Por: Yanela Biancardi
Cuando decidimos que queremos montar un evento y contactamos a un organizador profesional (OPE), la primera herramienta de comunicación entre ambos debe ser el brief. ¿Y qué es el brief? Se trata de una lista con toda la información importante, los datos y detalles que el OPE debe saber, desde un primer momento, sobre la fiesta, feria o encuentro que buscamos.
El brief es muy útil no sólo para que el experto sepa lo que queremos sino también para aclarar nuestras ideas. En YB Creación de Eventos es frecuente recibir clientes que quieren que los ayudemos pero no están seguros de cómo ni qué quieren. Además, este documento servirá para mejorar la comunicación entre ambos durante todo el proceso de organización.
Estos son los datos que no deben faltar para que el brief sea perfecto:
- Objetivo del evento: Primero, hay que asegurarse de que un evento sea lo mejor para lo que queremos lograr. Una vez que lo tenemos claro, hay que formular cuáles son nuestras metas, de la manera más concreta posible: vender más, que un producto se haga conocido o contar con más presencia en los medios. De esta forma, podremos luego medir los resultados.
- Público: El OPE debe saber cuántos invitados tenemos en mente, de qué edades, jerarquías empresariales, sexo, país de origen, si hablan alguna lengua extranjera y necesitarán de un traductor, tipo de personalidades (personas serias, creativas, divertidas, etcétera), si pagarán una entrada para asistir y a qué otros eventos han ido en el pasado, por ejemplo.
- Fecha, hora y lugar: Hay que indicarle al profesional en qué rango de fechas quiero que tenga lugar mi evento y qué día de la semana me gustaría. También su duración, para poder planificar mejor las actividades, animaciones y duración de las charlas o ponencias, por ejemplo. Con respecto al lugar, podemos incluir en el brief alguna referencia que pueda ser útil: si queremos un espacio abierto, una disco, un salón con aspecto medieval o un estadio de fútbol; en el centro de la ciudad o en las afueras.
- Presupuesto: Con cuánto dinero contamos. En caso de tener en claro cuánto queremos gastar en cada categoría (catering, animación, alquiler del espacio, etcétera), también incluirlo. Aclarar si en ese monto están contemplados los honorarios del OPE.
- Contenido y programa: Es la parte más importante del brief. Aquí le aclaramos al profesional qué tipo de evento queremos y sobre qué tema va a versar. Lo ideal es ofrecer una idea general y que el OPE nos entregue, luego de su análisis, una agenda que encaje en ella con sus aportes creativos. Finalmente, entre ambos terminaremos de delinear el timeline. En este punto, y para que nada quede librado al azar, podemos indicarle al OPE qué categorías debe tener en cuenta: lugar, traslado, requerimientos especiales de catering (de ser necesarios), luces y sonido, fotografía y video, regalos, etcétera.
- Actividades post evento: Debemos aclarar al OPE si queremos un relevamiento luego de nuestro evento: reacción que causó en los asistentes, empatía con lo vivido, etcétera. También debemos aclararle si queremos un informe post evento, y con qué información. Incluso podemos pactar una reunión de brief luego del encuentro para felicitarlo y charlar cuestiones que hayan quedado pendientes.
- Datos de contacto: En el brief deben incluirse todos los datos de contacto de nuestro equipo, con cargo de cada uno y sus teléfonos fijos, celulares y direcciones de e-mail. Así el OPE podrá llamar o escribir a quien corresponda si tiene alguna duda o pregunta o surgió algún imprevisto.
- Información extra: Se trata de toda aquella información sobre nosotros y nuestra empresa, para que el profesional monte un evento acorde a quiénes somos. Si el encuentro versará sobre una temática en particular, también es importante agregar información sobre ella: colores preferidos para ambientar, direcciones web con datos orientativos, etcétera.
Espero que te sea útil.
Saludos,
Yanela Biancardi