Por: Yanela Biancardi
En la organización de eventos, como en cualquier trabajo, es muy importante saber objetivamente qué se quiere hacer. Con la práctica establecemos una rutina de planificación, que se perfecciona por medio del ensayo y error y lleva a que podamos prever cuándo un evento va a ser exitoso. Claro que existen los imponderables; la idea, siempre, es estar preparados para controlarlos.
Una de las formas de estructurar un evento que, de a poco, se está convirtiendo en tendencia a nivel mundial es la que imita a una película o novela. Ambas cuentan con un armazón narrativo básico, una línea argumental nacida hace siglos. Algunos autores la llaman “la semilla inmortal” o “el viaje del héroe”. Se trata de organizar nuestra conferencia o evento de incentivo siguiendo un guión preestablecido con un principio, un nudo y un final.
Si queremos armar nuestro evento de esta manera, debemos seguir los siguientes pasos:
- Preludio: es la “introducción al evento”. Algunas opciones son un corto video institucional; un espacio con música y ambientación acorde a “lo que se viene”.
- Presentación: también llamada “¿cuál es el problema?”. Aquí, un locutor o uno de los directivos de la firma convocante agradece a los invitados su presencia y les cuenta, brevemente, por qué están allí.
- Elaboración: a continuación, comienza el proceso de pensar cómo encarar ese problema, cuáles son sus ventajas y sus puntos débiles. Si la intención es una participación plena de los invitados, el coach o moderador -de acuerdo al tipo de evento del que estemos hablando- va a guiar a los presentes en este punto. Si, en cambio, es una conferencia o encuentro más formal, este paso puede incluirse en el primer discurso de alguna de las autoridades.
- Punto de no retorno: ya con el problema establecido, es necesario pensar en la solución. Un brain storming (tormenta de ideas), discusiones grupales o paneles de expertos son algunas alternativas.
- Escalada del conflicto: sobre el problema ya enunciado, se produce un debate. El planteamiento de ideas contrapuestas y su discusión es lo ideal.
- Clímax: el público y/o los expertos (depende si se trata de un evento de motivación de empleados o una conferencia, por ejemplo) decidieron por dónde van a ir, hacia dónde dirigirse para hallar la solución.
- Resolución: la clausura. Es el momento en el que los asistentes y/o los especialistas dan cuenta de sus conclusiones.
Estructurar un evento como una novela o una película nos permite no sólo tener el control como OPEs de lo que va a pasar sino que también ayuda a que los asistentes, inconscientemente, se muevan en un ambiente que les es familiar. Y si a esto le sumamos una locación inusual y apelamos a nuestra creatividad en los detalles como el catering o la ambientación, ¡nada puede fallar!
Yanela Biancardi