Por: Yanela Biancardi
El inicio de un año plantea, entre otras cuestiones, la necesidad de establecer nuevas estrategias de posicionamiento de nuestra marca. Desde mi profesión considero que la organización de eventos es una de las más exitosas; sin embargo, suele enfrentarse a un obstáculo más que molesto: el presupuesto anual de nuestra compañía. Por eso recomiendo siempre tener esto en cuenta y planificar el año financiero de nuestra empresa con tiempo.
La asesora financiera Fernanda Bolagay, perteneciente a nuestro staff, nos ofrece una serie de consejos para que las fiestas y meetings no atenten contra nuestro presupuesto. “Recomiendo que una empresa en crecimiento destine un 10% de la facturación del año anterior para eventos, es decir que si la empresa facturó un total de 500.000 pesos en el 2012, lo recomendable sería que para el 2013 su presupuesto de eventos esté alrededor de los 50.000 pesos. De esta manera potenciará su futura facturación y su posicionamiento de marca en el mercado”, explicó la especialista.
Distinto sería el caso de las compañías que recién se inician. Para Bolagay, “una empresa que recién empieza debe considerar un presupuesto mayor para eventos, ya que éstos ayudan a posicionar la marca o el producto en el mercado, son generadores de nuevos y potenciales clientes, colaboran con la fidelización de los existentes y son una excelente carta de presentación. Además, permiten ahorrar tiempo y recursos, puesto que un evento te da acceso de forma masiva y personal a un nicho de mercado puntual que interesa a la empresa –clientes o proveedores-”.
El problema se presenta para aquellas compañías que no cuentan con demasiado dinero para destinar a eventos o que han tenido inconvenientes financieros el año anterior. Siempre aconsejo no recortar este tipo de actividades; por eso lo central es establecer cuáles son sus objetivos para el año que comienza: si lo importante es organizar eventos motivacionales para los empleados –nosotros sugerimos uno cada dos meses- o, por el contrario, poner el énfasis en los clientes, a los que se les puede ofrecer capacitaciones, seminarios enfocados al target o, simplemente, un cocktail para hacer networking y conocerse. Lo que considero nunca debe faltar es la fiesta de fin de año, ya que actúa como cierre de un ciclo.
Bolagay agrega que las compañías que han sufrido problemas financieros deben analizar minuciosamente cuáles son los objetivos que quiere alcanzar antes de lanzarse al planeamiento del presupuesto anual para eventos. “Si consideran que reposicionar su empresa ayudará a que la facturación sume, es necesario que el presupuesto para eventos se mantenga. En cambio, si se decidió que se cambiará la estrategia para atraer nuevos clientes, será conveniente que disminuya el número de eventos y se mantenga solo uno por año. Siempre hay que recordar que son centrales a la hora de posicionar la marca en el mercado, por eso aconsejo no eliminarlos todos”.
Estos son algunos tips que nos ofrece la especialista para optimizar el dinero con el que contamos:
- Tener claro el objetivo, el “para qué” se realiza determinado evento: esto ayudará a medir los resultados.
- Si inviertes en un evento bien organizado y planificado, las posibilidades de que generar ingresos a futuro son muy altas.
- Es sumamente importante contratar personal especializado: te ahorrará tiempo y, sobre todo, dinero. Un profesional sabe lo que necesitas y se ajusta a tu presupuesto.
En este último punto coincido plenamente. Siempre sugiero no delegar la organización de un evento a quien no esté preparado. Es necesario planificar con tiempo y consultar a un OPE especializado. Cabe recordar que, si no se cuenta con el dinero requerido para solventarlo, puede contratárselo sólo para la coordinación general del evento.
¿Ya sabés qué presupuesto vas a destinar a eventos este año?
Te deseo una excelente semana!
Saludos, Yanela