Por: Luciana Paulise
Las reuniones grupales en la empresa pueden ser una oportunidad para motivar o por el contrario el detonante para iniciar una guerra interna. ¿Qué se puede hacer para sacar lo mejor del grupo y resolver problemas constructivamente?
Hay problemas y problemas. Algunos sencillos de resolver, otros están inmersos en un mundo de volatilidad, incertidumbre, complejidad y ambigüedad, y toman mucho tiempo solucionar o nunca llegan a resolverse del todo. Desde quejas de clientes, hasta diagnósticos incorrectos y reclamos de los empleados. Es quizás aún más difícil de atacar en empresas chicas donde se cuenta con pocos recursos humanos, y el tiempo y dinero son terriblemente escasos. En estos casos se recomienda normalmente el trabajo en equipo y el brainstorming (tormenta de ideas), pero finalmente muchas veces la decisión la termina tomando el dueño.
La idea de esta nota es compartir 5 pasos diseñados por Chris Ertel y Lisa Kay Solomon en su libro “Moments of Impact” que ayudan a desarrollar reuniones más abiertas y colaborativas que contribuyan a la resolución de este tipo de problemas
1) Definir el propósito: definir claramente qué se quiere lograr con la reunión. Pensar si es necesario una o varias sesiones para lograrlo. La frase “ir despacio para llegar rápido” en este caso es válida, pues acelerar la reunión o no planearla correctamente por falta de tiempo puede resultar en una pérdida de tiempo mayor, y además la desmotivación de los participantes de no lograr resultados
2) Reunir un equipo de lujo: invitar a distintos tipos de participantes que puedan estar involucrados con el proyecto o el proceso bajo análisis, de áreas diferentes por ejemplo, que puedan aportar nuevos puntos de vista. Reunir operarios con gerentes quizás no es muy común, pero con la ayuda de un facilitador se pueden llegar a sacar a la luz cuestiones que normalmente no se hablan entre ellos.
3) Valorar las diferentes perspectivas: considerar las opiniones de todos, o al menos dar un espacio para escucharlas. Que la reunión sea planificada por una sola persona, no significa que esa sea la única que debe exponer. Si se anticipa el tópico antes de la reunión, o se entrega el material con tiempo, también ayuda a que los participantes ya vayan pensando sus aportes. Además hacer preguntas que generen discusiones, manteniendo el control en todo momento para evitar disputas eternas.
4) Encuadrar la conversación: especificar los objetivos al principio de la reunión y mantenerlos claramente a lo largo de la misma, puede ser oralmente o siguiendo un hilo conductor en los subtítulos de una presentación digital. No enfocarse en más de 3 o 4 asuntos principales para asegurarse que todos terminen la reunión con pocas ideas pero bien definidas.
5) Preparar el espacio: pensar bien la ubicación de la reunión, el ruido del lugar, el material a utilizar para compartir con la audiencia. Tener en cuenta detalles tan simples como el frío o el calor, las sillas, una mesa que permita que todos se vean, o tener preparado “algo para picar”. Tener una presentación digital con imágenes, gráficos y tablas también puede ayudar a generar más impacto y facilitar la recordación que una exposición únicamente oral.
Y el sexto tip, es una recomendación de mi propia experiencia:
6) Tener siempre a mano una estrategia para romper el hielo: empezar la reunión con una charla amena, ya sea de algún tema no relacionado con el trabajo o que contribuya a integrar a los miembros desde el punto de vista más personal, como reírse de uno mismo, o contar anécdotas. También es conveniente usar este recurso en momentos de tensión o discusión, para traer el problema a la mesa pero resolverlo amigablemente, sin rencores.
¿Aplicaste alguna vez uno de estos puntos? ¿Tenés alguna otra recomendación de tu propia experiencia?¡Éxitos con las próximas reuniones!
Luciana.paulise@biztorming.com.ar