El lugar perfecto no existe. Todo dependerá del objetivo que tenemos y del tipo de evento.

Escoger el espacio físico adecuado para la realización de un evento es un tema central para que el mismo tenga éxito. Es por eso que, desde el preciso momento en que se concibe el encuentro, hay que tener en cuenta ciertas cuestiones ineludibles si se busca elegancia y, sobre todo, comodidad.

En nuestra visita a locaciones (relevamiento de sede) debemos contemplar el tipo de evento, objetivo, cantidad de invitados, a quién va dirigido, ambientación, fecha y época del año en que se va a desarrollar. Un salón con hermoso parque no es tan atractivo si el encuentro es en invierno; otro muy pequeño con grandes mesas redondas tampoco sería útil para una fiesta con muchos invitados. De más está decir que no es lo mismo, por ejemplo, una Fiesta de Fin de Año que una capacitación empresarial: los requerimientos técnicos son tan disímiles que un espacio reducido o demasiado amplio atentarían contra nuestros objetivos.

Hotel Meliá Buenos Aires

Loi Suites Recoleta Hotel

Cuk3

Una vez definidos estos aspectos, es necesario apuntar a los detalles:

* Capacidad del salón (recomiendo ver el plano antes de confirmar el evento).

* Disponibilidad (si está libre en la fecha que deseo).

* Servicios incluidos (por ejemplo, el catering en los hoteles es exclusivo).

* ¿Con cuánto tiempo de anticipación cuento para montar mi evento? ¿Hay otro evento antes?

* Si existe alguna restricción o, por el contrario, contamos con algún permiso adicional. Tener en cuenta de gestionar el ART de todo el personal involucrado y presentarlo antes del día del evento.

* En caso de que en nuestro evento participen menores, si el lugar cuenta con un sector especial de entretenimientos o bien con una persona que se encargue de su cuidado y diversión (podemos también contratarla nosotros).

* Si el evento va a contar con un show/animación, planificar entrada y salida de los actores y su cambio de vestuario.

* Guardarropa.

* Posibilidad de alojamiento.

* Internet, línea telefónica.

* Climatización (la temperatura ideal debe rondar los 23°C)

* Mantelería (ver colores antes del evento)

* Estacionamiento (si el espacio no cuenta, hacer una lista de los más cercanos)

Importante: El salón deberá estar armado, como mínimo, 45 minutos antes de la llegada de los invitados.

Con todos estos temas ya resueltos, encontrar el espacio que nos guste y se adecue a nuestros objetivos y presupuesto será mucho más sencillo.

¡Espero les haya sido útil esta guía!

 

Buen fin de semana,

Yanela Biancardi