Por: Luciana Paulise
En la nota “Claves para cumplir nuestros objetivos en 2014” hablé sobre la teoría DAME para poder lograr nuestros objetivos, y no caer como todos los años en la típica excusa de la falta del tiempo. La teoría tiene 4 pasos:
1. Definir Objetivos
2. Analizar performance
3. Modificar y organizar
4. Evaluar
Ya vimos los primeros dos pasos, Definir y Analizar, nos restaría ahondar en los últimos dos. Si hiciste el log o lista que sugerí en la nota anterior, será más fácil aplicar los siguientes pasos.
3. Modificar y organizar: ¿Cómo podemos priorizar, clasificar y delegar las tareas para mejorar nuestra eficiencia?
Con la lista en mano de las tareas realizadas en la semana, es conveniente analizar y priorizar. Según el principio de Wilfredo Pareto, conocido como la “Ley 80-20”, unas pocas tareas (el 20%) generan la mayor parte de los resultados de nuestra actividad diaria (el 80%); el resto de las tareas agregan poco valor. En el día a día es fundamental saber qué puedo dejar sin hacer y qué no. Esto significa que tenemos que concentrarnos en identificar y hacer sí o sí el 20% de las tareas que representan el 80% de nuestros resultados. ¿Cuáles son? Esto sólo podemos saberlo nosotros mismos, pero analizando la lista que hicimos no debería ser complicado.
Para facilitar el trabajo de análisis se puede usar una clasificación que creó Stephen Covey, autor de “Primero lo Primero”. Según él, todas las tareas pueden clasificarse dentro de 4 grupos: urgente e importante (hay que priorizarlas antes que ninguna), importante pero no urgente (se pueden planificar ya que no son urgentes), urgente pero no importante (hay que reducirlas ya que no son importantes, y deberían haberse hecho antes de que se conviertan en urgentes) y ni urgente ni importante (hay que eliminarlas).
4. Evaluar: ¿Podemos monitorear y mejorar cómo nos organizamos?
De ahora en más a la lista de tareas que tenemos que priorizar, deberíamos otorgarle una “fecha de finalización”. Todos los meses puedo monitorear mi performance, marcar las tareas que se terminaron tarde, encontrar razones para la diferencia, revisar fechas de tareas a futuro considerando estas razones e incluir los costos reales.
- ¿No estoy conforme con mi organización? Debo auto-evaluarme, ya que el único que puedo puede manejar mejor mi tiempo soy yo.
- ¿Hay cosas que hago mejor que otras? Puedo dividir el trabajo entre otros empleados que puedan especializarse en esa tarea. Así yo me dedico a lo que mejor sé hacer.
- ¿No me alcanza el tiempo y a mis compañeros les sobra? Puedo delegar o redistribuir el trabajo.
- ¿No obtengo la recompensa que quiero por una tarea que me lleva tiempo? Puedo tercerizar o dar la tarea a un proveedor externo que lo haga mejor y sea más eficiente.
Podés aplicar estos consejos tanto en tu empres como en tu vida privada, espero te sean útiles. Si tenés dudas o sugerencias, contactame a Luciana@biztorming.com.ar, y que tengas un muy PRÓSPERO AÑO NUEVO.