Por: Luciana Paulise
En toda empresa el objetivo siempre es ganar dinero, es la razón de su creación. Para ello generalmente solemos enfocarnos en cómo generar más, y no tanto en cómo gastar menos. Justamente esta semana hablaba con un cliente que estaba muy interesado en saber la “verdadera” rentabilidad de sus productos, ya que el sistema mostraba cerca de un 60%, pero él bien sabía que no era así. Estaba seguro que había costos que no aparecían en los reportes y que mermaban su rentabilidad.
La metodología lean habla de 8 desperdicios o formas de perder dinero que es bueno tener en cuenta. Seguro que varias de ellas están reduciendo tus ingresos silenciosamente.
- Los defectos, retrabajos y el scrap: Esta forma de desperdicio es plenamente conocida por los empresarios, pero es difícil de cuantificar. No sólo incluye el costo del material irrecuperable, sino también el tiempo de las personas involucradas y el tiempo de las máquinas que podría usarse para nuevos productos. También toma tiempo inspeccionar los productos, definir el nivel de defecto y decidir si se puede aprovechar algo del material o debe eliminarse por completo, además de utilizar esta información para hacer un análisis para encontrar la causa raíz. Ejemplo: pedimos una gaseosa en el restaurante, nos la traen abierta pero resulta que no era la que habíamos pedido, y deben cambiarla. Se pierde tiempo, material, y hasta un cliente.
- La sobreproducción: esta pérdida se debe a producir más de lo que se va a vender. Puede deberse por falta de ventas, por falta de planeamiento en la producción, o con el objetivo de no tener a nadie en espera. El problema de la sobreproducción es que genera otros desperdicios, como inventario, movimiento innecesario, transporte etc.
- La espera: Es muy común ver vendedores que están en el salón parados, esperando que vengan clientes. Es una clara forma de perder el dinero del dueño, a menos que sólo pague por comisión. ¡El tiempo es dinero! Este desperdicio se puede evitar balanceando las tareas, identificando todo lo que hay que hacer y repartirlo entre horas y empleados para aprovechar al máximo la capacidad. Los vendedores pueden, mientras esperan los clientes por ejemplo, leer prospectos de productos, limpiar el salón, actualizar precios, llamar a potenciales clientes, salir a la calle a buscarlos etc.
- El transporte: el transporte es una de las pérdidas más comunes de tiempo, esfuerzo y dinero que el cliente no valora. Todo material que es transportado de un lugar a otro es una potencial fuente de ahorro. Por ejemplo, se puede determinar cuáles son los productos que salen con más frecuencia de un depósito y ponerlos en la entrada del mismo. Todo el movimiento que ocurre dentro de una fábrica no es valorado por el cliente, pues no va a cambiar el producto que se le entrega, con lo cual reducirlo ahorra esfuerzo y reduce las probabilidades de rotura del mismo por el transporte.
- El inventario: el exceso de inventario puede deberse a comprar más de lo necesario, a la falta de planificación del stock, a la falta de un sistema de contabilización del stock, a la compra en cantidad para evitar el efecto de la inflación u obtener un mejor precio del proveedor. Si bien algunas de estas razones son válidas y pueden resultar convenientes, es importante también analizar el costo del manejo de este stock, el riesgo que implica mantenerlo, el costo del espacio, la mayor probabilidad de robo en el caso de poco control de los depósitos, también la pérdida de utilidad del producto por caducidad o falta de mantenimiento y el capital invertido detenido.
- El movimiento del personal: es similar al transporte, pero se trata del transporte de personas. Tener una sola fotocopiadora para todo un piso implica que todos deben moverse hasta donde ella está. Según el caso o la frecuencia de impresiones, puede ser conveniente tener más impresoras o evaluar ubicar la única en un lugar estratégico en el medio del piso para que todos lleguen con el menor movimiento posible. En una fábrica, si los procesos no están bien organizados secuencialmente también pueden hacer que los operarios pierdan tiempo moviéndose entre una actividad y otra o quizás yendo al depósito a buscar materia prima (se puede evitar usando “puntos de almacenamiento” cerca de la celda de trabajo). También es un ejemplo el tener las tazas lejos del café. Si cada vez que quiero un café debo ir a otro armario a buscar las tazas estoy perdiendo tiempo. Si las tazas siempre se usan con la cafetera, es conveniente poner varias tazas junto a ella. Es importante en el análisis de este desperdicio tener en cuenta el tiempo que se pierde con cada movimiento, y la frecuencia con que se repite el mismo.
- El exceso de procesamiento: a veces agregamos pasos a la producción de un producto pensando que mejoramos el producto, pero no siempre es así. Quizás sólo le estamos agregando valor al producto pero el cliente no está dispuesto a pagarlo, o no percibe la mejora. Lo que hace que no podamos recuperar el valor invertido, o perdamos clientes porque no pagan el precio que ponemos. Ejemplo: vamos al teatro y cuando nos dan el ticket nos lo entregan adentro de un sobre. Seguramente, como usamos el ticket en el momento, vamos a tirar el sobre. Evidentemente el sobre fue un costo extra que no valoramos.
- Las ideas de los empleados: dejé para lo último este desperdicio porque seguro es el menos esperado. Los empleados son los que saben las mejoras que se pueden hacer, pero si nos los escuchamos cuando ellos proponen ideas, nunca lo vamos a saber. Para evitar esta pérdida, debemos fomentar la propuesta de ideas de parte de los empleados, escucharlas y poner en práctica las que sean realizables. Si no, no sólo vamos a perder ideas sino también empleados.
¡Ahora, manos a la obra, a buscar costos que puedan reducirse!
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¡¡Éxitos!!