5S para organizar tu espacio de trabajo

5S es la forma práctica de impulsar una cultura de trabajo basada en la limpieza visual.

Es un sistema que facilita organizar, ordenar y limpiar el lugar de trabajo y mantenerlo en el tiempo, con el objetivo de ahorrar costos, identificar los desperfectos rápidamente y fomentar la auto-disciplina de los empleados.

Según el libro Gemba Kaizen, 5S puede reducir los defectos hasta en un 50%. Fue creado por Hiroyuki Hirano.  Puede ser útil tanto para una oficina como para una planta, una clínica y hasta una casa. 5s

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Pros y contras del liderazgo informal

Es algo común en todas las organizaciones, y lo hemos podido observar también en los equipos de fútbol y otras disciplinas deportivas, cómo el liderazgo de un equipo puede estar dividido entre el liderazgo formal y el informal. Y cuando digo dividido no hablo necesariamente de que estén contrapuestos, sino que entre los líderes simplemente se genera una división de funciones, que probablemente sea inconsciente e implícita, pero que ayuda enormemente en el éxito o fracaso de sus integrantes.

Para aclara mejor los tantos, hablemos primero de qué es el liderazgo. Existen diversas acepciones, pero la que más me gusta según James Hunter es Foto 5

Este liderazgo como decía, puede ser formal o informal. Es decir, una persona puede influir en el equipo por su condición impuesta de líder, ya que ha sido designado así. Podría ser un gerente o capitán, o simplemente alguien elegido por el equipo para tomar las decisiones.

El informal se da cuando la persona consigue influir en el resto aun cuando no tiene una declaración formal de líder.

Complementariedad

El líder informal puede tener la misma influencia que el líder formal, puede tener menos, o hasta puede tener más. Y esta influencia también puede ser circunstancial, es decir que sólo se observe en ciertas situaciones en las que este líder está más capacitado que el formal. También puede que se complementen, y trabajen ambos al mismo tiempo pero cumpliendo diversos objetivos. Por ejemplo, mientras uno motiva el otro gestiona las actividades formales. Así pudo observarse en el equipo argentino que Messi era el capitán formal y administraba algunas cuestiones del equipo, y por su lado Mascherano era el líder informal, que validado por Messi y el director técnico Sabella, motivaba y llenaba de energía tanto al equipo como a los hinchas que notaban su fuerza y entusiasmo.

Como representantes de empresas es importante conocer estos factores ya que así como el efecto del líder informal puede ser muy positivo y productivo para el equipo de trabajo, también puede resultar desastroso si contradice a las indicaciones explícitas de los formales.

Pros y contras

En una fábrica puede que haya un capataz, designado formalmente por la gerencia, que disponga el orden de las actividades y la organización de los demás empleados, pero cuando haya cuestiones de desmotivación o  quejas de los integrantes, quizás se levante como influyente otro empleado. Si en circunstancias delicadas este “segundo” líder logra tener más influencia que el formal, puede generar complicaciones en el manejo del equipo completo. También es verdad que,  al no tener un puesto designado, este líder informal logra escuchar y captar las verdaderas necesidades de los demás empleados, lo que pude convertirse en una poderosa fuente de información para la gerencia y ayudar a formar un puente en la comunicación entre los distintos escalones de la pirámide organizacional.

En resúmen

La recomendación entonces es no sólo tener en cuenta al líder designado en la toma de decisiones, sino también evaluar si hay otra persona que puede estar tomando este papel. Si es un liderazgo positivo para el equipo, validarlo y tratar de que trabaje junto al líder formal, rescatando de cada uno sus capacidades y habilidades para cada situación específica. Si no está alineado con el formal, las opciones son, trabajar junto a él y escucharlo, ya que puede transmitir también la voz de los demás empleados (algo que quizás el formal no puede hacer), o evaluar un cambio de personal, tanto del formal como del informal para evitar los conflictos internos en el equipo.

 

¡Éxitos!

Luciana Paulise, Directora de Biztorming – Consultoría en Gestión de PYMES

Contacto: Luciana.paulise@biztorming.com.ar

Consejos para un negocio familiar (parte 2)

En una nota previa comenzamos a hablar sobre tres de los principales problemas que aquejan a todas las PYMES,  pero especialmente a las gestionadas por varios miembros de la familia, y expuse algunas soluciones: la necesidad de redactar un protocolo, la sucesión y las remuneraciones. En esta nota hablo de otros tres temas candentes, que son principales causas de ineficiencia y desmotivación: los roles y responsabilidades, la comunicación y  la profesionalización.

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Tu Presupuesto 2014

¿Querés alquilar un nuevo local para tu negocio pero no sabés si lo vas a poder pagar? ¿Los empleados que tenés no te alcanzan y evaluás contratar nuevos?  ¿Estás pensando en lanzar algún producto? Para todos estos casos tener un presupuesto te va a ayudar a decidir. El presupuesto es una herramienta indispensable en las grandes empresas, pero suele ser  evitado en las más pequeñas. Es que para todo el que alguna vez trató de hacer uno, puede ser realmente un dolor de cabeza, ya que es necesario “predecir” el futuro y hacer elecciones sobre qué hacer y qué no. Pero también es sabido que sin él, el planeamiento a futuro es casi imposible, ya que ayuda a organizar las ideas y aprovechar mejor los recursos. Continuar leyendo

Más tips para cumplir nuestros objetivos en 2014

En la nota “Claves para cumplir nuestros objetivos en 2014” hablé sobre la teoría DAME para poder lograr nuestros objetivos, y no caer como todos los años en la típica excusa de la falta del tiempo. La teoría tiene 4 pasos:

1.       Definir Objetivos
2.       Analizar performance
3.       Modificar y organizar
4.       Evaluar

Ya vimos los primeros dos pasos, Definir y Analizar, nos restaría ahondar en los últimos dos. Si hiciste el log o lista que sugerí en la nota anterior, será más fácil aplicar los siguientes pasos.

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Claves para cumplir objetivos en 2014

“Los planes son sólo buenas intenciones a menos que se conviertan en trabajo”

Peter Drucker – “padre” de la Administración moderna

Llega fin de año y sí, ¡estamos todos corriendo! Ir al médico por ejemplo es un caos, no se consigue turno, ni siquiera uno puede conseguir que te atiendan el teléfono para decirte finalmente que no hay turno… los médicos frustrados comentan que todos quieren hacer sus chequeos a fin de año. Por alguna razón no es mejor junio, noviembre ni enero, tiene que ser diciembre, ¡¡antes del 31 sin falta!!ima

La razón es que seguramente, un chequeo no urgente así como algunos otros trámites indeseados, son cosas que venimos postergando desde principios del año, y sentimos que no podemos terminar el año sin hacerlas porque habremos fallado a “nuestro plan”. Queremos sentir que cumplimos con todo lo que teníamos previsto.  Pero la realidad es que no cumplimos a nuestro plan, pues algo que era “no urgente” pasa a ser a fin de año “impostergable y urgente” y nos altera la existencia, porque a esta altura del año es mucho más complicado y ¡competimos con todos los que tampoco lo hicieron a tiempo! Entonces tenemos largas horas de espera… o tenemos que seguir postergando.

Para evitar que nos ocurra lo mismo el 2014, te propongo la teoría DAME:

  1. Definir Objetivos
  2. Analizar la performance actual
  3. Modificar y organizar
  4. Evaluar

 

1- Definir Objetivos: ¿Tengo claro qué es lo que quiero lograr?

 

Para definir los objetivos puedo utilizar la técnica SMART:

    1. S simple y específico: detallar el objetivo lo más posible. Por ejemplo, si tenés una presentación dentro de cinco días, podrías adoptar un horario específico: tener un primer borrador completado el día 1, un proyecto mejorado en el día 2, practicar la presentación en el día 3, perfeccionar la presentación en día 4 y estar listo para el día 5.
    2. M medible: Definir cuidadosamente los puntos de referencia (puntos de partida) para medir tu progreso y eficacia. Si tu universo contiene 50 nuevos clientes potenciales, podés por ejemplo comprometerte a contactar al menos 10 por mes.
    3. A alcanzable: Si bien es admirable ser agresivo con las metas, establecer un valor demasiado alto haciéndolas inalcanzables, puede ser contraproducente. Tampoco la meta debe ser tan fácil que no genere mejora alguna. La meta debe ser razonable y debe poder agregar valor.
    4. R resultado esperado: Enfocarse siempre en lo que uno quiere. La única manera de tener éxito es pensar en el resultado deseado y fijar todos los conocimientos en alcanzarlo. El objetivo entonces debe cumplir con las expectativas de los clientes internos y externos, generando un resultado deseado para todos.
    5. T tiempo determinado. Establecer un objetivo que diga: “Algún día voy a comunicarme con mi base de clientes para aumentar las ventas,” es totalmente inútil. Lo recomendable es “Me pondré en contacto con el 10% de mi base de clientes por correo directo, teléfono, o e-mail cada semana”.     

 

2- Analizar la performance actual: ¿Cómo nos organizamos hoy?

Durante una semana crear un log o lista donde registremos todas las actividades que hacemos:

  • ¿Qué tipos de tarea nos llevan más tiempo?
  • ¿Cuántas tareas son urgentes y podríamos haber hecho antes o delegado?
  • ¿Cuáles son estratégicas y debemos seguir haciendo nosotros?
  • ¿Cuáles son importantes también pero alguien más podría hacerlas?
  • ¿Cuáles podríamos dejar de hacer?
  • ¿Logramos alguno de nuestros objetivos?

 

En la próxima semana entonces, una vez que tengas este análisis hecho, continuaremos con los otros dos pasos de la metodología DAME: Modificar y Evaluar.

Si tenés dudas o sugerencias, contactame a Luciana@biztorming.com.ar, sino esperá a ver los resultados la semana que viene. ¡¡QUE TENGAS UNA MUY FELIZ NAVIDAD!!

Feliz día del Trabajador

Aprovecho el día del trabajador para dedicar esta nota a todos aquellos que día a día se apasionan por su negocio PYME  o emprendimiento, y dan hasta su último aliento para mantenerlo vivo. Esta raza de gente que decide desarrollar su propio negocio independiente realmente la pasa mal: sufren muchos altibajos emocionales y laborales, ya que día a día deben buscar sus clientes, mejorar su negocio y mantener arriba la moral tanto de los empleados como de sí mismos. Pero también disfrutan mucho, y es por el placer que sienten también día a día de hacer libremente todo lo que creen correcto para cubrir una necesidad insatisfecha del mercado. Continuar leyendo