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Entrega de Premios, no se salvan ni los Goya ni los Grammy!

Sin dudas uno de los eventos más difíciles de llevar a cabo con éxito son las Entrega de Premios. Es un desafío para cualquier organizador lograr que sean entretenidos, llevaderos o medianamente alguna de las 2 cosas. Basta de muestra 2 Grandes entrega de premios, devenidas en espectáculos en sí mismas, que tuvieron lugar esta semana: Los “Premios Goya” (galardones a los mejores profesionales del cine español en sus distintas especialidades) y Los “Grammy Awards” (premio a los logros en la industria de la música). Uno tuvo lugar en Madrid, España y el otro en Los Angeles, Estados Unidos y han sido visto por millones de televidentes en todo el mundo (si es que todavía podemos llamarlos así).

Grammy 2015

Las 2 Galas fueron constantemente criticadas en sus respectivas cuentas de twitter, a pesar que los famosos tienen fans incondicionales y que estas entregas llevan decenas de ediciones no siendo sorpresa su extensa duración y los momentos en los que empezamos a decir ¡Que no decaiga! Es eso posible en una entrega de premios? Aún contando con los mejores directores, productores, maestros de ceremonias, etc etc? Sí es posible, aún teniendo a los mejores…Entrega de premios al fin!

 

Entrega de Premios

Debo decir que coincidí con la mayoría de los tweets que reflejaban el bajón de cada una de las ceremonias. Y más allá de los gustos personales no puedo dejar de compartir la alegría por el premio para “Relatos Salvajes” como mejor película Iberoamericana, aunque al momento de los agradecimientos en twitter se leía: “Si siguen dejando hablar a los argentinos empalmamos con los Goya 2016!” Su conductor Dani Rovira ya había realizado una demostración de cómo se puede dar un agradecimiento en menos de un minuto (se los recomiendo).

Las Premiaciones son habituales en los eventos que organizamos y por supuesto importantes para quiénes los otorgan y los reciben, pero tengamos en cuenta algunos consejos a la hora de armar su formato:

. Corto y ágil, planeando tiempos al mínimo detalle
. Presentador con experiencia y con capacidad de improvisar. Que conozca y ensaye correctamente el nombre de los premiados
. Mencionar claramente las distintas categorías/premios antes de empezar la entrega
. Acompañamiento audiovisual inspiracional para generar impacto y dar el marco emocional adecuado.
. Los premios (medallas, sobres, certificados, etc) clasificados por categoría, orden de entrega u orden alfabético. Claramente identificables
. Los candidatos sentados en las primeras filas o mesas para tener fácil acceso a la entrega
. Asistentes que acompañen al estrado / escenario. Los premiados suelen distraerse o confundirse
. Evitar que los premiados se retiren. Guardar una sorpresa “anunciada” para el final.
. Usar un hashtag para que los participantes y premiados suban sus fotos / videos identificando el evento en las redes sociales
. Contratar un fotógrafo para tener un registro acorde a las necesidades del organizador o patrocinantes

Se vienen los Oscars 2015… el próximo domingo 22 de febrero. Recibirá críticas la ceremonia?


@silastudillo

Claves para eventos sociales. Vuelve el vintage?

Esta es la época de fiestas, tenemos tantas, que podemos hacer un rating de las que más nos gustaron, en las que mejor la pasamos, las más originales. Siempre escribo sobre eventos de empresas pero esta vez les quiero dar algunas claves para un evento social, como un cumpleaños. Si bien los salones nos resuelven casi todo y es más fácil tanto para el organizador como para el que contrata, los espacios no convencionales son los que más están de moda. Y cuáles son? el jardín, el patio de tu casa, el club, una terraza…Lo bueno es que no pagás el lugar o pagás muy poco, la contra es que hay que ambientarlo y es un poco más costoso. Pero dejando eso de lado, siempre será más original pensarlo de cero. Vuelve el estilo de evento Vintage? Sí, definitivamente! Más personalizado con decoración menos formal, más manualidad, más detalle, menos ostentación! Mucha onda! Ahí van las claves:

Contratá a un organizador ese es el primer paso, sobre todo si no tenés tiempo. Te ordena, define la idea, te sugiere posibilidades y alternativas, plasma la idea final, arma el presupuesto, establece la relación con los proveedores (que al no ser un salón son muchos!)
Elegí una ambientadora o alguien con mucha noción del espacio que concrete e interprete la idea (no voy a decir temática) y la dinámica del evento.
Interiorizate muy bien acerca de los gustos y deseos de la persona homenajeada. Definí el evento según esos datos. Hablá con varios de sus familiares y conocidos si es sorpresa.
Involucrá a todos los que puedas en la preparación del festejo. Las ideas se potencian y a muchos les gusta ser parte.
Establecé un dress code La idea no es que sea estricto sino para orientar, los invitados cada vez lo preguntan más, aún siendo algo poco formal.
Creá una invitación digital que sugiera pero no muestre del todo lo que va a pasar. Invitá a muchos más de los pensados en un primer momento. No hay que ajustarse a un listado estricto  porque una de las peores cosas que te puede pasar es que falte gente y que se note! No te tortures pensando que van a ser muchos.
Contratá una buena barra, es verano, cada vez hay más variedad de tragos y mejor preparados. Armá la lista según las edades de los invitados. Tené en cuenta las décadas ;)
Elegí un buen DJ, es clave! Nada de un “playlist” de un amigo que sabe mucho de música..jaja
Elegí un buen catering, alguno que hayas visto en acción que hayas probado en algún otro evento o también podés contratar un cocinero, calidad-
El personal que contrates tiene que estar de acuerdo a todo lo demás, a veces no es tan fácil tener un servicio acorde a un muy buen evento.

Mirá estas fotos de un cumpleños sorpresa en un patio!

silvinastudillo.com

@silastudillo

Estamos de Fiesta! presupuesto y evento

Se acerca el fin de año y con él llegan las fiestas de las empresas por el cierre del año, y los eventos sociales por el buen clima, aunque hay que tener en cuenta estas fuertes lluvias, cada vez más frecuentes. Es una época de bastante trabajo para todos y eso está muy bien, especialmente en un año en que todos señalan como fluctuante…atípico, con períodos de mucha actividad o muy poca. Estoy pidiendo presupuestos para una fiesta de cumpleaños especial, poco habitual en mí ya que hago eventos corporativos, pero es un pedido personal a lo que no me puedo negar…y en verdad me encanta! Me ayuda en la ambientación Valeria Castro (http://blogs.infobae.com/espacio-feliz/) y eso hace todo mucho más fácil, la creatividad fluye, las ideas se simplifican y se convierten en realidad.

MICE

Hay muchas alternativas de proveedores para nuestros eventos y pedir presupuestos debería ser bastante sencillo, sobre todo al elegir empresas que tienen trayectoria, buenos clientes y experiencia. Nada más cómodo que hablar un mismo lenguaje para entenderse y  escuchar los requerimientos. Sin embargo, noto que algunos proveedores están muy apurados, ocupados, con poco tiempo para detallar…mucha web, mucho formulario y nada de servicio. No es lo mismo que al mencionar un catering de finger food te propongan pizza, ni al mencionar sillas blancas… te ofrezcan livings. La frase “iluminación general” no da idea de nada…Algunos dicen que el diablo está en los detalles, otros que la magia. La diferencia hace que elijamos y que nos elijan. Trabajemos con los detalles que no hay tiempo que perder. Estamos de Fiesta!

@silastudillo

Te podemos enviar una propuesta para la fiesta de tu empresa y te vamos a escuchar!

Reconocernos

Bajo el slogan “Reconocernos” se relanza FACVE, Foro Argentino de Consultores de Viajes Corporativos. La cita será en el Palacio Duhau donde están convocados los principales referentes institucionales de los sectores público y privado, clientes corporativos, proveedores y agencias. Durante el Cocktail se llevará a cabo la firma de un importante acuerdo de cooperación con GBTA (Global Business Travel Associaton, entidad mundial que nuclea a los travel managers) y se comunicará el rol que el Foro tendrá dentro de la Federación Argentina de Asociaciones de Empresas de Viajes y Turismo (FAEVYT). En esta etapa uno de los objetivos centrales es generar los espacios de interacción y representatividad que conviertan a FACVE en la institución de referencia en lo que respecta a viajes y eventos corporativos.

Aeropuerto FACVE

Promocioná tu evento como un Millennial

Cuando se trata de promocionar eventos, los organizadores tienen mucho que aprender de los “Millennials”, la generación entusiasta que parece vivir del Social Media.  Si estás por lanzar un evento, ya sea una conferencia, un seminario, discusión con panel de invitados, la recepción de prensa para una exposición, o un evento en tu comunidad, y tu evento es sólido y bien planificado…entonces podés pensar en pasar al siguiente nivel.  Promocioná tu evento como un Millennial!  Trabajá en una variedad de plataformas para compartir tu evento y comunicá la construcción de los preparativos, los logros, entretenimientos especiales y otros temas importantes. Compartí en Twitter, Facebook, Google+, etc.

SHE

She Entrepreneur es uno de esos eventos! Muy pronto….sheentrepreneur.org 

Eventos Especiales, ésos que nos encantan

Patricia Sosa

Hay eventos que organizamos, eventos de terceros en los que participan nuestros clientes, eventos a los que nos invitan porque estamos en la Industria MICE y otros que nos tocan el corazón porque son parte de una gran historia! Mi amiga Stella Scacchi acababa de llegar del Impenetrable (Chaco), como tantas otras veces y ya estaba en campaña para que el Bingo a beneficio de la Fundación Pequeños Gestos Grandes Logros, sea un éxito. Organizado por Sandra Sosa, mano derecha en todos los temas de la Fundación y hermana de Patricia Sosa, su fundadora.

Esta historia comenzó en 1998 cuando a raíz de un llamado de auxilio de una comunidad aborigen Toba, Patricia decide visitarlos después de recibir una carta en idioma Qom, que en un primer momento es interpretada como ruso. Un ritual para pedir ayuda, una canción a lo lejos que suena y una voz que es tomada como una señal. Una conexión. De ahí en más la ayuda no cesa.

Te recomiendo ver el video que hicieron los voluntarios

Ver la página web y ayudar con lo que puedas

…Se acerca fin de año y espero ansiosa la Cena Anual, otro de los Eventos Especiales del año!

Silvina

 

 

 

Cómo conseguir Sponsors?

Para conseguir Sponsors debemos comenzar con una frase simple: “Mi evento es Tu evento”

1-Conocer qué quieren?

Los potenciales sponsors desean ser parte de tu evento porque esperan ver algún tipo de retorno de la inversión, preferentemente uno grande. Mientras no puedas darles una garantía de retorno, podés darle un poco de tranquilidad haciéndoles saber el poder de compra y capacidad de decisión de los asistentes al evento. Eso hará que los contratos de sponsoreo se aceleren.

Una vez que tengas la atención de algunas empresas, necesitás crear las propuestas de sponsoreo. Evitá los sponsoreos clásicos, y armá paquetes específicos con el target de las empresas involucradas. La clave es escuchar qué quieren teniendo en mente no ir más allá de los objetivos del evento. Cuando salgas a buscar el potencial de los sponsors, hay que estar atentos a ver si tienen ideas que le den más innovación a tu evento y ayudarlos a alcanzar sus objetivos de marketing. El trabajo en equipo con los sponsors es muy importante, ellos recordarán que los involucraste para que sus necesidades fueran satisfechas.

2-No los trates como un Cajero sino como Socios

El trabajo en equipo junto a la claridad de los objetivos lograrán un evento exitoso. Algunas veces para tenerlos de tu lado tenés que demostrarles que son parte de tu equipo y no sólo los que lo financian. Esto significa darles un poco más. Por ejemplo una mesa de demostración durante el almuerzo, un envío de mail una semana antes del evento, una entrevista en el predio. La posibilidad de co- generar contenidos para publicar antes y después del evento.

3-Convencerlos con el correcto argumento y con el suficiente tiempo

Entender que el abordaje deber ser diferente como lo son las empresas y los contactos. Por ejemplo una persona de ventas responde positivamente a las visitas. Al abordar a personas de marketing debemos hacerlo con datos concretos, resultados basados en el pasado y valor agregado. Cada uno tiene distintos objetivos que deben lograr para alcanzar el éxito. Así que preparémonos para enfrentar diferentes estrategias. Debemos saber el target de nuestra audiencia y cómo se comporta (qué comprarán). Muchos sponsoreos se definen en el último cuarto del año por eso hay que armar el plan con anterioridad a estos tiempos ya que la decisión puede demorar.

4-Dónde encontrarlos?

Ahora que tenés un plan hay que saber dónde buscarlos. Investigar. Qué compañías tiene sentido sumar y si pueden referir a otras. En redes sociales Linkedin es la mejor manera de encontrar las empresas por grupo. Podés ver sus intereses y qué negocios hicieron con anterioridad. Es buena idea crear un comité asesor, que aporte sponsors que a su vez servirá para atraer a otras empresas.

El Sponsoreo siempre debe ser una situación ganar-ganar. El evento gana en financiamiento y agrega nuevos servicios, entretenimiento o aprendizaje para los participantes y por parte de los sponsors, se generan oportunidades de nuevos negocios, visibilidad de la marca y buen ROI

Fuente: We think at Etouchesla foto (1)

Bohemia porteña en eventos corporativos

Invitados por Constanza Ibarra, turismo de reuniones del GCBA, acordamos encontrarnos en la parada del Bus turístico de la ciudad, Mi primera vez, siempre lo veo pasar y pienso que tengo que tomarlo…Esta vez subí, después de ver cómo llegaban al lugar cantidad de turistas y previo sacar fotos a pedido… como suele pasar en estos casos.

Fuimos directamente al Centro Metropolitano de Diseño (CMD), en el barrio de Barracas, barrio industrial en el pasado, ligado al puerto y a los ferrocarriles.  El CMD es una fábrica reciclada donde funcionaba el ex Mercado del Pescado. Me hace acordar a proyectos urbanos que hemos visto en otras ciudades como New York o Londres. La diferencia es que está en Buenos Aires, para nosotros, es parte de nuestra identidad, nuestra bohemia, esa que humildemente creo, todavía nos falta tirarnos de cabeza, como Robben, delantero de Holanda, generando penales en Brasil (perdón es que este mundial de fútbol  tan polarizado entre Europa – Latinoámerica, me tiene atrapada)

El Lugar te invita a entrar apenas pasás por la puerta y ves la gran nave central,  mezcla de materiales y sensaciones: metal vidrio, transparencia, luminosidad. A medida que avanzás, encontrás las distintas Escuelas de Oficios: Gráficos, Alta Costura, Muebles, Textiles. Gente con manos a la obra, de todas las edades y sectores. También hay una zona de Laboratorios de Incubación para proyectos físicos basados en diseño, creatividad e innovación.

Toda esta Industria Creativa sirve de marco ideal para llevar acabo eventos corporativos en un ambiente bohemio y vanguardista. Si tenía dudas, acerca de las prestaciones que pudiera brindar un predio no convencional de estas características, las fui dejando de lado al visitar los numerosos salones,  llamados “barcos”, que cuentan con todo lo necesario para hacer reuniones con soporte audiovisual y mobiliario incluido. Los salones bastante distintos entre sí, tienen una capacidad aproximada de 100 personas, y el Auditorio hasta 250. Hay una zona abierta que balconea sobre la nave principal que es ideal para muestras, o actividades que requieran de un servicio catering. Todos los espacios son originales, luminosos, sin esa sensación de encierro que podemos sentir en otros lugares más tradicionales. Técnicamente el CMD cuenta con 14.000 m2  distribuidos en 12 Espacios para realizar eventos en simultáneo y 3.000 m2 para exposiciones y muestras. Aulas, talleres y laboratorios.

Cuenta con un servicio de Catering que es el mismo de la Usina del Arte, Teatro Colón, etc. Aunque también está la posibilidad de contratar uno externo. Respecto al estacionamiento, está permitido hacerlo en toda la zona alrededor del predio. Ah… me olvidaba WI-FI gratis en todo el edificio!

Invitaciones Corporativas y Protocolo #Tips

Si bien sobre gustos no hay nada escrito (como dice el dicho), sí lo hay y mucho, sobre protocolo. Las empresas quieren que sus convocatorias sean exitosas y que su imagen y marca sea cuidada al máximo a la hora de enviar  invitaciones. La variedad y forma estará dada por el tipo de evento y los invitados, pero he presenciado largos debates y dudas aterradoras a la hora de escribir simplemente el nombre de las personas. Por eso quiero compartir esta invitación de Louis Vuitton que me encantó, en papel, manuscrita con tinta en cursiva inglesa y que incluye un #hashtag. Una linda mezcla que ningún profesor de protocolo  le enseñaría a sus alumnos de “Organización de Eventos”

Louis Vuitton

La manera de comunicar cambia aceleradamente al ritmo de la tecnología, como también el trato hacia las personas, que es más natural y fluido, pero ninguna empresa querrá pasar ciertos límites y es ahí donde empiezan las dudas. ~Copiemos lo que hicimos la última vez! Es una formula que no fallaba antes, pero sí puede fallar hoy en día…

No me gusta dar Tips porque los encuentro un poco mentirosos..pero como soy rebelde hasta con mis propias ideas, voy a compartir algunos que verdaderamente uso.

Tip1- Somos todos iguales- No es verdad, algunos son “Doctores” (discutiremos si médicos o con doctorado en cualquier carrera), otros Ingenieros, Arquitectos, “Funcionarios” Ministros, Senadores, Diputados (ahí un poco de teoría protocolar no vendrá mal), presidentes de empresas con o sin títulos, etc. Evitemos los cargos, sólo hay que usarlos para autoridades gubernamentales que vienen en función de su calidad de tal. Los demás son Señores,  pero tampoco pondremos “Sr. Juan Perez” de acuerdo al Tip2.

Tip2-Si a los hombres los denominamos  Señores independientemente de su profesión o cargo, las mujeres son Señoras. A ninguna mujer profesional, menor de 30 años soltera, le gusta recibir una invitación que diga “Sra. María López”. No definamos de antemano. Todos tenemos nombre y apellido. Invitemos así, y con muchísimo cuidado de escribirlo bien.  Nadie quiere ver su nombre mal escrito.

Tip3- Cuando queremos hacer una invitación para 2, tengamos en cuenta que si bien antes se invitaba “Sr. Juan Perez y Sra” y si alguno no le iba el formato, no sonaba muy mal. Hoy eso, es meterse en problemas. Primero porque hay que saber si la tiene, si es viudo, si se separó, si es gay o si es una mujer a quien debemos dirigirnos en primer lugar. El machismo va dejando lugar a nuevos escenarios en general y en lo corporativo en particular. Por eso en este caso la manera correcta es: Juan Perez y acompañante ó  María Lopez y acompañante. Como tan bien se indica en esta invitación de la Embajada de Finlandia que recibí en ocasión de un evento.

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Tip4- Si estás en España el trato de Don y Doña está muy bien visto y percibido, y evita lo mencionado en Tips 1 y 2.

Tip5- Vip y No Vip. Nada peor que hacer esta división. Necesitamos por distintos temas operativos identificar a los participantes y su condición pero lo peor que nos puede pasar es que nuestros colaboradores lo digan a viva voz, o se note la diferencia en el evento. Todos son vip, todos tienen que sentirse privilegiados, e igual de importantes…. sino habremos fallado.

Por lo tanto Tip6 y último…NO dividir la lista de invitados. Con estos tips básicos arrancamos. Seguramente los que confeccionaron la invitación de Louis Vuitton se habrán preguntado…¿Corresponde poner el #hashtag del evento en cursiva inglesa a mano, en una invitación en papel?

Como elegir un Centro de Convenciones Hoy

Los Centros de Convenciones fueron todos creados iguales, algunos más grandes que otros, algunos muy nuevos, otros mejores situados. Distintas versiones, mismas facilidades: Predio céntrico con sala plenaria y escenario, hall de exhibición, y algunas salas de conferencia más pequeñas. Pero así como no hay dos reuniones iguales, tampoco los centros de convenciones deberían serlo. Hoy en día las convenciones se han vuelto “Sociales Digitales y Motivadoras” por ende los centros empiezan a adaptarse a este formato y brindan más cantidad de recursos. Con esto en mente, los mejores centros de convenciones son normalmente los más flexibles, lo que significa que los organizadores de reuniones deberán elegir no sólo basándose en el tamaño y ubicación, sino también en la versatilidad.

Toda área con disponibilidad para una convención está empezando a ser vista como un Espacio de potencial aprendizaje, que fomenta  la “Conexión y Construcción de la comunidad involucrada en el Evento“. Los más modernos se caracterizan por tener paredes donde se pueda escribir en ellas, muebles que puedan ser removidos fácilmente y los halls, pasillos y zonas de comunicación entre una sala y otra,  han dejado de ser vías de tránsito, para convertirse en áreas donde los participantes son animados a interactuar. 

Por eso a la hora de elegir predio empecemos con las preguntas clásicas: Cuántos entran? Tiene fácil acceso? y sigamos bastante más allá…Los clientes esperan nuestro asesoramiento y los participantes la mejor experiencia!

Fuente: Successful Meetings

Convencioneshoy