culinarios y de gastronomía) organizó un concurso de imágenes de platos degustados en la feria. Una buena idea es proponer a los invitados a nuestro evento que fotografíen parte del catering y que compartan la pic en las redes sociales bajo un determinado hashtag. Alternativa original para difundir nuestro evento.

- Flores comestibles: fueron una de las estrellas del Gastrofestival. Se trata de adornos que, a la vez, pueden ser parte del catering como aperitivos. La florería Fransen et Lafite organizó una degustación: una experiencia puramente sensorial.

florescomestibles

Continuar leyendo

Eventos: ¿Cómo se construye un recuerdo?

Varias veces les comenté que el éxito de un evento radica en que los asistentes “se lleven algo” de él, es decir, que lo que viven quede sellado en su memoria como un buen recuerdo. (De más está decir que, en el caso de los eventos corporativos, esto es fundamental para que la marca quede asociada a valores positivos).

Pero, ¿cómo funciona el cerebro a la hora de hablar de aquello que atesorará por siempre o, al menos, por un largo tiempo? Para echar un poco de luz a esta cuestión, contacté al doctor en Biología e investigador del Conicet Diego Golombek. “El mundo de la memoria es maravilloso, pero aún no lo conocemos del todo”, me aclara en principio.

Y explica: “La memoria se basa en una propiedad del cerebro llamada neuroplasticidad: las neuronas y sus conexiones pueden cambiar con la experiencia. Así, establecer un recuerdo tiene que ver con cambios en la actividad de circuitos neuronales”.

Recuerdos

“La memoria -prosigue- tiene varias fases, desde la de corto plazo (aquella que necesitamos para funcionar normalmente; saber qué letra acabamos de leer, qué palabra nos acaban de decir, etcétera) que, si no pasa por un proceso de consolidación, se olvida de inmediato. En esta memoria podemos ‘guardar’ hasta alrededor de 7 conceptos, palabras, números. Podemos pensar en la consolidación como en la repetición de algo (un número de teléfono, por ejemplo) hasta que deja su huella para ser recordado, y así pasa a la memoria de largo plazo”. Es decir, se ha creado una nueva conexión neuronal.

Por otro lado, sostiene Golombek, hay memorias declarativas, las que necesitamos para contar una historia, y de procedimiento, es decir, “aquellas involucradas en hacer algo, como andar en bicicleta”. Continuar leyendo

¿Cuánto contamina tu evento? La huella de carbono

En la actualidad, una de las premisas más importantes que los OPE debemos tener en cuenta a la hora de planificar un evento es el cuidado del medio ambiente. Esto es, asimismo, un aspecto en el que los clientes ponen cada vez mayor énfasis a la hora de coordinar el plan de acción con nosotros, los profesionales. En este marco, siempre son importantes las estrategias de trabajo en base a las llamadas 3R” (reciclar, reducir y reutilizar), como el empleo de luces de bajo consumo y/o aprovechamiento de la luz natural, el uso reducido de papel y el control en el manejo de canillas y basura.

No obstante, es importante que quien nos contrata pueda tener, una vez finalizado el evento, información fehaciente acerca de cuánto contaminó -o no- su entorno. Para ello, debemos apelar al concepto de huella de carbono, que remite al impacto total que nuestra fiesta, encuentro o congreso tiene sobre el clima en relación a la liberación de gases de efecto invernadero (GEI) a la atmósfera. Es decir, la cantidad de dióxido de carbono (CO2) que genera el evento.

La huella de carbono debe medirse y controlarse en todas las etapas de la organización del evento (diseño, preparación, montaje, desarrollo, desmontaje). Para ello, tenemos que tener en cuenta tres parámetros de alcance de la emisión de GEI:

1. Emisiones de alcance 1 (o emisiones directas): son las que provienen de fuentes que están bajo el control estricto del evento, como por ejemplo las de los grupos electrógenos que se instalan en los escenarios. En ellas el propio evento puede echar mano para reducir las emisiones.

CO2

Continuar leyendo

Hacé de tu evento una película

En la organización de eventos, como en cualquier trabajo, es muy importante saber objetivamente qué se quiere hacer. Con la práctica establecemos una rutina de planificación, que se perfecciona por medio del ensayo y error y lleva a que podamos prever cuándo un evento va a ser exitoso. Claro que existen los imponderables; la idea, siempre, es estar preparados para controlarlos.

Una de las formas de estructurar un evento que, de a poco, se está convirtiendo en tendencia a nivel mundial es la que imita a una película o novela. Ambas cuentan con un armazón narrativo básico, una línea argumental nacida hace siglos. Algunos autores la llaman “la semilla inmortal” o “el viaje del héroe”. Se trata de organizar nuestra conferencia o evento de incentivo siguiendo un guión preestablecido con un principio, un nudo y un final.

Si queremos armar nuestro evento de esta manera, debemos seguir los siguientes pasos:

- Preludio: es la “introducción al evento”. Algunas opciones son un corto video institucional; un espacio con música y ambientación acorde a “lo que se viene”.

- Presentación: también llamada “¿cuál es el problema?”. Aquí, un locutor o uno de los directivos de la firma convocante agradece a los invitados su presencia y les cuenta, brevemente, por qué están allí.

- Elaboración: a continuación, comienza el proceso de pensar cómo encarar ese problema, cuáles son sus ventajas y sus puntos débiles. Si la intención es una participación plena de los invitados, el coach o moderador -de acuerdo al tipo de evento del que estemos hablando- va a guiar a los presentes en este punto. Si, en cambio, es una conferencia o encuentro más formal, este paso puede incluirse en el primer discurso de alguna de las autoridades.

Película

Continuar leyendo

Sostenibilidad ¿Cómo organizar un evento en un entorno natural?

El verano es una excelente época para llevar los eventos fuera de los muros de salones y hoteles. El buen tiempo y los días más largos estimulan la creatividad de los Organizadores de Eventos, en pos de nuevos paisajes y espacios para montar fiestas, congresos y reuniones de incentivo. Es por ello que aparecen como opciones entornos naturales, más allá de los ya casi institucionalizados campings o quintas privadas. La playa, la montaña y el bosque se transforman, entonces, en alternativas originales, sobre todo cuando los eventos son orientados a lo deportivo.

No obstante, ante la posibilidad de elegir una de ellas para nuestro evento, debemos tener en cuenta ciertos cuidados especiales para que el medio ambiente se vea lo menos afectado posible, en especial porque se trata de lugares que, naturalmente, no reciben este tipo de eventos.

Lo primero que recomiendo es contratar a un especialista para que nos asesore. Biólogos, ambientólogos, geólogos y otros expertos del ramo tendrán todas las herramientas para ayudarnos a prevenir el impacto en favor de una organización sostenible.

Junto a ellos se deberá analizar qué factores del entorno podrían verse afectados:

- Flora: averiguar si hay masas de vegetación cercanas que podrían ser influenciadas por el evento, como matorrales, pastizales o bosques.

- Fauna: analizar no solo qué especies habitan en la zona sino también si ésta es área de paso o tránsito de otras. También estudiar si el evento podría afectar su ciclo biológico, es decir, si coincide con épocas de reproducción o parto.

- Agua: analizar si existen recursos hídricos que podrían verse afectados, como ríos, arroyos, albercas, etcétera.

Sostenibilidad

Continuar leyendo

¡Festejá San Valentín con todo!

Este sábado es el gran día para los enamorados. Es el momento del año en el que celebramos estar juntos y nos dedicamos exclusivamente a nuestra pareja, con bombos y platillos.

Para que nos cuente un poco más sobre este día tan especial, charlé con una gran colega, Antonella Di Pietro*.

Antonella

¿Qué se celebra el 14 de febrero?

El 14 de febrero se festeja en muchas partes del mundo el AMOR, invocando al santo patrono SAN VALENTÍN y, muchas veces, al querubín CUPIDO.

¿Cómo son los festejos en el mundo?

En los Estados Unidos y Canadá, por ejemplo, los niños intercambian tarjetas, a las que llaman “valentines”, con sus amigos. En algunas escuelas también se celebra: colocan todos los ”valentines” en una caja previamente decorada para la ocasión. Al final del día, la maestra o uno de los alumnos distribuye las tarjetas. Los estudiantes de más edad celebran bailes y fiestas de San Valentín: preparan canastas de dulces, regalos y tarjetitas de mesa decoradas con corazones y cupidos. Mucha gente envía flores, dulces u otros regalos a sus esposas, esposos o enamorados.

En Europa, en tanto, la celebración difiere de acuerdo al país y sus costumbres. Por ejemplo, los niños ingleses cantan canciones especiales para la ocasión y reciben regalos, dulces, frutas o dinero. Por su parte, en Dinamarca la gente le envía a sus amistades flores blancas prensadas llamadas gotas de nieve. Los hombres daneses también envían un tipo de ”valentín” llamado gaekkebrev (carta graciosa). En el remitente escribe una rima pero no firma con su nombre. En lugar de ello, él firma el valentín con puntos, un punto por cada letra del nombre.

Llegando a América, puedo comentarte el caso de Colombia, donde no se celebra el 14 de febrero sino en septiembre, pues comercialmente febrero es el mes de inicio de temporada escolar en la mayor parte del país. Es común la tradición del amigo secreto (lo que acá conocemos como “amigo invisible”), que consiste en colocar los nombres de amigos o colegas de trabajo en un recipiente, hacer un sorteo y realizar un regalo a quien corresponda —hombre o mujer— sin que éste sepa quién se lo obsequió. Continuar leyendo

Las 10 ventajas de contratar un Organizador de Eventos

Los eventos son una importante herramienta de comunicación, y por ende deben transmitir un mensaje y tener coherencia desde su planificación.

Además, fortalecen la imagen corporativa de la empresa, es por eso que necesitan ser gestionados por un Organizador/Event Planner profesional, sensible y creativo.

Entonces, ¿por qué contratar un Organizador Profesional de Eventos?

1)      Porque contamos con una base de proveedores homologados.

2)      Porque ahorramos tiempo y dinero en la selección de recursos y servicios.

3)      Porque reducimos el estrés que genera la planificación y coordinación de un evento cuando se lo deja en manos de un colaborador de la empresa dedicado a otro rubro.

4)      Porque armamos el timing (cronograma del evento) junto con el cliente.

5)      Porque aseguramos el cumplimiento y calidad de los productos/servicios contratados. Elaboramos un contrato de servicios para que todo quede por escrito.

Yanela Biancardi

Continuar leyendo

Las 3 necesidades del participante en un evento

Los asistentes a eventos corporativos -sean éstos más o menos formales; conferencias, presentación de productos o encuentros de incentivos- atraviesan distintos estados emocionales durante su estadía allí. Varios profesionales han dado cuenta de ello. Y como nuestra intención es mantener a esa persona involucrada en lo que está viviendo, con su atención puesta en ello, debemos tener en claro cuáles son estos sentimientos para poder adelantarnos, explotar al máximo la experiencia y, en última instancia, lograr nuestros objetivos como Organizadores.

El libro Guide to Corporate Event Design: From Technology Fundamentals to Scenic and Environmental Design, del autor especialista en eventos Troy Halsey, detalla los tres estados por los que puede pasar el asistente en un evento, y las necesidades que experimenta en cada uno de ellos:

1) Estado de inmediatez: se trata de aquellas necesidades que le surgen al asistente en forma urgente y que no puede esperar para satisfacerlas. Hambre y/o sed; intención de utilizar el baño, conectarse a internet o cargar su teléfono móvil son algunas de ellas. El OPE debe tenerlas en cuenta para planificar el evento de tal manera que pueda satisfacerlas lo más rápido posible. Carteles indicadores; un catering estratégicamente ubicado y al que pueda accederse cada cierta cantidad de tiempo; varios enchufes a la vista, Wi-Fi libre y con la contraseña en poder de los asistentes y computadoras para el uso de los presentes con algunas sencillas soluciones. Todo esto, por supuesto, debe ser correctamente informado a los invitados de antemano.

Participantes

Continuar leyendo