Por: Yanela Biancardi
La organización de eventos corporativos suele desde hace años elegir los salones de los hoteles para su realización. Ya sea la presentación de un nuevo producto o servicio, el anuncio de alguna noticia importante o la cena de aniversario, hoy es casi inevitable recurrir a las grandes cadenas nacionales.
Más allá de la ambientación y exclusividad que nos ofrecen cada uno de los hoteles urbanos, hay otros detalles básicos a tener en cuenta antes de optar por uno de ellos para nuestro evento:
1 – Capacidad del salón
Por más que nos encante algún hotel en particular es, obviamente, central que los invitados estén cómodos. De aquí la importancia de tener una lista de asistentes tentativa y de trabajar previamente para lograr la confirmación de la asistencia. En casos en los que la cantidad de público no está clara, se puede elegir un hotel que cuente con más de un salón (uno más grande y otro pequeño), y coordinar para reservar definitivamente algunos días antes, no sólo para que se lo ambiente sino también para reformular el presupuesto.
2 – Ubicación
El hotel elegido debe ser de fácil acceso para todos los asistentes. En la ciudad de Buenos Aires, los principales se encuentran emplazados en el Microcentro, que si bien cuenta con la ventaja de la multiplicidad de medios de transporte, el tránsito caótico le juega en contra. Como sigue siendo la mejor opción, desde YB Creación de Eventos recomendamos entregar a los invitados con anterioridad vía correo electrónico mapas de ubicación, rutas alternativas o, incluso, destinar una combi o taxis para que se encarguen del traslado. Este último consejo también corre para los eventos que se realizan fuera del centro neurálgico urbano.
Foto: Hotel Meliá Buenos Aires
3 – Recepción
Es importante que los asistentes sientan que el evento fue creado especialmente para ellos. Por eso, en la recepción debe haber personal para orientarlos. Una opción es elegir un hotel en el que permita a alguien de la organización ubicarse junto a las recepcionistas.
4 – Baños
Si bien parece una nimiedad, no lo es. Que los sanitarios se encuentren cerca del salón y sean los suficientes es central.
5 – Otros servicios
Es importante que cada hotel nos ofrezca tanto mobiliario como catering exclusivo para nuestro evento, al igual que personal específico para atender las necesidades de los participantes -como mozos, camareras y personal de limpieza-. En general, la mayoría de los hoteles cuentan con estos servicios, así que la elección se basará en la calidad y variedad de cada uno.
Y como le digo siempre a mis alumnos…el “mejor lugar” no existe, todo dependerá del objetivo del evento.
Espero que les hayan servido estos tips.
¡Les deseo un excelente fin de semana! 
Yanela Biancardi