Por: Luciana Paulise
Los tableros de control visual son herramientas que permiten monitorear los resultados de las operaciones de una empresa. Son fundamentales para cualquier empresa que quiera evaluar la calidad de sus procesos y hacer un seguimiento periódico.
En la nota “Herramientas para medir…” hablé de los tableros de comando o Balance Scorecard, que generalmente son utilizados con el mismo fin de monitorear la performance, pero son normalmente revisados y analizados únicamente por mandos medios, gerentes y directores.
La idea de un tablero de control visual es comunicar la situación del proceso de producción no sólo a los gerentes, sino también a los mismos operarios o empleados.
La comunicación visual está altamente recomendada en las técnicas Lean de mejora de procesos porque son fáciles de implementar, no requieren mucha capacitación de los usuarios y son accesibles para todo el personal.
El tablero de control entonces es simplemente una pizarra, cartulina o una pantalla gigante que se va completando a medida que va avanzando el proceso. Lo completan los supervisores o coordinadores que están más cerca al proceso de producción o la prestación del servicio. Una empresa automotriz por ejemplo pone en el eje vertical las órdenes de trabajo y en el horizontal los días de la semana. Utilizando una ayuda memoria con la lista de las actividades que conforman al proceso, se completa cada día para cada orden, en qué actividad se está trabajando. De esta forma, los supervisores pueden planificar el trabajo en conjunto, viendo en qué están trabajando sus pares, y los operarios pueden ver el trabajo que tienen por delante. También permite ver el rendimiento del trabajo, ya que se identifica claramente la cantidad de días dedicados a una misma tarea. Cada empresa debe definir la unidad de medida que mejor le convenga para seguir el seguimiento.
Otras empresas utilizan los tableros también para anotarlos errores, defectos o paradas de línea.
Puede utilizarse también en una oficina mostrando los días de la semana y las tareas o reuniones a realizar, completando el tablero con fibrones o con post-it . Los post-it esta última pueden servir cuando las tareas son estándar y se repiten periódicamente, ya que pueden reutilizarse.
El principal beneficio del tablero de control visual es facilitar la comunicación. En las empresas japonesas se considera el dialogo como una inversión muy importante para las compañías, ya que si los empleados pueden ver los resultados del trabajo en el momento pueden evaluarse a sí mismos, aplicar acciones correctivas y proponer mejoras. Muchas empresas aseguran que la motivación aumenta cuando el trabajador tiene la oportunidad de contribuir y recibir reconocimientos. A su vez aumenta la autonomía de los empleados, que pueden ver un poco más allá de su puesto y planificar sus tareas, sin depender tanto del supervisor. Tanto la motivación, la comunicación como la autonomía y contribuyen a mejorar la calidad de la empresa.
¿Qué utilizan en tu empresa para mejorar la calidad y la comunicación?
Luciana.paulise@biztorming.com.ar
Directora Biztorming Training & Consulting