Por: Yanela Biancardi
1. Creá un “equipo de acreditación”, que tenga la tarea exclusiva de estar con los participantes en ese momento. Si contás con presupuesto, podés contratar promotoras; si no, destinar parte de tu personal o del staff del lugar para que deje sus actividades momentáneamente y se dedique sólo a eso. Se calcula que se necesita un asistente de acreditación cada 50 invitados.
2. Aprovechá la tecnología. Hoy las acreditaciones son más fáciles y rápidas cuando se utilizan aplicaciones, como Eventioz Entry Manager. Muchas de ellas son de descarga gratuita.
3. Dos días antes del evento, enviá una “agenda recordatoria” vía correo electrónico con todos los datos del evento.
4. Sé ordenado. Dividí al público del evento de acuerdo a su rol: participantes, oradores, prensa. Otra forma es alfabéticamente según el nombre de la empresa a la que representan -es preferible así y no por el nombre del asistente, ya que las compañías suelen cambiar a su representante a último momento en muchas ocasiones-.
5. Es común que las personas lleguen a los eventos muy sobre la hora de su inicio. Para evitar “congestionamientos” en la mesa de acreditación, días antes motiva a los asistentes que, los primeros en llegar, tendrán un beneficio especial, como una mejor ubicación en el salón o un presente.
6. Siempre hay que pensar en la comodidad de todos, invitados y organizadores. Por eso, es esencial planear detalladamente este momento, para evitar contratiempos el día del evento y lograr que todo se desarrolle en forma ordenada.
¡Te deseo un excelente día! J
Yanela Biancardi
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