Por: Luciana Paulise
Como prometí en notas anteriores, hoy presento el sistema de producción Toyota. Este sistema es tan útil para empresas de manufactura como de servicio, y es tan exitoso que permitió convertir a Toyota en la empresa automotriz más rentable del mercado y la tercera más grande, gracias a su énfasis en la eficiencia y la mejora continua.
El sistema de producción Toyota o TPS, es más que nada, una cultura, es decir una forma de comportarse de la empresa, y no debe verse como un mero conjunto de herramientas. Los conceptos principales son el kaizen (mejora continua en japonés), el respeto por la gente y los 14 principios fundamentales que constituyen las bases de la cultura Toyota. Estos principios como dije, pueden adaptarse para cualquier tipo de empresa, transformándola para mejorar su eficiencia y bajar sus costos en el largo plazo.
Debajo detallo algunos de los principios fundamentales y ejemplos simples para poder aplicarlos:
1) Tener una estrategia de largo plazo. La primera misión de la compañía deber ser no sólo ser rentable, sino también generar valor para los clientes, empleados, proveedores y para la sociedad en general. Muchas pequeñas empresas no se paran a pensar en el futuro porque tratan de sobrevivir el presente, y no se dan cuenta que quizás están “sobreviviendo” porque nunca planearon qué querían realmente. Tomarse un tiempo para hacer un plan de negocios a largo plazo ayuda a aclarar las ideas, darlas a conocer a todos los involucrados y ponerlas en práctica en el momento correcto.
2) Crear un proceso de flujo continuo que permita traer los problemas a la superficie ni bien aparezcan. Es decir que el proceso esté diseñado de tal forma que si algo funciona mal, se pare el flujo, lo que hace que todos se dispongan a arreglar el problema y no se vea comprometida la calidad el producto. En un proceso sin problemas y con flujo continuo, una persona debería entrar a un local ser atendido, recibir su producto y pagar con la mínima espera entre cada uno de los puestos
3) Usar sistemas “pull” para evitar la sobre producción. “Pull” significa proveer productos sólo cuando se necesitan, y no llenar la empresa de stock invendible. Es muy utilizado en supermercados, que ni bien un cliente se lleva un producto, éste se repone, asegurando que queden adelante los productos más viejos y que no falte ni sobre stock.
4) Nivelar la carga de trabajo para que sea siempre constante. El output del proceso no debería variar mucho día a día. Cuando se necesita poca producción (o poca atención al cliente) aprovechar el tiempo para hacer envíos u otras tareas, y cuando se sabe que aumenta la demanda tener más empleados atendiendo y disminuir las otras tareas, así no se estresan los empleados y los clientes esperan menos.
5) Generar la cultura de hacer las cosas bien desde el principio y parar los problemas ni bien se los encuentra. Una pequeña empresa debería tener repuestos de maquinaria para evitar parar la producción, u hojas para poder imprimir y no dejar de facturar en la hora pico de demanda. El dueño debe proveer los recursos para que los repuestos estén disponibles y así transmitir la cultura a todos sus empleados.
6) Estandarizar tareas y procesos, de forma que sean los más similares y consistentes posible a través del tiempo y con diferentes personas. Cuando la gente hace las tareas siempre de la misma forma, comete menos errores y toma más responsabilidad por esa tarea porque es más fácil monitorearla. Un manual de procesos suele ser muy útil.
7) Usar controles visuales que permitan que los errores se noten. Por ejemplo se puede utilizar un tablero de indicadores con colores rojo, verde y amarillo según el status de las tareas, se pueden dibujar figuras en la pared o en piso para saber donde las herramientas deben ir, señalar hasta donde debería haber inventario o hasta donde llega una fila de espera de clientes.
Todavía nos quedan 7 principios más que voy a detallar en el próximo blog para no llenarlos de tanta información en un solo día y “nivelar la carga de trabajo”, como exige el principio # 4. Espero sean útiles para empezar a pensar qué podemos mejorar.
¡Éxitos con la transformación de la empresa! Para cualquier duda pueden contactarme en Luciana@biztorming.com.ar o postear comentarios debajo. ¡Muchas gracias!