Por: Yanela Biancardi
Las nuevas tecnologías se colaron en todos los ámbitos. Y, claro está, la organización de eventos no se quedó afuera. Pero es necesario utilizarlas conscientemente para que no atenten contra nuestros planes.
Hoy voy a hablarles de las redes sociales. Sé que no es fácil resistirse a ellas a la hora de promocionar un evento. Gran alcance y rapidez son atributos muy difíciles de encontrar en otras vías de comunicación… ¿cómo no sucumbir?
Ante todo, y bien utilizadas, permiten al organizador una relación mínimamente mediada con los asistentes tanto antes como durante y después del encuentro. Además, se constituyen como nuevas opciones para mostrar creatividad y modernidad como rasgos de la empresa que las utiliza.
Algunas de las ventajas que nos ofrecen las redes sociales son la posibilidad de viralizar un video relacionado. Ya sea que la finalidad del evento sea el lanzamiento de un producto, los logros de una empresa o la venta de un servicio, si se la plasma en imágenes y se difunde en la web, público y medios de comunicación se harán eco de ello.
También es recomendable la creación de una cuenta especial en Facebook relativa al evento, y un hashtag de Twitter que esté presente en cada imagen, texto o promoción que se lleve adelante. Ambas redes pueden utilizarse no sólo para canalizar dudas sino también para “colgar” artículos vinculados con el asunto del encuentro, entrevistas a los ponentes o lanzar concursos cuyos premios sean entradas al evento y merchandising de la empresa organizadora. La publicidad asociada es otra de las variantes.
No obstante, no todo es tan sencillo. Así como es tentador utilizar las redes sociales como vía de promoción, su masividad y alcance pueden jugarnos una mala pasada. Estos son algunos de los problemas que pueden causarnos:
- Convocatoria masiva indeseada: Si se busca que asistan a nuestro evento la mayor cantidad de personas, las redes sociales son ideales herramientas de publicidad. Tal es el casos de las ferias o exposiciones. Sin embargo, si intentamos llegar sólo a un público selecto, debemos contar de antemano con un plan de comunicación afín al espacio con el que contamos o a la cantidad de invitados que desea la empresa que contrata al OPE. En estos casos, se recomienda crear en Facebook un grupo cerrado o un evento sólo con invitación, y utilizar otras vías como Twitter para hacerse eco del éxito del encuentro una vez realizado.
- Opiniones negativas: La masividad de las redes permite que las opiniones se multipliquen. El problema surge cuando comienzan a circular frases negativas, en especial en muros o grupos de Facebook, basadas en errores del pasado o cuestiones personales. En estos casos, lo importante es cerrar la página a comentarios. Pero así, simplemente, no se termina con el asunto: en este punto es central ser creativos y cambiar tanto el registro como la estrategia de comunicación, para poder captar al público nuevamente con nuevas ideas y propuestas.
- Hackers: Nadie está exento del ataque de un pirata informático, que en sólo segundos tire por la borda el trabajo de meses. Es recomendable, entonces, contratar a un buen administrador de sistemas que cuide y proteja todas las redes de nuestra oficina.
- Imitadores: Otro de los males de la vida 2.0. Dado que es difícil evitar que otra empresa copie nuestra idea, lo importante es lanzar el evento cuando ya esté todo listo y bien organizado. Así, si alguna firma quiere copiarnos, ya le llevaremos mucha ventaja.
- Falta de contacto con las redes: Es posible que nuestro público objetivo no esté familiarizado con el uso de internet. Es por ello que, si planeamos un evento cuya promoción más fuerte sea a través de redes sociales, debemos hacerlo en plataformas amigables y con instrucciones claras y precisas. De ser posible, dar varias opciones para enmendar errores.
Con cuidado y creatividad, las redes sociales pueden ser grandes aliadas a la hora de publicitar un evento.
¡Te deseo un excelente fin de semana!
Yanela Biancardi