Por: Adriana Santa Cruz
El mail es una de las formas de comunicación más utilizadas a diario. Tiene, además, la particularidad de ser escrito, pero con características de la oralidad. Es inmediato, rápido y da la impresión de no estar sujeto a normas. Sirve tanto para uso personal como para uso corporativo, y ahí es donde la rapidez y el poco cuidado en la escritura pueden contribuir a crear una mala imagen de la empresa. Por esta razón, conviene tener en cuenta algunas pautas.
El hecho de que un mensaje se transmita con rapidez no implica que deba redactarse con rapidez, y en una empresa es importante el profesionalismo y la eficiencia en la redacción. Un texto con falencias genera una impresión negativa, tanto que en la Web se ofrecen numerosos cursos para lograr mails correctos y adecuados a la situación comunicativa. En líneas generales, es conveniente:
- Comprobar que mandamos la comunicación a la persona indicada.
- No emitir mensajes innecesariamente.
- Revisar todo lo escrito y preocuparse por la síntesis y la exactitud de lo expresado.
- Facilitar la lectura del destinatario con mensajes bien armados y concretos.
En cuanto al estilo, específicamente, una las metas que debemos proponernos al redactar un mail corporativo es la legibilidad, que se consigue con algunas reglas simples:
- Dejar espacios y líneas en blanco (entre el encabezamiento y el primer renglón del texto; entre cada párrafo; entre el último y la despedida; entre la despedida y la firma).
- Redactar oraciones breves, ordenadas sintácticamente en párrafos cortos, y con un adecuado uso de conectores.
- Usar mayúsculas y minúsculas de acuerdo con las reglas. Los textos en mayúsculas son difíciles de descifrar –no se distinguen acentos ni siglas– y resultan agresivos; los escritos todos con minúsculas dejan la sensación de descuido.
- Limitar el uso de abreviaturas, ya que podrían no ser comprendidas por el lector.
- Desarrollar una idea por párrafo. Si nuestros párrafos expresan más de una idea, es probable que la rapidez en la lectura provoque que se deje de lado algún concepto importante.
Con respecto a la puntuación, además de las reglas básicas, recordemos que después del encabezamiento o del saludo inicial van dos puntos (no coma), si se sigue escribiendo debajo; o coma, si se continúa en el mismo renglón:
- Estimado cliente:
Le recordamos…
- Buenos días, Alicia. Le recordamos…
Después de la despedida va una coma, pero después de la firma o del cargo, no va ningún signo de puntuación:
Saludos,
Juan
Asimismo, existen otras normas que se engloban bajo el término netiquette (o netiqueta en su versión castellana) y se refieren al comportamiento general en Internet. Para los mails corporativos, hay una serie de recomendaciones que apuntan al respeto entre emisor y receptor:
- No enviar correos masivos y sobre todo no reenviarlos. Si se envía por necesidad un correo a una lista de personas, se debe colocar su dirección en el campo de Con copia oculta (Cco).
- Al contestar un mensaje, hay que borrar el anterior o incluir solo lo necesario. De esta manera se evitan mails larguísimos que pueden confundir al lector.
- El mail debe tener un título (Asunto) que refleje su contenido y que sea breve. Siempre hay que revisar el título antes de enviar el mail, ya que muchas veces el contenido del nuevo mensaje no se corresponde con el asunto original.
- Responder los mails en forma rápida y, si no se cuenta con mucho tiempo, por lo menos avisarle al destinatario que se le responderá después en forma más detallada.
Por supuesto, nuestros correos personales no necesitan tantas reglas, aunque siempre es importante releer lo escrito antes de enviarlos. En cualquier caso, la mala redacción equivale a los ruidos en una comunicación oral, y no hay buena comunicación si hay interferencias.