El paintball, estrategia y contacto con la naturaleza

Ya hablamos en varias oportunidades acerca de la importancia de implementar eventos de motivación del staff como estrategias de incentivo y pertenencia. Los departamentos de RRHH o similares siempre deben tenerlos en mente, ya que colaboran en la formación de lazos entre el personal y la compañía, así como también mejoran el clima laboral.

Hoy les traigo un nuevo ejemplo de evento de motivación de los trabajadores: los juegos de guerra. En nuestro país hay varias firmas que ofrecen hoy espacios para que grupos de personas participen de acciones estratégicas grupales como el paintball.

Paintball (o “bola de pintura” en español) es una actividad en la que los jugadores utilizan marcadoras, una suerte de “armas” creadas para las tareas agrícolas con el fin de identificar animales o marcar árboles. Éstas son accionadas por aire comprimido, CO2 u otros gases, y disparan pequeñas bolas de pintura. Trasladadas al ambiente lúdico, se transforman en la base de un complejo juego de estrategia por el cual aquellos participantes que son manchados quedan momentánea o permanentemente eliminados.

Contrariamente a lo que se piensa, es uno de los deportes al aire libre más seguros; es así que muchas compañías lo eligen para que sus empleados pasen un buen momento, se distiendan y trabajen en equipo.

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:: 5 tips para elegir el mejor hotel ::

La organización de eventos corporativos suele desde hace años elegir los salones de los hoteles para su realización. Ya sea la presentación de un nuevo producto o servicio, el anuncio de alguna noticia importante o la cena de aniversario, hoy es casi inevitable recurrir a las grandes cadenas nacionales.

Más allá de la ambientación y exclusividad que nos ofrecen cada uno de los hoteles urbanos, hay otros detalles básicos a tener en cuenta antes de optar por uno de ellos para nuestro evento:

1 – Capacidad del salón

Por más que nos encante algún hotel en particular es, obviamente, central que los invitados estén cómodos. De aquí la importancia de tener una lista de asistentes tentativa y de trabajar previamente para lograr la confirmación de la asistencia. En casos en los que la cantidad de público no está clara, se puede elegir un hotel que cuente con más de un salón (uno más grande y otro pequeño), y coordinar para reservar definitivamente algunos días antes, no sólo para que se lo ambiente sino también para reformular el presupuesto.

2 – Ubicación

El hotel elegido debe ser de fácil acceso para todos los asistentes. En la ciudad de Buenos Aires, los principales se encuentran emplazados en el Microcentro, que si bien cuenta con la ventaja de la multiplicidad de medios de transporte, el tránsito caótico le juega en contra. Como sigue siendo la mejor opción, desde YB Creación de Eventos recomendamos entregar a los invitados con anterioridad vía correo electrónico mapas de ubicación, rutas alternativas o, incluso, destinar una combi o taxis para que se encarguen del traslado. Este último consejo también corre para los eventos que se realizan fuera del centro neurálgico urbano.

Meliá Buenos Aires

Foto: Hotel Meliá Buenos Aires

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Los OPE, reunidos por Eventioz

Eventioz es una empresa que se dedica a la gestión de eventos y venta de entrada on-line. Se trata, básicamente, de una plataforma que colabora con la tarea tanto del organizador profesional de eventos (OPE) como de todo aquel que se lance a montar un encuentro o espectáculo. En los últimos tiempos, se ha convertido en una herramienta fundamental en el trabajo de muchos.

Frente a su creciente éxito, los creadores de Eventioz decidieron llevar adelante un evento gratuito destinado a OPEs. Tuvo lugar el miércoles 26 en el Paseo La Plaza, lugar que concentró a más de un centenar de profesionales.

Esta jornada de capacitación y networking llevó por título Event Planner BA: Tecnología e Innovación para Eventos. Allí, reconocidos especialistas mostraron las últimas tendencias en organización, compartieron sus experiencias y presentaron recientes casos de éxito.

Uno de los puntos de este evento -en el que tuve el placer de ser disertante- que quiero destacar es el de la acreditación de los asistentes: comenzó puntualmente a las 8:30 mediante Eventioz Entry Manager, una aplicación para smartphones ideada por la compañía, que permitió que esta tarea se realizara con precisión y rapidez.  

Por otra parte, es de destacar que, si bien se trató de un evento de organizadores para colegas, fue concebido como cualquier otro encuentro -¡era claro que no se iba a fallar en la planificación!-: hubo un coffee break con un show de magia close-up animado por David Sucar.

Dado el éxito de la jornada, desde Eventioz afirmaron que volverán pronto con otro Event Planner BA.

Para finalizar, les acerco el cierre de nuestra disertación. Junto a Agostina Fasanella, de Liderarte Consultora, hablamos de “Innovación en eventos: originalidad y alto impacto”:

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7 tips para evitar el “virus de las sillas vacías”

Uno de los principales sentimientos a la hora de organizar un evento es la incertidumbre que ronda alrededor de la asistencia. El hecho de sólo pensar en llegar al día de la presentación o la conferencia y corroborar que está presente menos de la mitad del público invitado es aterrador.

Para que este “virus de las sillas vacías” no se extienda por todos los eventos que organicemos, es importante tener en cuenta los siguientes tips:

1. Analizar quién puede no venir

En general, cuando llega el día del evento y vemos que falta parte importante de la audiencia, solemos preguntarnos el porqué. Pero se trata de un tema de planificación: siempre debemos tener en claro cuál es nuestro público y sus características, para así poder analizar las posibilidades de asistencia y orientar nuestros esfuerzos a llenar la sala. Por ejemplo, un evento para niños no tendrá éxito si lo planeamos un día de semana, en horario escolar; tampoco uno para jóvenes a horas muy tempranas.

2. Personalizar la comunicación

Para que todo salga como se lo espera, es central que le comuniquemos a los invitados la importancia de que confirmen -o no- su presencia. Pocos días antes del evento, recomiendo comunicarse -vía telefónica o por e-mail, aunque la primera opción es mejor- con los invitados, para preguntarles si realmente están seguros de que van a venir. Avisarles que hay muchas personas esperando por un lugar es central.

3. Siempre tener una lista de invitados

Este listado no sólo debe contemplar a las personas confirmadas sino también incluir una suerte de “lista de espera” o “lista de posibles”, a quienes podamos llamar a último momento o, por el contrario, que puedan llegar a asistir sin confirmación.

Sillas vacías

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¡Capacitate para ser un buen OPE!

En general, en este espacio hablamos de ideas y tendencias en organización de eventos. Pero dado el interés que suscitó un post que publiqué en febrero con la lista de instituciones que, en la Ciudad de Buenos Aires y los alrededores, dictaban la carrera de Organizador Profesional de Eventos es que hoy me animo a invitarlos a unas nuevas jornadas de capacitación.

Se trata de las 3° Jornadas Nacionales de Organización de Eventos, que tendrán lugar entre el jueves 10 y el viernes 11 de abril, de 8 a 18, en la Sala Astor Piazzolla del Centro Cultural Borges (Viamonte 525, 2° Piso, Galerías Pacífico, CABA). El objetivo de quienes llevan adelante la iniciativa, Robin Laight  y Data Eventos, es dedicarle un día completo a la organización de eventos corporativos y, otro, a eventos sociales.

“El mercado de eventos. Su variedad de oferta y demanda” es el eje de la convocatoria, que contará, al finalizar la jornada del jueves 10, con un networking para crear nuevos lazos comerciales y de negocios.

Las jornadas no sólo están dirigidas a aquellos que se dedican, específicamente, a la organización de eventos -como áreas de comunicación, MKT y RRHH de empresas y del sector público o consultores profesionales- sino también a toda persona interesada. Para ello es necesario inscribirse con anticipación como asistente.

EVENTS

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¡Todavía estás a tiempo de organizar una pool party!

Organizar un evento en una piscina a pocos días del inicio del otoño parece poco propicio. Sin embargo, es posible aprovechar esta idea y adaptarla a los días más templados de marzo y abril.

Las pool parties son tendencia desde hace aproximadamente seis años en Europa y los Estados Unidos. Se trata de fiestas que tienen lugar en las piscinas de los hoteles durante el día o en la puesta de sol. Se caracterizan por ser al aire libre, en verano; cuentan con un excelente DJ y se sirven exquisitos tragos.

Si bien aún las temperaturas rozan los 28° o 29°C, es bien sabido que el calor veraniego ya nos abandonó. Pero si te gusta la idea de que tu evento tenga a una piscina como protagonista, aún estás a tiempo.

A diferencia del invierno, el otoño o la primavera invitan a utilizan ropa liviana en ambientes debidamente acondicionados. Es por ello que contratar la pileta climatizada de un hotel para una fiesta no es descabellado, sea ésta techada o no.

¿Cómo organizo una pool party otoñal con estilo?

Además de conseguir una piscina climatizada que cuente con una buena vista -preferiblemente techada para evitar que el tiempo te sorprenda-, es importante que sigas estos consejos:

Comunicación

Es muy importante que quede claro el horario de apertura y cierre del evento. En general, este tipo de fiestas suelen durar unas cinco horas. Para las invitaciones, la mejor opción son las digitales. Deben ser bien creativas y explicitar todos los datos de acceso.

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Loi Suites Iguazú Hotel

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Día de la mujer en la oficina: cuatro propuestas

Como cada día especial del calendario, el próximo 8 de marzo es una buena ocasión para llevar adelante un pequeño evento indoor cuya agasajada principal sea la mujer. Dado que es sábado, desde YB Creación de Eventos proponemos organizarlo el viernes 7 o cualquier día laboral de la semana siguiente, dentro del horario de trabajo. Es una excelente manera de mostrarle a nuestras empleadas y compañeras cuánto las apreciamos.

Workshop de imagen personal

Una especialista en moda o asesoría de imagen puede ofrecer una charla con consejos básicos sobre looks para ir a trabajar, modelos para el after-office y, por qué no, algunos tips de seducción.

Espacio esotérico

Contratar a un experto tarotista o numerólogo que cuente un poco sobre su actividad e invite a los presentes a conocer su futuro es una alternativa divertida y creativa. La lectura de la borra de café es otra opción.

Tragos - copia Continuar leyendo

Un canal de televisión en tu evento

Es frecuente que las empresas que encaran un evento -ya sea de aniversario, la presentación de un producto o un congreso- busquen, además de una llegada directa y efectiva a un público target especialmente invitado, notoriedad pública. Pero no siempre es fácil acercar a las grandes señales o multimedios a las fiestas.

Una de las alternativas para que un encuentro esté al alcance de todos, en vivo, es el streaming en directo por internet. Consiste en la contratación de uno o varios camarógrafos y de entre uno y dos noteros para que capten cada momento del evento, tanto imágenes instantáneas de lo que va aconteciendo como con entrevistas a los presentes -invitados y miembros de la empresa-. Todo este material será replicado, al instante, en un canal de YouTube (u otra plataforma) creado para tal fin. Incluso puede también ser proyectado en LEDs distribuidos por todo el espacio del evento, así como también en pantalla gigante.

Algunas de las ventajas que surgen de incorporar un canal de televisión a nuestro evento son:

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Tendencias que marcarán los eventos de 2014

A fines del año pasado, se realizó una nueva edición de las ya tradicionales conferencias de actualización del rubro organizadas por IMEX América, una empresa que se dedica a la organización de encuentros empresariales en América del Norte. Y, como siempre, dejó una serie de tips de lo que se viene en eventos corporativos para 2014. Estas son sus recomendaciones:

“Píldoras de contenido”

Con el correr de los años, las personas se han acostumbrado a consumir información en pequeñas dosis. Basta ver la justeza de los videos en YouTube, la timeline limitada de las presentaciones de especialistas en TED o las microimágenes en movimiento que permite estructurar Vine. Esto significa que, tanto online como offline, debemos ofrecer a los invitados a nuestro evento datos en pequeñas cantidades, articulados de la manera más concisa e impactante posible. Así concentraremos su atención de manera más efectiva y la dinámica de nuestro encuentro se volverá más ágil y divertida.

Compañías y empleados, con los mismos valores

A esta altura del siglo XXI, la idea ya no es que los trabajadores se identifiquen con la compañía sino que ambos compartan valores y principios. Es decir, se trata de una tarea de ambas partes, en la que la firma deberá mostrarse tal cual es, desacartonarse. Está comprobado que los empleados son más felices y aumentan su productividad cuando esto ocurre. Los eventos de incentivo deberían ir en esa dirección.

Tendencias 2014 - Baja

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San Valentín también puede celebrarse en la empresa

Con los eventos de incentivo del personal como grandes protagonistas al momento de fidelizar a los empleados y mantener su buen ánimo -y, por consiguiente, su productividad-, siempre es importante que los encargados del área de Recursos Humanos estén atentos a las oportunidades que les ofrece el calendario.

En pocos días, estamos frente a San Valentín, una fecha de festejo importada que llegó hace años al país para quedarse.

En esta oportunidad, les propongo una serie de ideas para que Cupido sea la temática de un nuevo evento de motivación del personal.

Decoremos la oficina

Propongamos a los empleados que, utilizando el material en desuso del lugar de trabajo, lo adornen. Puede destinarse una tarde a ello, dentro del horario laboral. Es recomendable también suministrarles elementos extras como cartulinas o papeles en tonos rosa, rojo, dorado y plateado. Puede incluso premiarse al sector mejor decorado con vouchers de cenas para dos, jornadas dobles de spa, paseos en velero o días de campo para compartir con la pareja.

“Día del corazón”

Se trata de transformar un cassual friday -14 de febrero cae viernes este año- en una jornada mucho más creativa. El staff será incentivado a llevar al menos una prenda u objeto que tenga un corazón. También el más original será premiado.

San Valentín!

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