Por: Yanela Biancardi
El próximo 4 de septiembre se festeja en la Argentina el Día de la Secretaria. A mediados del siglo XX, el secretariado fue una de las primeras salidas laborales para las amas de casa jóvenes y modernas, que comenzaban de a poco a buscar su lugar fuera de las tareas hogareñas.
Hoy, las secretarias no sólo deben ser ordenadas, prolijas y manejar idiomas: también es preciso que cuiden su imagen personal y modales ya que, en muchos casos, se transforman en la “cara visible” de sus jefes. Y la proactividad debe ser “la” virtud a desarrollar.
Es por eso que, a pocos días de ser agasajadas a nivel nacional, les acerco una serie de tips que no pueden faltar si se quiere ser la “secretaria perfecta”:
- Desarrollar el arte de “hacer ganar tiempo al jefe”: una buena secretaria debe ser intuitiva e inteligente a la hora de manejar la agenda. Preparar a tiempo el material para una reunión; tener la habilidad de cortar un encuentro que se prolonga más de lo debido; dar la excusa perfecta para explicar un retraso de su jefe o por qué no puede atender el teléfono son aptitudes estrictamente necesarias. En definitiva, debe saber ayudar a reducir el estrés de sus superiores.
- Ser una excelente gestora: debe poder organizar un viaje con escalas lo menos extenso posible, ofrecer varias alternativas de cenas de negocios, conseguir acelerar una entrega o asegurarse de que su jefe tenga un trato personalizado cuando se aloje en un hotel, entre otras tareas.
- Transmitir la calidad de la empresa: cada vez que surja la oportunidad, tiene que informar a sus interlocutores el valor de la empresa y de sus máximos representantes. Es decir, debe transformarse en un factor de imagen.
- Ayudar a aumentar la productividad de su jefe: una buena secretaria se encarga de que cuidar todos los detalles. Realiza el pressing necesario, los llamados 24 horas antes de cualquier reunión para que nada falle… Así, su superior se ocupa de otras cosas y, en conclusión, mejora su performance.
- Capacitarse constantemente: los cursos y networkings deben estar a la orden del día.
- Cuidar su imagen: el outfit para ir a trabajar no debe ser muy provocativo ni antiguo. Las prendas neutras y básicas pueden combinarse a la perfección con otras pastel y de la última temporada. Quedan afuera los pantalones ajustados, las transparencias y los escotes pronunciados. Y todo debe estar acompañado por una gran sonrisa.
En su día, las empresas suelen regalar a sus secretarias algún presente especial. Históricamente, las flores fueron las elegidas. Pero si se trata de agasajar a esa persona que le hace el trabajo más fácil a los jefes… ¿por qué no innovar? Una cena para dos personas en algún restaurante de moda, un viaje o un paseo en velero son algunas alternativas; también puede optarse por entradas para el teatro, un día de spa o un set de baño.
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¡Nos vemos la próxima semana!
Yanela Biancardi