Muchas firmas ofrecen aplicaciones para smatphones y/o tablets orientadas a facilitar la organización de un evento. Pero más allá de este tipo de propuestas predeterminadas se encuentran las osadas, aquellas que nos incitan a probar: ¡no le tengas miedo a crear tu propia app!

Lo primero que tenés que tener en cuenta es que se tratará de una app efímera, es decir, con un corto ciclo de vida: servirá para la acreditación, consultas previas al evento, será usada durante el mismo y mostrará luego las conclusiones. Y no mucho más. Por ello, es importante que sea simple. Apostar a desarrollos muy sofisticados sólo generará más temas en qué pensar en la cabeza del encargado de la planificación del encuentro, además de demandar más recursos (es decir, dinero).

No obstante su sencillez, los beneficios son de elogiar:

- Mejora el sistema de acreditaciones, evitando las largas colas minutos antes del evento;

- Aporta a la sostenibilidad de tu evento, ya que se ahorra en papel para acreditaciones, programas, pases especiales para determinadas conferencias, etcétera;

- Mayor feedback con los asistentes (permite acercar cuestionarios de satisfacción, información adicional y alertas a quien lo solicite, entre otras ventajas);

- Permite a los participantes gozar de contenidos de una manera ágil (evitando las carpetas y/o el uso de computadoras);

- Los asistentes pueden estar informados de cualquier actualización o variación respecto al evento;

- Permite una mayor integración entre todos los participantes, a través de las redes sociales relacionadas y su interacción;

- Los participantes pueden planificar su agenda;

- Ayuda a ubicar el lugar del evento gracias al GPS del dispositivo;

- Los organizadores pueden establecer estadísticas de uso de los usuarios;

- Da visibilidad amplificada a los sponsors y expositores.

Pero, para lograr todo esto, deben tenerse en cuenta ciertas pautas:

- La app debe contar con el programa, los disertantes y los horarios de nuestro evento;

- Debe habilitar al usuario a marcar conferencias y actos como favoritos, para que aparezcan en su agenda personal;

- Posibilitar la pre-acreditación desde el smartphone o la PC;

- Contar con el voucher que contenga el código de barras o QR del asistente acreditado para ahorrar papel;

- Facilitar el acceso a contenidos;

- Contar con novedades, como videos en tiempo real;

- Tener todas las opciones posibles para compartir en las redes sociales con todos los asistentes (capacidad para compartir fotos, mensajes, encuestas, enviar solicitudes de conexión utilizando otras plataformas como LinkedIN, etcétera);

- Ser compatible con la mayoría de los dispositivos móviles (smartphones y tablets).

¡Buena semana!

 

Yanela Biancardi

eventos@yanelabiancardi.com.ar